Трудовая книжка сотрудника: кто и как оформляет, порядок заполнения, приема на хранение и выдачи

Перечень документов, который обязателен при трудоустройстве, не слишком обширен. Поэтому стоит изучить те из них, которые оказывают прямое воздействие на судьбу работника.

Один такой документ — трудовую книжку — мы и затронем в данной обзорной статье.

Попробуем ответить на самые актуальные вопросы: кто выдает и заполняет трудовую книжку сотрудника, как правильно принять ее на хранение и выдать после увольнения, когда правомерна выдача дубликата этого документа?

Кто делает записи?

Зная нормы существующего правительственного постановления РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», где зафиксированы правила по ведению, хранению и созданию, можно заключить следующее: ответственен за них работодатель.

Он, правда, может делегировать часть своих прав конкретному лицу посредством издания приказа.

Под конкретным должностным лицом подразумевается: специалист отдела кадров, секретарь руководителя, реже — бухгалтер, юрист и т.п.

Хранение

Действующие Правила регламентируют необходимость хранения трудовых книжек в сейфах или плотно подогнанных, запираемых на ключ ящиках.

Нормы, касающиеся хранения трудовых книжек, по большей части рекомендательные. Но, во избежание их утери, а возможно и кражи, стоит под хранение выделить какую-то часть пространства в ящике стола, сейфе и т.п. Это позволит избежать ненужных разбирательств и неурядиц по работе.

С помещением для хранения все несколько сложнее: будь то отдел кадров, бухгалтерия, юридический отдел и т.п. — конкретная организация будет решать исходя из своих ресурсов. Это уж им решать.

Как вносить информацию?

Структурно трудовая книжка представляет собой набор информации следующего рода:

  • данные о сотруднике;
  • данные о работе;
  • данные о награждениях сотрудника.

Кратко остановимся на структуре каждого раздела.

Данные о сотруднике — это те сведения, которые указываются на титульном листе его книжки. Перечень таких сведений ни у кого не вызывает вопросов: ФИО, дата рождения сотрудника, его образовательный и профессиональный уровень (о фиксации информации, касающейся образовательного уровня, читайте на нашем сайте).

Присутствие работника во время заполнения титульного листа обязательно! Необходимость выражается в подписи сотрудника, посредством которой он подтверждает правильность внесенных данных.

Данные о работе — это целый информационный комплекс, отражающий следующие важные для сотрудника категории: прием, перевод на работу, различного рода увольнения.

Больше данных содержится об этом разделе в статьях «Как правильно внести запись в трудовую книжку при увольнении?» и «Как грамотно сделать запись в трудовой книжке о приеме сотрудника?».

Данные о награждениях работника — это различного рода поощрения, предусматриваемые законами РФ: будь то государственные награды, почетные грамоты, звания и т.п.

Чтобы отразить факт присвоения сотруднику награды, мало одного лишь желания. Нужен еще и приказ, на основании которого в трудовую книжку будут вноситься соответствующие сведения.

Ошибки в записях

Выявлению ошибок способствует знание об их разновидностях, влекущих различные последствия.

  1. Ошибка обнаружена во время заполнения титульного листа.Этот случай прост: ошибка неисправима, бланк признают испорченным. Следовательно, составив акт и избавившись от бланка, необходимо приступить к оформлению нового документа.
  2. Ошибка допущена в разделах о работе и награждениях.При таком раскладе все еще проще: ошибочная запись или та, что с течением времени признается утратившей силу, отменяется посредством написания правомерной записи.

Подсчет стажа

В случае исчисления трудового (или иначе — страхового) стажа сотрудника, первым используемым документом становится трудовая книжка (статья 66 ТК РФ в помощь). Подсчет производится так: все периоды, в течение которых осуществлялся работником труд, суммируются и формируются из расчета полных лет и месяцев (Закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ и Правила подсчета страхового стажа).

Статья 66. Трудовая книжкаТрудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу.

Выдача трудовой

Увольнение — вот первостепенное основание, способствующее окончательной и бесповоротной выдаче трудовой книжки со всеми вытекающими обстоятельствами.

Иногда, правда, Пенсионный фонд проявляет настойчивость и требует от работника именно подлинник, и никак не копию. Но это, скорее, исключение, нежели правило.

О том, по каким правилам выдается трудовая книжка, рекомендуется почитать здесь.

Не нарваться на судебные иски позволит подпись работника, выступающий в роли подтверждающего элемента, гарантирующего то, что документ им получен своевременно. О том, как правильно составить расписку о получении ТК, читайте на нашем сайте.

Что такое дубликат?

Дубликат — это копия оригинала документа, надлежаще оформляемая и в срок выдаваемая.

Причины, требующие оформления копии, могут разниться:

  1. В случае обыкновенной утраты книжки.
  2. Когда инициирует необходимость выдачи ему копии работник, которого не устраивает наличие недействительной информации в его трудовой.
  3. Изношенность, истертость книжки, ее ветхость, препятствующая дальнейшему ее использованию.

Какой бы не была причина замены, весь комплекс процедур по оформлению дубликата запускается заявлением, выступающим в качестве основания. Подача заявления запускает весь механизм, который должен окончить движение за 15 дней, дающихся работодателю для оформления документа, всяческого содействия работнику.

Заполнение вкладыша

Вкладыш — часть документа, вшиваемая в трудовую при достижении лимита страниц любого из ее разделов (будь то «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»).

Манера, определяющая сущность вкладыша, подобна той, в которой оформляется первоначальный документ. Поэтому и задерживаться на этих процедурах нет нужды, тем более всю необходимую информацию по этому вопросу можно узнать здесь.

Прочитайте:  Что включает в себя процедура снятия с учета ИП

Остановимся лишь на общих сведениях, которые будут пригодны для дальнейшего изучения этого вопроса:

  1. Вкладыш не является обособленным документом.
  2. Факт выдачи вкладыша должен отражаться на форзаце документа, проштамповываемом надписью «Вкладыш выдан», напротив которой проставляется его серия и номер.
  3. Вкладыш оформляется работнику бесплатно.
  4. Вкладыш регистрируется в специальной учетной книге.

Порча или утрата

Утрата или порча — это причины, способствующие выдаче нового документа (точнее дубликата).

Различаются они лишь по сложности конечного восстановления сведений.

Имея испорченный документ, можно на основании тех сведений, которые в нем имеются, получить дубликат без особых проблем.

Да и порча, сама по себе, может быть содержательной (наличие недействительной записи) и механической (ветхость бумажного носителя).

Утрата повлечет за собой большие временные затраты. Даже если работнику будет оказана посильная помощь работодателя, придется постараться, чтобы за 15 дней закончить оформление дубликата.

Трудовая книжка — это зеркало, отражающее трудовую деятельность всякого лица. И, чтобы не попасть впросак, стоит уделить внимание изучению этого документа. Ведь кто знает, где, кому и когда может пригодиться подобного рода информация.

источник: www.101million.com/dokumenty/trudovaya-knizhka

Какие нововведения были приняты

С недавних пор порядок оформления трудовых отношений претерпел значительные изменения. Это связано с тем, что был составлен новый трудовой кодекс. Подобное нововведение повлекло за собой корректировку прочих сопутствующих документов. Соответственно, была отредактирована инструкция по заполнению трудовых книжек. Данные изменения нельзя назвать радикальными, так как базовые документы сохраняют привычную форму бланков и обладают прежними правами, доказывающими трудоспособность гражданина.

Какие нововведения были приняты?

Как гласит инструкция по заполнению трудовых книжек, работник кадровой службы обязан обеспечить предприятие подробной информацией. Таким образом, при заполнении документов не допускаются сокращения. К примеру, если раньше в графе основания записи можно было написать «распр.», то теперь требуется слово целиком: «распоряжение». Инструкция по заполнению трудовых книжек включает пункт об оформлении увольнения или перевода на другую работу. В данном случае необходимо полностью раскрыть причину, послужившую основанием для прекращения трудовых отношений. Кроме того в обязательном порядке нужно ссылаться на конкретную статью в Трудовом кодексе, например, уволен в связи с прекращением контракта или переводом на другую работу согласно пункту пятому ТК РФ. Также стоит учесть, что каждая графа документа должна быть заполнена правильно. Делая любую запись, работнику кадровой службы необходимо опираться на официальные источники, дабы не ввести в заблуждение ни сотрудника, ни предприятие.

Инструкция по ведению трудовых книжек: основные каноны

Итак, при первичном устройстве на работу организация обязана предоставить человеку трудовую книжку. Кадровик самостоятельно осуществляет заполнение этого документа. В соответствующих графах указывается ФИО в развернутом виде, то есть без сокращений и прочих словоформ. Источником вышеуказанной информации считается паспорт, на основании которого прописывается также год рождения гражданина. В конце страницы сотрудник кадровой службы ставит свою подпись и инициалы. Это свидетельствует о том, что он несет ответственность за указанную информацию. Большинство ошибок допускается в записи об увольнении члена штата. Как известно, работодателю законом запрещено увольнять человека, если тот добросовестно выполняет свои обязанности. То есть расторжение трудовых отношений по инициативе руководителя должно быть обосновано определенными нарушениями, обнаруженными в процессе совместной деятельности. В Трудовом кодексе подробно раскрыты все возможные причины, поэтому ссылка на конкретную статью закона обязательна.

Инструкция по заполнению трудовых книжек: способы исправления ошибок

Согласно проверкам, практически в любой трудовой книжке находят ошибки. Тогда встает вопрос об исправлении ситуации и устранении неполадок. Записи о месте работы нельзя зачеркивать, корректировать и уже тем более нельзя пользоваться отбеливающей жидкостью. Ниже бухгалтер осуществляет верную запись и делает пометку о недействительности информации, к примеру, под пунктом 7: «Исправленному верить» — и основание в виде приказа или распоряжения. Женщины нередко сталкиваются с изменением фамилии в связи с бракосочетанием. Правила ведения трудовых книжек предписывают, что прежние данные зачеркиваются аккуратной линией, и рядом указывается новая фамилия.

источник: www.syl.ru/article/132808/podrobnaya-instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovyih-knijek

Финансы

Ответственность за ведение, оформление и хранение трудовых книжек, как правило, возлагается на бухгалтера предприятия, ответственного за кадровый учет. Если такая должность в организации отсутствует, то оформление трудовых книжек и прочих кадровых документов может вести главный бухгалтер или руководитель предприятия.

Общие правила

Существуют утвержденные правила оформления трудовой книжки, в соответствии с которыми и следует вносить все записи, в противном случае они будут считаться недействительными. У сотрудника, которому принадлежит книжка с нарушениями оформления, в дальнейшем могут возникнуть проблемы. Инструкция по заполнению трудовой книжки запрещает при внесении записи использовать карандаши или цветные авторучки. Допустимы исключительно ручки фиолетового, черного или синего цвета. Любые даты и цифры при заполнении отражаются с помощью арабских чисел, например, 01.01.2001 и никак иначе. Кроме этого, недопустимы никакие сокращения. Правильно заполненная трудовая книжка соответствует инструкции по оформлению.

Об исправлении ошибок

Одно из правил, которые следует строго запомнить — это недопустимость исправлений. Если ошибка все-таки допущена, то корректировка вносится так, как рекомендует инструкция по заполнению трудовой книжки, а именно:

  • Если допущена ошибка на титульном (первом) листе трудовой книжки, например, неправильно написана фамилия сотрудника или дата рождения, то бланк трудовой книжки считается испорченным. Исправления не допускаются.
  • Если на листе, содержащем записи о работе, внесена ошибочная запись, то ниже этой записи создается новая, в которой указывается: «Запись номер… недействительна… » И далее по тексту…
  • Если допущена ошибка в наименовании организации, то в строке ниже следует указать: «Наименование организации указано неверно. Следует читать… «

Заполнение титульного листа

Как обязует инструкция по заполнению трудовой книжки, записи на титульный лист (страница с номером один) вносятся без сокращений, в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Недопустимо вносить записи со слов. Для внесения личных данных необходим документ, удостоверяющий личность. Данные об образовании и профессии вводятся на основании записи в представленном аттестате, дипломе или свидетельстве. После ввода всех необходимых данных ставится дата заполнения документа, и сотрудник, проверив написанную информацию, ставит свою подпись. Далее следует подпись лица, заполнявшего трудовую книжку и ответственного за ее ведение. Стоит заметить, что в этом поле пишут свою фамилию, а не расписываются. Обязательна печать организации, в которой была открыта книжка.

Прочитайте:  Что такое удаленная работа. На дому

Изменение данных с титульного листа

Если необходимо внести изменения, например, при смене фамилии, прежние данные аккуратно зачеркиваются, и ниже ставится новая запись. Ссылки на документы, которые послужили причиной внесения изменений, указываются на внутренней странице обложки и подтверждаются подписью внесшего запись.

Заполнение данных о работе

В сведениях о работе указывается название организации полное, а в скобках после — сокращенное. Далее, в столбце 1, ставится номер записи, следующий за предыдущим. Столбец 2 — дата создания записи. Как говорилось выше, арабскими цифрами. Столбец 3 — собственно сведения: о принятии на работу, увольнении или переводе на другую должность или работу. В данном поле важно соблюдать правильную формулировку. Например, при приеме на работу следует указать: «Принят на должность… » При увольнении важно правильно указать номер статьи с соответствующими пунктами, по которой увольняется работник, в том виде, в котором он указан в Трудовом кодексе. Например, «Уволен по собственному желанию пункт 3 часть первая статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации». В этой же части трудовой книжки ставятся отметки о присвоенных работнику новых квалификациях или профессиях. Столбец 4 — для того, чтобы указать номер и дату приказа, соответствующего записи.

Заполнение сведений о награждениях

Далее, после сведений о работе, следует раздел, в который, как требует инструкция по заполнению трудовой книжки, вписываются записи о различных награждениях и поощрениях. Сюда вносится подробная информация, включающая названия наград, кем выданы и за что, с указанием названия, номера и даты подтверждающего документа.

источник: www.syl.ru/article/77541/instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovoy-knijki-rabotnika

 

Каждый бизнесмен, принимая в штат своей компании нового человека, автоматически становится работодателем.

За совместным сотрудничеством двух сторон зорко следит закон.

В частности, законодательством предусмотрено, что начало трудовых отношений между этими сторонами должно сопровождаться оформлением трудовой книжки прибывшего работника.

Это прописано в статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации.

В трудовую книжку заносятся все данные о том, где работал человек, в течение какого периода, на каких должностях, когда был принят в штат и уволен, по какой причине произошло увольнение и так далее.

Национальное законодательство регламентирует правила, согласно которым работодатель заполняет книжку и хранит ее. В свою очередь, работник должен прослеживать процесс внесения записей, чтобы в будущем избежать проблем.

Трудовой кодекс РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договораЕсли иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Обязательные требования

Открывается книжка для каждого нового сотрудника, который работает в организации уже больше 5 дней. Сюда включаются и те, кто принят по временному трудовому договору, и те, кто трудится только в определенные сезоны, и внештатники — в том случае, если на них распространяется социальное страхование.

Если документ теряется, работодатель обязан оформить дубликат.

Записи, заносимые в книжку либо дубликат, нельзя сокращать. Каждая запись имеет собственный номер (номера идут по порядку, начиная с первого).

Для дат используют арабские цифры.

Дата, если это число или номер месяца, должна включать две цифры. Например, шестое мая будет записано так: 06.05, а четырнадцатое февраля — 14.02. Год прописывается всеми четырьмя цифрами: 1987, 2002.

Когда человек приносит свою трудовую книжку в новую организацию, устраиваясь на работу, работодатель тщательно проверяет документ: его истинность, точность совпадения информации, имеющейся на первой странице, с информацией, указанной в паспорте.

Титульный лист «украшает» печать той фирмы, где человек трудился впервые в жизни. Если печать отсутствует, трудовая книжка как документ теряет свою силу.

Бывает, что новый работодатель обнаруживает, что принесенная работником трудовая книжка была заполнена с нарушениями. В этом случае он открывает новый документ. То же касается и отсутствия книжки вообще. Об этом же говорит пункт 1.2 инструкции №69.

Если в документе нет записи о том, что человек уволен, тогда предприниматель не имеет права принимать такого человека к себе на работу. Увольнение должно быть подтверждено юридически.

Если человек получает взыскание во время своей трудовой деятельности, в книжке это не отражается.

Прочитайте:  Франшиза "Крошка-Картошка": условия, окупаемость и отзывы

Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации N 69 утверждена ИНСТРУКЦИЯ по заполнению трудовых книжек.

Разделы

Разделов в трудовой книжке не так много.

Сведения о работнике

Они пишутся на титульнике и включают следующее:

  • фамилию, имя и отчество работника;
  • дату рождения;
  • образование;
  • полученную специальность.

Работодатель переписывает информацию из паспорта работника и диплома либо другого документа, подтверждающего наличие образования. Ни одно слово сокращать нельзя. ФИО прописывается полностью, например: Градов Валентин Яковлевич.

Когда титульный лист оформлен, работнику необходимо убедиться в правильности занесенных сведений и поставить свою подпись. Следом расписывается сотрудник кадровой службы. Здесь же он ставит гербовую печать фирмы.

Сведения о работе

В данный раздел вносятся данные о трудовой деятельности человека:

  • дата приема на работу;
  • занимаемая должность;
  • название предприятия/компании(если же оно меняется, действовать нужно согласно п. 3.2 общей инструкции);
  • дата перевода с фирмы в фирму или с одного подразделения в другое, если таковой был осуществлен;
  • дата увольнения;
  • причина увольнения.

Все записи обязательно включают номер и дату приказа, ставится печать.

Образец:

  1. Открытое акционерное общество «СтальМастер» (ОАО «СтальМастер»).01.07.2012. Принята на должность заведующего складом.

    Приказ от 01.07.2012. № 313-к.

  2. 18.01.2014. Уволена по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.Приказ от 18.01.2014 № 400-к.

    Начальник отдела кадров З.И. Махмутов.

Сведения о награждениях

Здесь указываются данные о том, чем был награжден либо поощрен работник: наименование награды, дата, название, номер и дата документа, подтверждающего получение награды.

Например:

Администрация городского округа город Агидель.

14.05.1998. Награжден Почетной грамотой главы администрации городского округа город Агидель за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. Приказ от 12.05.1998 № 12-к.

Если работник получил ценный подарок или премию в виде денег, эти данные заносить в данный раздел не нужно.

На разделы отводится определенное количество страниц. Если страницы в разделе оказываются заполненными, тогда сотрудник кадровой службы заводит вкладыш, который хранится в трудовой книжке.

Что делать, если документ утерян?

Бывает, что появляется необходимость завести новую трудовую книжку. Это происходит в следующих случаях:

  • когда прежняя перестает быть годной к использованию, например, после пожара, произошедшего в организации, или наводнения;
  • когда она теряется;
  • когда в нее неверно внесли запись, а работник настаивает на открытии новой, потому что не хочет иметь исправления в книжке.

Работник должен твердо запомнить: после утраты трудовой книжки он должен уведомить об этом кадровую службу по последнему месту своей работы.

После поступившего обращения сотрудник кадрового отдела не позднее чем через 15 суток открывает для работника дубликат.

Эти нюансы обговорены в Правилах ведения и хранениях трудовых книжек, были которые утверждены Правительством Российской Федерации в 2003 году, 16 апреля, за номером 225.

Правильное оформление дубликата

Приступая к заполнению дубликата, сотрудник отдела кадров должен взять новый чистый бланк трудовой книжки. Он открывает его и видит титульный лист. Здесь в верхнем углу справа вручную вписывается слово «Дубликат».

После этого следует заполнить титульную страницу, ориентируясь на документы, которые представил работник, а внизу поставить подписи: их ставят кадровик и работник, чей дубликат заполняется.

Раздел «Сведения о работе» должен включать информацию о стаже трудовой деятельности человека — непрерывном и общем. Имеется в виду стаж, который успел выработаться у работника до того момента, когда он оказался в штате новой организации.

Не нужно писать, как назывались прежние компании, какую должность занимал человек, сколько времени проработал. Указать следует лишь общее число лет, число месяцев и число дней стажа — цифрами и прописью.

Например:

Общий стаж работы до поступления в Открытое акционерное общество «Телефонные сети» 10 лет, 3 месяца, 17 дней (десять лет, три месяца, семнадцать дней).

А вот дальше стаж расписывается уже более подробно, затрагивая каждую организацию отдельно. Графа № 2 должна содержать дату, когда человек устроился на работу. Также во второй графе могут иметься записи о том, на какие места работы и должности был переведен человек, когда был уволен.

Графа № 3 — название компании, подразделения, должность. Здесь же прописывается, по какой причине сотрудника уволили. Все эти данные берутся из документов, принесенных работником.

Примеры:

02.03.2000. Общество с ограниченной ответственностью «Звонок плюс».

Принят на должность старшего администратора отдела городских сетей.

16.04.2002. Переведен на должность главного специалиста отдела междугородней связи.

02.04.2003. Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

В четвертой графе указывается название документа, который стал основанием для внесения записи, его номер и дата. Например: справка от 27.03.2003.

У сотрудника кадрового отдела должна быть специальная книга, куда он вносит информацию о зарегистрированных трудовых книжках и вкладышах.

Сведения о дубликате тоже следует внести в эту книгу, не забыв приписать «Дубликат». Затем работник вправе получить дубликат на руки, дав кадровику расписку, что документ ему передан.

Особенности хранения

Все книжки — заполненные и чистые, а также вкладыши к ним хранятся только в сейфе. Заменителем сейфа может быть отдельное помещение, если таковое имеется в организации и если оно гарантирует сохранность документов.

Ответственность за книжки ложится на плечи сотрудника, который по приказу, подписанному руководителем, выбран в качестве ответственного. Если хранит книжки один, а ведет их другой, тогда второй должен получить чистые бланки документов от первого, предоставив тому заявление, написанное от руки.

Сотрудник кадровой службы должен вести две специальные книги:

  • приходно-расходную по учету бланков книжек и вкладышей;
  • книгу учета движения книжек и вкладышей.

В первой нужно отмечать все чистые бланки указанных документов, которые есть в компании. Если бланк выдается для открытия новой книжки, вкладыша либо дубликата, кадровик должен сразу же отметить это в своей приходно-расходной книге.

источник: www.101million.com/dokumenty/trudovaya-knizhka/pravila-zapolneniya.html

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: