Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку? И как его завести

Запись в трудовую книжку нужно внести, но место напрочь отсутствует.

Казалось бы простая ситуация и решается она единственно верным способом — заведением вкладыша.

Но где этот вкладыш в трудовую книжку взять?

Как его следует вшить, заполнить?

Брать ли деньги у сотрудников за оформление?

Вопросов у кадровика, особенно начинающего и неопытного, может возникнуть предостаточно. Попробуем разобраться, как максимально правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, чтобы ни одна проверка не подкопалась.

Для чего нужен?

Необходимость во вкладыше возникает в том случае, если все страницы раздела заполнены, и место для последующих записей отсутствует. При этом не важно, какой раздел исписан полностью, будь то «сведения о работе» или «сведения о награждении».

Раньше в практике кадровиков считалось нормальным зачеркнуть «сведения о награждении», сверху дописать «о работе» и тем самым не заморачиваться заведением вкладыша. Но такой подход противоречит инструкции по ведению трудовых книжек. Перечеркивания не допустимы.

Нельзя заводить сотруднику новую трудовую, если его старая исписана. Не допускается вклеивание дополнительных листов, чистой бумаги. Закончилось место — оформляется вкладыш. Другого варианта не предусмотрено.

Пример. Сотрудник собирается на пенсию.

Заявление написано, приказы готовы, осталось лишь заполнить трудовую книжку и вручить человеку.

Вдруг выясняется, что в трудовой не достаточно места для записи об увольнении.

Учитывая, что сотрудник уходит на пенсию, трудовая ему точно не понадобиться. Многие не хотят тратить деньги на вкладыш и уговаривают кадровика сделать запись где-нибудь в другом месте. Но по правилам даже для внесения всего одной записи оформление вкладыша обязательно.

Кто ответственен за приобретение?

Вкладыш, как и саму трудовую книжку, покупает работодатель. Во многих организациях сотрудников просят принести его самостоятельно, что не совсем правильно. Все трудовые книжки, вкладыши имеют порядковый номер, они обладают особой защитой от фальсификации.

Документ, купленный в переходе, может быть поддельным, выпущенным левыми типографиями. Тогда как настоящий вкладыш имеют право тиражировать лишь отдельные специализированные учреждения.

Работодатель заключает с ними договор и закупает партию документов, которые фиксируются в приходно-расходной книге с указанием серийного номера. Использование не оприходованных документов запрещено.

Когда приходит время выдать вкладыш, работник выплачивает стоимость документа. При этом озвучивается цена на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма выросла в разы. Сотрудником компенсируются расходы только на приобретение.

Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы. Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.

Поэтому он пишет заявление (главному бухгалтеру либо руководителю фирмы), о том, что просит удержать из заработной платы сумму в размере (например, 100 рублей) за стоимость бланка вкладыша.

Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме, но это не обязательный документ. Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в трудовой книжке для внесения необходимых записей.

Образец заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

Внесение записи

Образец:

Факт оформления вкладыша обязательно фиксируется. Для этого прямо на самой трудовой книжке ставится штамп «выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. При отсутствии штампа информация пишется вручную. Она должна быть очень четкой и читаемой, при этом не загораживать собой другие записи.

Количество вкладышей инструкцией не регламентируется. При необходимости у одного сотрудника их может быть бесчисленное количество. Только нужно помнить, что без основного документа он недействителен.

Вшивать документ или нет?

Вкладыш в трудовую книжку всегда только вшивается. Никаких скреплений скобами, степлером, приклеиваний скотчем.

Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.

Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:

Прочитайте:  WordPress-хостинг. Подробный обзор хостингов для WordPress
  1. Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.
  2. Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.
  3. Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия.
  4. Закрепляют нить крепким узлом.
  5. Запечатывать сургучом не нужно.

В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.

Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.

Технически вшивать удобнее в середину.

Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.

Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.

О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:

Особенности заполнения

Заполнение вкладыша начинают с титульного листа.

Ни в коем случае нельзя переписывать информацию о владельце документа с трудовой книжки. Любые записи вносятся на основе паспорта, диплома и т.д. Иначе есть риск столкнуться с такой ситуацией, когда сотрудник успел поменять фамилию (получил образование), а в трудовой книжке изменения еще не отражены.

Рассмотрим основные моменты:

Как заполнить титульный лист трудовой книжки?


Комментарии:

ilfar4ik пишет: Подскажите, а как вносятся дополнения в графу образования, если при оформлении книжки у работника было 11 классов, а уже на последующих местах работы он окончил техникум и институт. Просто пишутся через запятую образования и профессии или нужно делать сноску слева на странице и заверять печатью??? Просто же вписать нельзя, почерки будут разные. 

  1. Первоначально заполняется титульный лист. Информацию берут из документов работника. Любые ошибки недопустимы, исправления не вносятся. При внесении неправильной записи вкладыш утилизируют и заводят новый. При этом работник не оплачивает халатность кадровика. Из его зарплаты удерживают сумму только за один вкладыш, испорченный документ покрывается за счет работодателя.
  2. Ответственный человек заверяет своей подписью первый лист вкладыша (лучше написать фамилию).
  3. Ставится оттиск печати (кадровая, если нет, то гербовая).
  4. На титульном листе вкладыша пишется дата фактического заполнения документа. Нельзя дублировать дату из трудовой книжки. Они всегда отличаются, так как заводятся в разное время.

Записи в самом вкладыше производят по тем же правилам, что и в трудовой книжке.

Сквозная или сплошная нумерация?

Распространенная ошибка кадровиков — в каждом вкладыше записи начинаются с номера 1.

Тогда как по правилам предусмотрена сквозная нумерация.

То есть цифры начинаются с не самого начала, а продолжаются в порядке возрастания.

Например, если раздел сведений о работе в трудовой книжке закончилось под 20 номером, то первая запись во вкладыше в том же разделе будет под номером 21.

Где и как регистрируются?

Регистрацию документа производят в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, которая обязательно должна быть в каждом отделе кадров. Какие данные вносят? Вносят следующие записи:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата оформления вкладыша.
  3. Ф.И.О владельца документа.
  4. Серию, номер документа.
  5. Должность.
  6. Структурное подразделение.
  7. Подпись ответственного лица.
  8. Роспись работника.

Если допущена ошибка при регистрации вкладыша, зачеркивание ложной информации не приветствуется. Лучше в следующей графе сделать пометку «Запись недействительна» и дополнить ее правильной надписью.

Регистрация производится сразу после оформления документа. Работникам, которым заведен вкладыш, при увольнении придется расписываться в двух местах: за трудовую книжку и отдельно за вкладыш.

Работодатель перед законом ответственен за хранение трудовых книжек. Соответственно вкладыши также находится в его компетенции. Ведь вкладыш — это продолжение трудовой. В нем содержится информация о рабочей деятельности человека.

Прочитайте:  Журнал учета выдачи трудовых книжек: образец и правила заполнения

Любые ошибки в его ведении чреваты проблемами для сотрудника в момент выхода на пенсию.

А вот правильно оформленный документ — это залог успешного прохождения проверок для отдела кадров и отсутствие претензий со стороны бывших работников.

Скачать бланк вкладыша в трудовую книжку.

источник: www.101million.com/dokumenty/trudovaya-knizhka/vkladysh.html

  • № п.п 15.02.2016; Иванов Игорь Петрович; серия, номер бланка; должность; структурное подразделение; реквизиты приказа о приеме на работу.

Чем отличаются вкладыш и трудовая книжка?

Образец документа следует внимательно изучить. На самом деле вкладыши имеют те же графы, что и первичный документ. Это и понятно. Ведь они, по сути, его продолжения. В нем содержатся графы: порядковый номер, дата, запись, реквизиты документа, на основании которого она сделана. Заполняются вкладыши точно так же, как и первичный документ. Ответственность за нелегитимность записей та же, что и при оформлении трудовой книжки. Следует знать, что законодательством предусмотрены штрафы за ошибки и мошенничество с этими документами. Выявить их могут специализированные или правоохранительные органы. А у работника с нелегитимным вкладышем возникнет целая куча проблем, когда он захочет оформить пенсию. Придется доказывать, что действительно трудился на предприятии и платил налоги.

Правила оформления

Чтобы не получить наказания, необходимо знать, что и как делать. Первичное заполнение вкладыша трудовой книжки проводится точно так же, как и нового документа. На бланке указываются персональные данные работника, реквизиты организации. Его вшивают в трудовую книжку, на первой странице которой делается отметка. Необходимо поставить штамп «выдан вкладыш», ниже фиксируется дата, когда это было сделано, и реквизиты. Она должна соответствовать данным, занесенным в журнал регистрации. У нас получается двойная трудовая книжка. Образец:

  • Штамп «выдан вкладыш».
  • 12.04.2016 г.
  • Серия, №.

Рекомендации кадровику

Опытные сотрудники советуют внимательно относиться к заполнению личных документов работников. Необходимо сначала заполнить вкладыш, строго в соответствии с личным делом. В персональных дынных нельзя допускать описок. Только после этого делайте запись на титульном листе трудовой книжки. Сверьте несколько раз правильность написания серии и номера вкладыша. Затем работайте с журналом регистрации. Такой порядок обусловлен тем, что ошибка в первом документе исправляется проще, чем в остальных. Испорченный вкладыш списывается специальным актом. А если напутали в действительной трудовой книжке, то придется составлять целый ряд документов, фиксирующих ошибку. То есть новую бумагу поменяете, а уже используемый бланк довести до ума будет сложнее. Учет вкладыша в трудовую книжку тоже требует внимательности. От четкости записей в журнале будет впоследствии зависеть пенсия сотрудников. Помните, что в случае серьезной ошибки время работы на предприятии просто не включат в стаж. Человек пострадает. Может и в суд обратиться.

Как изменить данные?

На практике приходится сталкиваться с тем, что женщины выходят замуж. Они при этом, как правило, меняют фамилию. Если к кадровику поступил документ, подтверждающий это, то необходимо исправить данные в трудовой книжке и вкладыше. Делается это так. Перечеркивается старая фамилия, одной четкой линией. Сверху вносятся новые данные. А на обложке (внутри) указываются реквизиты приказа, на основании которого внесены изменения, печать предприятия и подпись ответственного лица. То же самое делают и со вкладышем. Нужно зачеркнуть четко старую фамилию и внести новую. Другие данные меняются в том же порядке. Обратите внимание, что для этого необходим соответствующий приказ.

Заключение

источник: www.businessman.ru/new-vkladyshi-v-trudovuyu-knizhku-pravila-oformleniya.html

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: