Многие предприятия не могут обойтись без бухгалтера по зарплате. Однако далеко не все руководители отдела бухгалтерии могут четко поставить перед своими подчиненными задачи к исполнению.
Должностная инструкция — то, что поможет определить требования к претенденту на должность, правильно сформировать круг обязанностей, а также оптимизировать рабочий цикл на предприятии как отдельно взятого сотрудника, так и всего отдела.

Общие требования

К претенденту на должность бухгалтера по расчету заработной платы выдвигаются такие требования:

1. Высшее образование в сфере бухгалтерского учета или экономики.
2. Стаж работы по этой специальности от 2 лет.
3. Владение профильными компьютерными программами — например, 1С (зависит от программного обеспечения, которое используется на предприятии).

Первое и третье требования являются обязательными. Но длительность стажа может варьироваться: если у предприятия есть возможность обучать новичка, то можно брать сотрудника без опыта.

В последнее время работодатели хотят, чтобы их бухгалтер умел работать с офисными программами типа Word, Excel, а также имел навыки работы в интернете.
В этом же разделе отмечаются требования к знаниям, которыми должен владеть бухгалтер расчетчик заработной платы. Они включают:

• законодательство в сфере бухгалтерского учета, финансов, налогообложения, о труде и охране труда, гражданское право;
• руководящие, нормативные, методические материалы контрольно-ревизионных и финансовых органов относительно организации бухгалтерского учета, деятельности предприятия, составления и подачи отчетности;
• штатное расписание предприятия, на котором работает, профиль и специализацию, стратегию дальнейшего развития;
• правила, положения, инструкции организации и ведения бухучета, разработанные предприятием;
• порядок оформления операций и организации документооборота;
• порядок расчета с дебиторами и кредиторами предприятия;
• формы финансовых расчетов и порядок их проведения;
• методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности, выявления резервов;
• порядок обращения с товарно-материальными и другими ценностями, денежными средствами — их приемка, оприходование, хранение и расходование;
• правила проведения инвентаризации, проверок и ревизий;
• опыт модернизации системы бухучета — как в России, так и в других странах;
• порядок составления балансов, отчетности.

Важная часть «Общих требований» — информация о названии структурного подразделения, подчиненности, порядке назначения, замещения на период его отсутствия.

Здесь указывают:

• назначает и увольняет бухгалтера с занимаемой должности первое лицо предприятия своим приказом;
• бухгалтер по зарплате подчиняется главному бухгалтеру или исполняющему его обязанности лицу;
• на время болезни, отсутствия в отпускной период обязанности бухгалтера по зарплате исполняет лицо, которое назначает своим приказом руководителя предприятия.

Обязанности, возлагаемые на специалиста

Согласно общим стандартам, бухгалтер по зарплате обязан:

• принимать, анализировать, контролировать табели учета рабочего времени и готовить их к последующей обработке;
• принимать листки о нетрудоспособности, другие аналогичные документы, контролировать их правильное оформления, готовить их к дальнейшей обработке;
• начислять и перечислять заработную плату сотрудникам, страховые взносы в соответствующие социальные фонды, производить другие выплаты, отчисления и платежи в границах своих полномочий;
• регистрировать и разносить бухгалтерские проводки, вести ведомость заработной платы;
• своевременно готовить периодическую отчетность в сроки, установленные законом и другими нормативными документами;
• подавать достоверные данные для составления общего баланса;
• проводить выплату заработной платы на основании составленной ведомости;
• контролировать кассовую дисциплину, ход расчетов с подотчетными лицами;
• контролировать расходование фонда оплаты труда;
• принимать участие в разработке плановой и учетной документации, методов и форм ведения бухучета и их внедрении;
• предоставлять методическую помощь другим сотрудникам по вопросам в границах своей компетенции;
• повышать квалификацию;
• неукоснительно выполнять поручения руководителя — главного бухгалтера или лица, исполняющего его обязанности, если такие поручения не противоречат действующему законодательству.

В этой главе рекомендуется указывать конкретные сроки сдачи табелей, отчетности, выплат и т.д., чем повышается качество должностной инструкции.

Права

Бухгалтера по зарплате обычно наделяют такими правами:

• подписывать платежные, финансовые, организационно-распорядительные документы в рамках своих обязанностей;
• при необходимости требовать от руководства содействия в исполнении бухгалтером его обязанностей;
• предлагать решения для оптимизации и модернизации своей службы;
• по поручению непосредственного руководства (главного бухгалтера) запрашивать от остальных структурных подразделений предприятия документы и информацию, которые используются для выполнения возложенных инструкцией обязанностей;
• ознакамливаться с проектами решений, касающихся его деятельности.

Ответственность

Это еще один раздел должностной инструкции, который предупреждает бухгалтера об ответственности за невыполнение тех или иных пунктов инструкции.

Согласно ему, сотрудник будет отвечать:

• в границах действующего трудового законодательства — за ненадлежащее исполнение или неисполнение обязанностей, возложенных должностной инструкцией;
• в рамках трудового, гражданского законодательства — за причиненный материальный ущерб;
• в рамках уголовного, гражданского, административного законодательства — за допущенные правонарушения при исполнении должностных обязанностей;
• за несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.

Взаимоотношения

Эта глава регулирует производственные контакты, которые могут происходить между бухгалтером по зарплате и другими сотрудниками, подразделениями.

Ознакомление с инструкцией

Принятого на должность бухгалтера по начислению заработной платы ознакамливают с инструкцией под личную подпись.
Для этого в конце документа отведено специальное место рядом с текстом «С инструкцией ознакомлен». Сотрудник ставит напротив свою подпись, фамилию и инициалы, а также дату.
Также под документом должны быть подписи непосредственного руководителя (главного бухгалтера), начальника юридического отдела (если такая штатная единица есть на предприятии).

Документ утверждается уполномоченным лицом, обычно — руководителем предприятия, и согласовывается с профсоюзом (если таковой имеется).

Как уже говорилось выше, представленные нормы должностной инструкции являются примерными. Текст может быть дополнен или сокращен в зависимости от потребностей предприятия.
Например, его можно дополнить пунктом «Оценка работы», в котором определяются конкретные критерии оценки труда на основании главы «Должностные обязанности». Такой пункт наверняка станет стимулом для качественного выполнения обязанностей.

Какая ответственность лежит на главном бухгалтере и за что он отвечает на предприятии наиболее полно прописано в его должностной инструкции. Этот документ не является обязательным в кадровом делопроизводстве, но для такой ключевой позиции, как главбух лучше предусмотреть его оформление.
Наличие структурированного списка прав, обязанностей, функций и четко обозначенных сфер ответственности главного бухгалтера позволит работодателю и работнику договориться еще «на берегу» и избавит от многих проблем и разногласий в дальнейшем. Такой документ поможет сотруднику точно представлять, что от него требуется и что от него хочет руководство, да и официально закрепленные обязанности проще исполнять, ведь понятно, что нужно делать. Собственник бизнеса также получает пользу от этого документа — эффективное взаимодействие главбуха с подчиненными и вышестоящим менеджментом и поддержку в трудовых спорах.
Но что именно содержат эти положения и в каком виде они выпускаются? Одинаковые ли должностные инструкции оформляются главбухам в разных компаниях и есть ли разница для сотрудников ИП в содержании этого документа? Давайте разберемся: бюрократическое это излишество или необходимость?

Содержание типовой должностной инструкции

Не стоит писать «на коленке» перечень дел, которые вы поручаете своему главбуху. Воспользуйтесь готовой типовой формой, которую остается лишь заполнить конкретными сведениями. Любая должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

1. 1. Общие положения (подразделение и наименование должности; режим работы; список подчиненных и должности непосредственного руководства; порядок назначения и документы, регламентирующие работу сотрудника).
   2. Квалификационные требования (образование и опыт работы, которые необходимы для назначения на должность).
   3. Должностные обязанности (подробный список целей и задач, которые должен выполнять сотрудник).
   4. Права сотрудника (что именно организация гарантирует — своевременную оплату труда, предоставление всех необходимых ресурсов для выполнения поставленных задач, управленческие решения).
   5. Взаимодействие с другими подразделениями (порядок взаимодействия сотрудника с другими подразделениями и ответственными лицами).
   6. Критерии оценки (как руководство оценивает эффективность работы сотрудника и по каким критериям осуществляет оценку его деятельности).
   7. Заключительные положения (то, что не было отражено в других разделах, например, процедура внесения изменений в этот документ).

Все это в той или иной степени должно быть отражено в данной форме кадровой документации. Типовая должностная инструкция главного бухгалтера может быть приложением к трудовому договору сотрудника или коллективному договору персонала подразделения. В любом случае один экземпляр ДИ вручается работнику еще до официального оформления и до подписания договора с ним.

Что включается?

Для каждого — свое содержание основных разделов типовой должностной инструкции. О чем же можно прочитать обычно в этом документе, подготовленном для главбуха общества с ограниченной ответственностью?
Состав ДИ для главного бухгалтера:

1. Информация о должности и необходимая квалификация, в том числе перечисление нормативных актов, которыми главбух должен руководствоваться в работе — Налоговый кодекс, ФЗ №129 «О бухучете» и другие нормы законодательства и инструкции.
2. Должностные полномочия и права — может принимать решения по вопросам ведения бухучета и организовывать работу подчиненных, а компания должна обеспечить всеми необходимыми ресурсами для эффективной работы подразделения.
3. Обязанности — организация ведения бухучета и подготовки налоговой отчетности, участие в стратегическом планировании деятельности компании, своевременная подача отчетности и соблюдение законодательства в сфере финансовых отношений, контроль за работой остальных сотрудников отдела, а также за ведением первичной документации, начислением и выдачей зарплаты и т.д.

Но не всегда обязанности главного бухгалтера должны совпадать с типовой формой инструкции. Все предприятия разные и полномочия этого сотрудника могут существенно отличаться в других фирмах. Вам нужно выбрать только те пункты и положения, которые соответствуют специфики вашего бизнеса.

Разница в инструкциях для главбухов ООО и ИП

Нет особых отличий между обязанностями главного бухгалтера, работающего у предпринимателя или в обществе с ограниченной ответственностью. Основные разночтения в должностных инструкциях в разных компаниях связаны, прежде всего, с особенностями сферы деятельности и выбранного режима налогообложения. Если ИП не обязан вести бухгалтерский учет, то юридическому лицу не обойтись без этого даже при работе по «упрощенке».
Однако свое влияние имеет и внутренняя политика предприятия — от руководства ООО или самого предпринимателя зависит, что именно будет вменено в обязанности главбуха и какие права будут ему доверены. Важен и масштаб деятельности и объем работы сотрудников. Для предпринимателя достаточно нанять главбуха, а в должностная инструкция главного бухгалтера ООО может включать в себя только контроль за деятельностью подразделения, где трудятся несколько бухгалтеров.

Помощник главбуха

Помощником главбуха часто является его заместитель, которому передается ответственность по руководству отделом, а также нередко полный спектр обязанностей по отдельному участку работы. В ряде случаев помощник главбуха не только дублирует его функции и заменяет его при отсутствии, но и выполняет обязанности обычного бухгалтера. Именно по этой причине чаще всего должностная инструкция помощника главного бухгалтера является комбинацией двух кадровых документов для разных должностей.
Должностная инструкция каждого работника важна для поддержания высокого уровня корпоративной культуры и организации эффективной деятельности. Особенно ценно такое документальное изложение основных аспектов работы для столь важных фигур в бизнесе, как главный бухгалтер, и его заместитель.
Хотите избежать конфликтов с персоналом — готовьте должностные инструкции по всей форме. Эти документы должны содержать рекомендуемые Минтруда стандарты, чтобы вы смогли предусмотреть все возможности в регулировании трудовых отношений с сотрудниками бухгалтерии.

В настоящее время работа бухгалтеров неразрывно связана с применением в их деятельности компьютеров и оргтехники. Это облегчает и ускоряет их труд. Но, вместе с тем, это требует и дополнительного внимания работников со стороны техники безопасности.
Давайте рассмотрим, что собой представляет инструкция по охране труда для бухгалтера и какие позиции она в себя включает.
Следует заметить, что подобные документы разрабатываются каждым предприятием индивидуально исходя из условий работы человека. Однако инструкции должны соответствовать определенным законодательным актам, а также нормативной документации, которые регламентируют охрану труда.

Типовая инструкция по охране труда для бухгалтера

Общие требования:
1. Допуск к работе получают лица, имеющие подходящую квалификацию, прошедшие инструктаж по охране труда и пожарной безопасности на рабочем месте, имеющие знания об оказании помощи при возникновении несчастного случая на производстве. Работнику дается месяц на прохождение и проверку знаний по охране труда.
2. Не допускается к работе лица, не прошедшие очередной инструктаж.
3. При оформлении на работу работник обязан пройти медосмотр.
4. Обязательное соблюдение правил внутреннего трудового порядка.
5. Рабочая неделя не должна составлять более сорока часов в неделю. Длительность рабочего дня устанавливается внутренним распорядком.
6. В трудовой деятельности на бухгалтера могут оказывать воздействие некоторые опасные производственные факторы: излучение электромагнитное, статическое электричество, уровень освещенности помещения, повышенное напряжение в сети, постоянное напряжение зрения, внимания, однообразный труд.
7. Работник обязан соблюдать пожарную безопасность, иметь навыки тушения возгораний средствами пожаротушения, знать их нахождение.
8. Курить разрешено только в специальном помещении.
9. Соблюдение правил личной гигиены.
10. Запрещено употребление на рабочем месте алкоголя, наркотиков, а также недопустимо приступать к работе в состоянии алкогольного опьянения. Хранить пищу и употреблять ее разрешено только в специально отведенной комнате.
11. Работник обязан соблюдать инструкцию по охране труда, выполнять распоряжения инженера охраны труда.
12. За невыполнение положений инструкции, работник несет ответственность, согласно законодательству РФ.
Инструкция по охране труда (для бухгалтера это обязательный для прочтения документ, равно как и для любого другого сотрудника предприятия, фирмы и т. д.) состоит из нескольких разделов. Вкратце рассмотрим каждый из них.

Требования, предъявляемые к бухгалтеру перед началом работы

Итак, бухгалтер должен:
1. Подготовить свое рабочее место.
2. Определить освещенность данного места.
3. Проверить подключение электрооборудования.
4. При подключении компьютера следует соблюдать такую последовательность: включение сетевого фильтра, затем подключение принтера и монитора, системного блока.
5. Запрещено приступать к работе при неисправности какого-либо оборудования.
6. Рабочее место не должно захламляться лишними предметами.
7. Обо всех поломках бухгалтер обязан сообщить своему непосредственному руководителю — главному бухгалтеру.

Требования охраны труда при выполнении работы

1. Выполнение работы согласно должностной инструкции, требований охраны труда.
2. Работать внимательно, без спешки.
3. Не переадресовывать свою работу другим лицам.
4. На рабочем месте работник не должен провоцировать возникновения несчастных случаев.
5. Соблюдать внутренние правила перемещения по предприятию.
6. Хранить документы в специальных местах, согласно внутренним положениям.
7. Использование техники в работе строго по техническим паспортам.
8. При работе за компьютером обязательно делать перерыв через два часа. Отвлекаться от монитора — каждые пятнадцать минут.
9. Соблюдать чистоту на рабочем месте.
10. В работе запрещено прикасаться к панели системного блока, переключать кабеля, захламлять верхнюю панель документами, проливать воду на части компьютера, производить ремонт электрооборудования.

Требования при аварийных ситуациях

1. Работник обязан сообщать о несчастном случае, свидетелем которого он был, главному бухгалтеру. Пострадавшему нужно оказать помощь до приезда скорой.
2. Оповестить всех об аварийной обстановке, доложить о ситуации главному бухгалтеру.
3. При поломке отключит оборудование.
4. При появлении признаков пожара работник обязан: остановить работу, отключить электроприборы, сигнализировать о пожаре, вызвать пожарных, начать эвакуацию людей.

Требования, предъявляемые по окончании работы

1. Произвести выключение всей техники.
2. Отключить сетевой фильтр.
3. Убрать на рабочем месте.
4. При обнаружении неисправностей сообщить главному бухгалтеру.
Вот такой вид может иметь инструкция по охране труда для бухгалтера. И соблюдать изложенные в ней правила сотрудник обязан неукоснительно.
Следует заметить, что есть отдельная инструкция по охране труда и для главного бухгалтера. Многие ее позиции идентичны с требованиями, указанными в типовом документе для рядового работника бухгалтерии. Но есть и отличия. Сама должность главного бухгалтера уже подразумевает принадлежность к руководящему звену, а потому и обязанностей, возложенных на такого человека, больше. Ключевым для него является не только знание и соблюдение всех норм техники безопасности, но и умение руководить и организовывать. Потому инструкция по охране труда для главного бухгалтера более содержательная. Остановимся на основных моментах.

Обязанности по обеспечению и охране труда для главного бухгалтера

Главбух осуществляет:
1. Управление охраной труда бухгалтерии.
2. Контроль и расход денежных средств, направленных для осуществления мероприятий по охране труда.
3. Учет затрат по несчастным случаям.
4. Выплату компенсаций по условию труда сотрудникам предприятия.
Главный бухгалтер в полной мере несет ответственность за охрану труда в своем подразделении. Он обязан: участвовать в подготовке мероприятий по охране труда, контролировать процесс, следить за режимом работы своего отдела, проводить инструктаж, уметь оказывать первую помощь.
В нашей статье мы рассмотрели, что такое инструкция по охране труда бухгалтера, и перечислили ее основные позиции. Надеемся, информация была вам полезной.

Зам. главного бухгалтера — второй по значимости работник бухгалтерии.
А в чем именно состоят его должностные обязанности, кто пишет ему должностную инструкцию и какова мера ответственности заместителя?
Подробнее про должностную инструкцию заместителя главного бухгалтера читайте в нашей статье.

Суть этой специальности

Заместитель главного бухгалтера — это высококлассный специалист в области бухгалтерского учета, имеющий немалый опыт и серьезную подкованность по законодательству.
В свое время зам. трудился в разных структурах и в каждом из направлений бухгалтерии, поэтому готов выполнить любую операцию, будь то начисление зарплаты, оприходование и списание материалов, учет основных фондов с их амортизацией, налоговые нюансы или любые бухгалтерские проводки, составление квартального или годового отчета по предприятию, аналитические расчеты и выводы.
В отсутствие главного бухгалтера заместитель может заменить его, контактируя с руководством по любым вопросам, так как полностью владеет ситуацией с финансами в компании.

Чтобы претендовать на такую должность, соискатель должен иметь высшее экономическое или финансовое образование, стаж не менее 5 лет на аналогичном месте, иметь хватку руководителя и аналитический склад ума.

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера

Все стороны работы на должности зам. главбуха отражаются в его должностной инструкции, а также и в инструкции по охране труда.
Должностная инструкция зам. главного бухгалтера является приложением к контракту о сотрудничестве и должна составляться тем специалистом, который в совершенстве знает каждую деталь в работе бухгалтерии и не напишет лишнего, но и не забудет ничего важного из того, что должен знать, исполнять и за что отвечать зам. главбуха.
Особо стоит отметить, что должностная инструкция бухгалтера и заместителя главного бухгалтера содержат общие пункты, но имеют существенные отличия, поэтому составляются отдельно.

Инструкция по охране труда для заместителя главного бухгалтера

Инструкция по охране труда представляет собой отдельный документ, составляемый инженером по ОТ для каждой из категорий сотрудников.
Хотя работа бухгалтеров всех уровней протекает преимущественно в конторе, но обычно зам. возглавляет комиссию по инвентаризации и выезжает на производственную площадку, в цех, на строительный объект и пр.
Все, с чем сталкивается в своей деятельности зам главбуха и что может представлять угрозу для здоровья и жизни, учтено в инструкции по ОТ.
Инструкция по охране труда для заместителя главного бухгалтера.
Далее подробнее про то, что представляет из себя должностная инструкция зам. гл. бухгалтера.

Кто составляет ДИ и кто подписывает?

Этот документ составляет собственноручно главный бухгалтер, отлично понимая, чем именно придется заниматься заму повседневно и в периоды отсутствия своего непосредственного руководителя. В зависимости от размера предприятия, будет разница в функциях зама.

В небольших организациях речи о должности зам. главбуха не может идти, такая штатная единица может вводиться в штат только крупного предприятия.

Составив и распечатав инструкцию для своего заместителя, главбух ставит под документом свою подпись как руководитель подразделения и отдает на визирование юристу, после чего бумага передается на утверждение первому руководителю.

Структура и содержание ДИ

По квалификационному справочнику, утвержденному Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37, данная должность относится к руководящим. Специальной формы у этого документа нет, рекомендована только общая структура.
Образец должностной инструкции заместителя главного бухгалтера.

Общие положения

В этом разделе указывается иерархия подчиненности, приводится перечень законодательных, нормативных, ведомственных документов и пр., которые досконально должен знать зам. главбуха и руководствоваться ими в своей работе.

Права

Права второго лица бухгалтерии состоят во представлении руководству идей, предложений по совершенствованию бух. учета, требовании от своих коллег, а также от представителей иных отделов документов и информации, без которых невозможно составить полную картину по анализу, отчетам и пр.
При выявлении проблем или недочетов этот руководитель наделен правами поставить в известность об обнаруженном недостатке начальство.

Обязанности

Круг обязанностей зависит от укомплектованности бухгалтерии специалистами, от распределения внутри отдела, но нецелесообразно привлекать высококвалифицированного работника к исполнению таких элементарных операций, как оприходование, списание, начисления зарплат и пр.
Функции зам. главбуха состоят обычно в следующем:

• контролирование состояния и своевременность расчетов с поставщиками ресурсов, материалов, с заказчиками, движения денежных потоков;
• учитывать поступление и расходование средств, владеть информацией об их наличии на счетах компании;
• следить за рациональностью использования финансов, принимать участие в составлении мероприятий по этому вопросу;
• вести переписку с заказчиками, клиентами, поставщиками, подрядчиками и пр., при одобрении руководства делиться информацией о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами;
• вести учет возвратных налогов;
• принимать участие в составлении баланса, квартальных и годовых отчетов, анализов деятельности предприятия;
• следить за правильностью хранения бухгалтерской документации, созданием баз данных, заниматься архивированием бумаг и пр.

Такой специалист обязан в совершенстве владеть специальными бухгалтерскими компьютерными программами, а также Word и Excel, чтобы быстро создать документ нужного формата, сделать таблицу и пр.

Особо нужно отметить, что должностная инструкция заместителя главного бухгалтера по налоговому учету не составляется, все обязанности, связанные с налоговым учетом вносятся в основную ДИ.

Что касается, должностной инструкции помощника главного бухгалтера, то это, чаще всего также отдельный документ, поскольку помощник главного бухгалтера не всегда его заместитель.

Ответственность

Зам. главбуха ответственен за все те обязанности, которые вменены ему данной инструкцией.
При нарушениях, допущенные в своей деятельности, в зависимости от характера правонарушений, работник подлежит наказанию по административному, гражданскому или уголовному законодательствам.
Если же своими действиями зам. главбуха нанесет предприятию материальный урон, то также будет отвечать за это в полной мере.
Выполняя обязанности главбуха, его зам в этот период несет полную ответственность уже на этой должности.

Заместитель главбуха — далеко не последний человек в фирме, это руководитель, на своем уровне решающий важные финансовые вопросы, владеющий всей информацией о состоянии финансового благополучия компании и имеющий доступ к банковским счетам.

Мера ответственности этого сотрудника достаточно высока и соответствует его возможностям. Прежде чем поставить под своей инструкцией подпись, удостоверяющую факт ознакомления, стоит вникнуть в каждый пункт, ведь придется по этому документу строить всю свою работу.