Должностная инструкция секретаря делопроизводителя: что должен делать работник

Для того чтобы грамотно составить один из важнейших документов для наемного работника, — должностную инструкцию, в первую очередь необходимо тщательно изучить трудовое законодательство РФ. Ни один из пунктов должностной инструкции не может ему противоречить. Важно помнить, что при разрешении трудовых споров, конфликтов, доходящих до суда, должностная инструкция, наряду с договором о приеме на работу, станет одним из основных документов, приложенных к делу. И малейшая неточность, идущая вразрез с законом, может обернуться против работодателя.

Если вкратце, должностная инструкция — документ, наиболее полно и четко обрисовывающий круг обязанностей работника. Насколько это «полно и четко» будет в реальности, зависит от грамотности и разумности того, кто работника нанимает. То есть руководителя.

Вплотную подходим к вакансии секретаря-делопроизводителя. Из всего штата сотрудников трудно найти другую должность, на которой человек так плотно работает непосредственно с руководством. И будет естественной необходимостью, чтобы сам руководитель принял участие в разработке должностной инструкции. Во всяком случае, хотя бы внимательно изучил уже подготовленный документ. Разумно также всегда начальнику держать экземпляр инструкции под рукой. Дабы не быть обвиненным в необоснованном расширении полномочий подчиненного.

Необходимые пункты

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя образец представлен по ссылке.

Обязательными для внесения будут:

Содержание работы секретаря-делопроизводителя: здесь нужно четко разделить пункт на основные и второстепенные задачи. Для примера: ответы на телефонные звонки, отправка факсов, разработка документации, прием корреспонденции — явно важнее, нежели подать чай и кофе в приемную.

Требования к знаниям и умениям для этой должности. Конечно, изначально отбор для данной работы предполагает наличие у кандидата определенных навыков и умений. Но в должностной инструкции необходимо отразить их повторно. Чтобы у сотрудника было четкое представление, в каких пределах простираются требования к нему. Лучше разделить этот отдел инструкции на подпункты.

Например:

Элементарные знания (грамотность устная и письменная).

Работа с оргтехникой: обязательно укажите, с какой именно техникой будет работать секретарь-делопроизводитель.

Отдельно выделите пакет программ ПК, с которыми предстоит работа. Как правило, обязательным будет Microsoft office: word, excel. Остальные зависят от специфики фирмы. Возможно, это будет 1С или дизайнерские программы. Главное, расписать подробно.

Работа с документами. Вторая часть должности — «делопроизводитель» подразумевает априори эту деятельность. ГОСТы, виды документации, документооборот вообще — знания в этой области должны быть весьма обширны. Учитывая специфику должности, работодатель вправе требовать наличия сертификата об окончании спецкурсов, если «Делопроизводство» не было среди основных дисциплин в учебном заведении. В этом же подпункте можно выделить работу с архивом компании (если предусмотрена).

Обязанности, касающиеся остального штата сотрудников. Например, обеспечение офиса канцелярией, оповещение сотрудников о совещаниях и др.

Обязанности, касающиеся внешних связей компании: заказ комплектующих, «расходников». Обзвон клиентов, связи со СМИ.

Прочитайте:  Бизнес-план зоомагазина: необходимые документы и расчет затрат. Как открыть зоомагазин - инструкция от А до Я

Продолжительность рабочего дня. Примерное распределение обязанностей по периодам рабочего дня. То есть, можно вписать в этот пункт, что на разборку входящей корреспонденции отводится час с утра.

Иерархия. Здесь нужно максимально четко очертить: кому подчиняется секретарь-делопроизводитель (только непосредственно начальнику или, возможно, заместителям). Чьи поручения будут являться приоритетными.

Ответственность (в т.ч. материальная) секретаря-делопроизводителя. Обычно сюда же включают подпункт об ответственности за разглашение секретной информации (коммерческой тайны). И вообще, ко всей ли документации будет доступ у этого сотрудника.

Право подписи документации. Есть ли оно, либо все документы визируются непосредственно руководством. Если есть, то в каких случаях.

Необязательные пункты и права сотрудника

Нормы времени, в которые должен уложиться секретарь-делопроизводитель для того или иного вида деятельности не являются обязательными. Например, скорость печати, продолжительность телефонных переговоров, подготовка шаблона документации. Естественно, требования здесь должны быть в пределах разума. И необходимо учитывать нюансы, форс-мажор и пр.

Требования к внешнему виду, вежливости также прописываются на усмотрение работодателя. Секретарь-делопроизводитель — должность, обязывающая к этим правилам. А при отсутствии других сотрудников секретариата (например, секретарь в приемной) смело можно назвать его лицом фирмы.

И нелишним будет прописать требования к вежливости, опрятности. А возможно и дресс-код. Также, если в компании есть свои нормы этики, нужно зафиксировать их в должностной инструкции.

Список «факультативных» требований может быть расширен в зависимости от профиля компании. Однако, помимо обязанностей, права секретаря-делопроизводителя тоже должны быть записаны в должностную инструкцию. Хотя, безусловно, основные права (в т.ч. социальные гарантии) прописывают в договоре найма на работу, трудовом соглашении.

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

Секретарь руководителя


  1. На получение дополнительной служебной информации от руководства и других сотрудников, если она необходима для лучшего выполнения его обязанностей.
  2. На использование технических средств компании, в целях более качественного и эргономичного решения выполняемых им задач.
  3. На обеспечение охраны труда на своем рабочем месте.
  4. На получение социальных гарантий и благ. Согласно как трудовому кодексу РФ, так и внутреннему коллективному соглашению.

Список прав работодатель также может дополнять по своему усмотрению.

О чем следует помнить?

Отметим, что единого бланка, ГОСТа для должностной инструкции секретаря-делопроизводителя нет. Можно найти в Интернете, в частности, на бизнес-сайтах примерные образцы и скачать (как платно, так и свободно). Некоторые компании делятся в сети готовыми ДИ. Если профиль бизнеса схож, можно ориентироваться на такие инструкции.

В заключение некоторые простые правила составления должностной инструкции:

  1. Не расширяйте круг обязанностей секретаря-делопроизводителя чрезмерно. Сопоставляйте требования с реалиями: протяженность рабочего дня, заработная плата (особенно!).
  2. Помните, что работник вправе потребовать дополнительной оплаты, получив от руководителя поручение, не описанное в ДИ.
  3. Если в компании нет штатного юриста и кадровика, при составлении ДИ воспользуйтесь услугами наемных специалистов. Это обойдется в итоге дешевле, чем включать «сомнительные» пункты в ДИ самостоятельно.
  4. Помните, что внутренняя документация компании (к коей относится и должностная инструкция) не идет вразрез с законодательством страны. Об этом говорилось подробно в начале статьи.
Прочитайте:  Как открыть пивоварню с нуля в России: бизнес план, какое купить оборудование для частной мини пивоварни, открытие по франшизе

Надеемся, что советы статьи окажутся полезными для Вас и Вашего бизнеса!

источник: www.101million.com/dokumenty/instruktsii/sekretar-deloproizvoditel.html

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, — это довольно распространенное явление.

источник: www.businessman.ru/new-obyazannosti-deloproizvoditelya.html

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: