Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Понятие «аудит кадров» прочно вошло в разговорный запас отечественных фирм и предприятий. Но не все знают, что это такое. В общепринятом понимании аудит персонала проводится c целью оценки соответствия работников своим занимаемым должностям. Но на самом деле это понятие имеет намного более широкое значение.

Что такое аудит?

Аудит кадров осуществляется специально подготовленными работниками на предприятии. Это вызвано необходимостью проверить результаты управления сотрудниками, их взаимодействия и перспектив занимаемых ими должностей для производительности фирмы.

По своей природе кадровый аудит в организации можно отнести к рекомендационным операциям, а не к принудительным. Аудит помогает проанализировать ситуацию, сложившуюся на предприятии, и дает руководству возможность принять решение о наборе или замене сотрудников. Однако право принятия окончательного решения о смене кадров принадлежит исключительно начальству фирмы.

Задачи аудита

Перед аудитом поставлены следующие задания. Прежде всего задачей проверки персонала является вывод о соответствии специалистов целям предприятия. При этом стоит удостовериться: выполняют ли сотрудники предписания, составленные для них нормативной базой предприятия, действуют ли они в пределах своих полномочий, не выходят ли за рамки своих обязанностей, насколько быстро кадры могут реагировать на сложившуюся ситуацию и принимать правильные решения. Главной задачей аудита является своевременное устранение проблем и пробелов в кадровой политике предприятия.

Как провести аудит кадровых документов в компании сво

Предметом аудита является весь кадровый персонал, поскольку именно он и есть главное средство результативности предприятия и получения им прибыли от своей деятельности.

Аудит кадров является разновидностью менеджемента, а точнее — способом наблюдения за трудовым коллективом и управления им.

Как и любой процесс, аудит осуществляют, основываясь на определенных руководящих положениях. К одним из основных принципов аудита можно отнести профессионализм его исполнения.

Подбор и проверка кадров осуществляются специально обученными профессионалами на предмет соответствия работников занимаемым ими должностям. Более того, эксперты по аудиту должны обладать должной независимостью и не предъявлять к проверяемым ими кадрам предвзятости или снисходительности.

Проведение кадрового аудита основывается на принципах честности и открытости, никто не вправе влиять на принятие аудиторами решений о соответствии кадров занимаемым ими должностям.

Критерии оценки кадров

При осуществлении своей деятельности аудиторы прежде всего обращают внимание на соответствие квалификации кадров требованиям их должностей или профессиональных характеристик. При этом аудиторы, как правило, ссылаются на разработанный единый квалификационный справочник профессий. Более того, проверяющие оценивают полноценность и взаимодополняемость персонала. Также необходимо выяснить, насколько взвешенно кадры используют свое рабочее время.

Следует учесть, что при оценке персонала аудиторы принимают во внимание, насколько правильно руководство обеспечивает кадровую политику и каковы показатели текучести персонала.

По результатам проверки аудиторы выносят решение о соответствии кадров занимаемым ими должностям и требованиям законодательства, а также дальнейшие шаги по усовершенствованию кадрового набора, устранению недостатка персонала, улучшению управления им, а также повышению уважения к начальству среди подчиненных.

Информация для аудита

Определенные условия выдвигаются и к данным, на основе которых проводится аудит кадров. Необходимо, чтобы информация, полученная в ходе проверки, относилась именно к тому отрезку времени, в который он проводится. Также нужно удостовериться, чтобы эти данные были получены в полном объеме, несмотря на то полностью они понадобятся или нет, и касались всех работников.

Получать необходимую информацию принято в трех видах. Первый из них — это получение сведений в виде графиков, диаграмм, таблиц, схем, как правило, в документарном или электронном варианте.

Также одним из способов восприятия информации о кадрах является наблюдение в реальном времени за тем, как взаимодействует между собой персонал или подчиненные с начальством.

Прочитайте:  Курица бентамка: описание породы, особенности содержания и ухода. Карликовые куры

Еще один способ — это общение с сотрудниками и получение непосредственно от них впечатлений о климате в коллективе, политике в компании и т. д.

Способы аудита

Аудит кадрового делопроизводства специалисты проводят в трех направлениях. Первый из них имеет организационный подход и рассчитан на проверку документов на их соответствие законодательству. Помимо проверки на законность, такие действия помогают выяснить, насколько эффективно осуществляется управление персоналом.

Второй подход — это оценка мотивации и психосоциальной обстановки в коллективе, отношения к результатам совей деятельности, нацеленности на общий успех компании.

Третье направление имеет экономический характер и состоит в проверке успешности предприятия.

Классификация аудита

Специалисты рекомендуют проводить аудит кадров и документации регулярно. Большинство экспертов сходятся во мнении, что оптимальный период проведения проверок — один раз в два-три года, в зависимости от величины компании, ее оборота и, соответственно, текучести кадров.

Исходя из периодичности аудита, можно провести следующую его классификацию.

Прежде всего аудит можно поделить на текущий, который проводится через определенные промежутки времени, а также оперативный, который осуществляется при резком возникновении такой необходимости.

В зависимости от полноты объема проверяемых данных аудит кадровой политики делится на полный, локальный и тематический.

По способам проведения проверка бывает выборочной и комплексной.

В связи с уровнем аудита может производиться контроль высшего руководства, руководителей отделов или непосредственно службы по набору кадров.

Проводить аудит кадрового потенциала могут, соответственно, привлеченные извне эксперты и собственные специалисты. Главное — чтобы они были компетентными в этом вопросе.

Алгоритм аудита

Любая проверка имеет свои особенности. Как правило, аудит кадровой организации проводится в несколько шагов.

Первый из них — это подготовка. На данном этапе перед экспертами стоит задача сформулировать задания проверки, подобрать необходимых специалистов для ее проведения и оформить документы.

Далее происходит непосредственная проверка информации, во время которой аудиторы проводят сбор необходимых документов, организовывают встречи и беседы с работниками, делают опросы и т. д.

На третьем этапе проводится проверка собранных данных и сравнение полученных результатов с нормативными актами. На последнем этапе аудиторы подготавливают результаты проверки и делают на их основе выводы, которые направляются руководству организации.

Проведение аудита занимает две-три недели, реже — месяц. Длительность проверки может отличаться в зависимости от величины кадрового штата. После сбора и изучения необходимых документов на соответствие законодательной базе эти результаты отображаются в финальном отчете. Им посвящается отдельная глава.

После многократной проверки аудиторы составляют экземпляр итогового резюме. Такой способ документации результатов мониторинга исключает вероятность каких-либо погрешностей. Как правило, результаты излагаются на листах формата А-4. Для среднего предприятия объем будет около 50 листов.

Отчет подтверждает проведение аудита и содержит его результаты. В данном документе находится информация о состоянии кадровой политики на фирме, а также пути исправления пробелов и советы по улучшению ситуации на предприятии.

Как правило, отчет составляется на основе общепринятой схемы и содержит такие пункты:

  • какие именно документы или отделы подвергались проверке;
  • какие пробелы были обнаружены;
  • экспертное мнение о способах исправления пробелов в документации;
  • данные о выявленных несоответствиях действующему законодательству;
  • насколько реальна угроза юридической ответственности при дальнейшем бездействии;
  • информация о возможности восстановления утраченных данных или документов.

Все это поможет оптимизировать работу любого предприятия, а значит, и увеличить его прибыльность.

Прочитайте:  Сбербанк: как закрыть кредитную карту досрочно?

источник: www.businessman.ru/new-audit-kadrov-osobennosti-provedeniya-deloproizvodstvo-i-opisanie.html

Во многих фирмах возникают ситуации, когда необходимо убедиться в качестве работы кадровой службы и в том, что все их задачи выполняются правильно. Поможет в этом аудиторская проверка. Кадровый аудит — это то, без чего не обходится ни одна организация. Эта процедура помогает избежать многочисленных проблем и оптимизировать работу кадров на предприятии.

Понятие кадрового аудита

Кадровый аудит — это оценка организационной структуры компании и ее системы управления персоналом. Она является независимой и проводится комплексно, что имеет наибольший положительный эффект для фирмы.

Если рассматривать это понятие подробнее, то под ним подразумеваются проверка и анализ всей документации, связанной с кадрами и не только. Проверяется соответствие нормам законодательства РФ (трудовому, налоговому и другим кодексам и законам) и последним изменениям в нем. Также затрагивается и сама работа кадров, что проверяется путем анализа экономических показателей.

Невозможно не согласиться с масштабностью и пользой для всех сторон этого вида аудита.

Ситуации, когда проверка необходима

Проведение кадрового аудита нужно выполнять в следующих случаях.

  1. При смене сотрудника, отвечающего за ведение кадровой документации. Это позволит обнаружить и устранить ошибки и облегчит вступление в должность новому работнику.
  2. При изменениях в законодательстве — все документы должны соответствовать действующим нормам, и необходимые дополнения и изменения нужно вносить сразу.
  3. При смене руководства компании. Вступая в должность, новый начальник должен быть уверен в том, что нет никаких нарушений, и работа может продолжаться в том же темпе, в котором и шла.
  4. Перед различными проверками со стороны. Это придаст уверенности не только подразделению, но и всей фирме в том, что соблюдается закон по отношению к работникам.
  5. При желании проверить или улучшить работу кадровой службы. Выявленные проблемы говорят о слабых сторонах отдела кадров и показывают направление для его совершенствования.

Но, безусловно, лучше эту процедуру сделать постоянной (например, раз в квартал или полугодие). Это будет занимать не так много времени и сил на ее проведение и принесет организации намного больше пользы, чем разовая проверка.

Кем выполняется кадровый аудит в организации?

Кто уполномочен осуществлять данную процедуру? Эту миссию может выполнить кадровая служба компании или сторонние специалисты из фирм, предоставляющих подобные услуги.

Как провести аудит кадровых документов в компании сво

Оба варианта приемлемы для любых организаций. При проведении проверки собственными силами необходимо создать комиссию. В нее должны входить квалифицированные специалисты, которые имеют знания и опыт, касающиеся законодательства, делопроизводства и работы с документами. Это позволит выявить нестыковки, нарушения и несоответствия либо их отсутствие.

Приглашение аудиторов со стороны

Если руководство сомневается в компетенции своих менеджеров по кадрам, то лучше воспользоваться вторым вариантом. Это даст независимый взгляд и оценку на работу отдела кадров с разных сторон и поможет ее усовершенствовать.

Также не стоит забывать и о том, что со стороны всегда виднее даже самые мелкие недочеты. Сотрудник, который постоянно занимается одной и той же работой, может просто не замечать, что допускает ошибки, а приглашенные аудиторы их с легкостью увидят.

Еще одним плюсом второго варианта является и то, что у этих людей уже наработан опыт, и процедура займет наименьшее количество времени при высоком качестве исполнения. И знания таких сотрудников относительно заполнения документов, оформления договоров и законов на высоком уровне.

Не стоит обращать особое внимание при выборе такой компании на рекламу. Лучше узнать репутацию по отзывам других компаний, которые пользовались услугами сторонних аудиторов. Это позволит избежать некачественной проверки и сотрудничества с недобросовестным аудиторами.

Прочитайте:  Айрширская порода коров: описание, характеристики и отзывы

Методы аудита

Какие есть способы осуществления данной процедуры? Аудит кадрового делопроизводства может проводиться с применением таких методов, как:

  • Организационно-аналитические — проводится проверка отчетов, документов и трудовых показателей. Выявление и своевременное исправление ошибок в этом блоке позволяют избежать ответственности (от уплаты штрафов до уголовного наказания).
  • Социально-психологические — разные виды опросов и беседы с персоналом. Их результатом является получение представлений о желании сотрудника работать в организации, о способах мотивации, об адаптации и отношениях в коллективе. Этот метод позволяет найти более простые и результативные пути увеличения работоспособности персонала.
  • Экономические методы — сравнение различных показателей с общепринятыми и внутриотраслевыми нормативами. Помогают выявить, насколько результативен труд работников компании.

Перечисленные методы аудита эффективны как при комплексном использовании, так и при самостоятельном. Каждый из них несет большую пользу для фирмы, выявляя проблемные места и помогая определить методы решения трудностей. Вместе они охватывают все области, которые влияют на производительность труда и прибыль компании.

Проведение и результат

Кадровый аудит охватывает очень большой объем документов и информации. Проверяется все, что связано с персоналом: трудовые договора, книжки, условия работы, оплата труда, отдых, переводы и прочее. И это отнимает много времени и сил у комиссии, назначенной руководством (или сторонних аудиторов). Поэтому можно кадровый аудит проводить двумя способами.

  1. Выборочный — занимает меньше времени и направлен на поиск несоответствий в проблемных и слабых местах кадровой службы.
  2. Полный — проверяется весь объем в течение длительного времени. По его итогам устраняются все возможные ошибки, и дается полный комплекс рекомендаций по улучшению работы с кадрами.

Найденные несоответствия и нарушения обычно расписаны по пунктам. При этом дается описание того, как внести необходимые исправления, и сроки, в которые кадровая служба должна это сделать.

Отчетность по аудиту

Для этого специально разрабатывается форма отчетности по проверке. Она может содержать информацию как по каждому сотруднику, так и по отделам или проверяемым документам. Чем точнее эта форма, тем быстрее и легче в дальнейшем устранить найденные ошибки.

Исправлению недочетов также следует уделить особое внимание. По окончании сроков, данных на устранение ошибок, необходимо проверить, было ли это выполнено, и насколько правильно. Это позволит убедиться в том, что распоряжения выполняются по плану, и сотрудники понимают, в чем допущены ошибки. Это, в свою очередь, позволит избежать их в дальнейшем.

Польза для фирмы

Аудит кадровой политики дает огромный положительный эффект компании. Именно после его проведения можно быть уверенным в том, что вся документация оформлена в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве.

Это повышает доверие работников к руководству. Они могут быть спокойны за то, что они защищены законом и могут не опасаться каких-либо проверок. То же относится и к фирме.

Также аудит кадровой документации дает гарантию того, что при возникновении спорных ситуаций и решении их в судебном порядке у компании не возникнет дополнительных проблем и штрафов за нарушения при оформлении. Это не только экономит деньги владельца, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

источник: www.syl.ru/article/174272/new_kadrovyiy-audit-audit-kadrovogo-deloproizvodstva

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: