Ключевые понятия и законодательная база. Оплата командировки в выходной день в пути: как оплачивается работа в выходные дни, отбытие и возвращение, отметка в табеле, расчет суточных

У многих фирм часто складывается такая ситуация, когда необходимо присутствие кого-то из представителей в другом регионе или даже стране.

Для того чтобы обеспечить соблюдение интересов организации на территориях вне ее рабочего пространства, сотрудника этой организации отправляют в служебные поездки.

Не всегда получается так, что отъезд и приезд из такой поездки попадают на будние дни. Иногда конечные точки совпадают с выходными. Тогда и возникает вопрос: как оплачиваются выходные дни в командировке?

В этой статье будут рассмотрены все ключевые ситуации, связанные с такими поездками: от планирования до учета и оплаты при совпадении с выходными днями. Также рассмотрим вопросы: как оплачиваются выходные в командировке, возможен ли отказ от командировки в выходной день и возвращение из командировки в выходной день оплата?

Ключевые понятия и законодательная база

Для начала необходимо разобраться, что такое командировка и в каких случаях она применяется.

Итак, командировка — это согласованная руководством фирмы отправка служащего на некоторый срок для исполнения задания, данного фирмой, вне места постоянной работы сотрудника.

Кроме того, отправка в другое подразделение этой же фирмы, расположенное в другом месте нахождения, тоже считается служебной отправкой сотрудника.

Основной документ, регламентирующий планирование и проведение мероприятий по командированию работников, Постановление Правительства РФ №749 в редакции от 29.07.2015 года.

Свой отсчет поездка начинает с момента убытия поезда, самолета или иного транспортного средства, на котором сотрудник отправляется. Днем прибытия из служебной поездки является день, когда поезд или другой транспорт прибывает обратно. Количество дней между этими двумя датами — это фактическое время, проведенное в рабочем отъезде.

Если проездные документы не сохранились, то датой начала принято считать дату регистрации в гостинице или дату в договоре найма жилплощади. Если и этих документов нет, то даты соответствуют тем числам, по которым был отмечен приход и уход командированного сотрудника на временном месте исполнения служебных обязанностей.

Все расходы, связанные с наймом жилья и оплатой проезда, компенсируются нанимателем. При этом за работником на время поездки сохраняется его средняя заработная плата.

Если командировка в выходной день проходит за пределами территории России, то все выплаты (в том числе суточные) совершаются в валюте той страны, куда был направлен сотрудник.

По возвращению из служебного «путешествия», работник обязан в течение 3 рабочих дней представить следующие документы в отдел кадров или непосредственному руководству:

  1. Авансовый отчет обо всех истраченных суммах.
  2. Документы по найму жилья для проживания.
  3. Документы, подтверждающие расходы на проезд.
  4. Документы, подтверждающие иные расходы, связанные непосредственно с выполнением возложенных на него задач.

Что делать, если дата отъезда выпадает на выходной день?

Часто возникает необходимость присутствовать на временном рабочем месте уже в понедельник с самого утра. То есть выезжать командированному служащему придется заранее: в субботу или воскресенье. Как происходит оплата командировки в выходной день?

Оплата выходных дней в командировке может осуществляться двумя способами:

  1. Оплата в двойном размере.
  2. Оплата в одинарном размере, если сотрудник письменно изъявил желание взять отгул за этот день.

Суточные при этом выплачиваются строго за то количество дней, которое длилась поездка.

В предыдущей редакции Постановления приводился максимальный срок, в течение которого сотрудник мог находиться в служебной отлучке — 40 суток.

По истечению этих дней, в случае необходимости, закрывалась одна командировка и тут же приказом открывалась новая. В действующем законодательстве таких ограничений нет: длительность командировки определяет организация.

Кроме первого случая, когда дорога отнимает выходной день, бывает и так, что сотрудник вынужден проводить выходные в отъезде, не возвращаясь домой.

Подлежат ли оплате эти дни? Здесь похожая ситуация, разнится только один нюанс: выполнял или нет в эти дни сотрудник свои служебные обязанности.

Если сотрудник был привлечен к этому в выходной день (и об этом существует приказ), то происходит оплата в двойном размере или отгул и одинарная оплата. Если сотрудник в этот день не работал, то оплате такой день не подлежит.

Как рассчитать командировочные и суточные?

Как происходит расчет и оплата командировочных в выходные дни? Расчет командировочных похож на расчет отпускных. Но, в отличие от последних, учету подлежат не календарные дни, а рабочие. Эти выплаты обязательны, даже если сотрудник уезжает на одни сутки. В случае однодневной поездки суточные не выплачиваются.

Для расчета командировочных необходимо высчитать средний заработок сотрудника за предыдущий год. Для этого берутся все заработные платы, выплаченные сотруднику за год (без учета социальных пособий, других служебных поездок и тому подобных выплат), и делятся на количество отработанных дней.

Прочитайте:  Список профессий для девушек. Профессии для девушек. Высокооплачиваемые

Так получается средний заработок сотрудника за сутки. Полученный результат нужно умножить на количество рабочих дней, которые работник проведет в командировке.

Например:

Сотрудник фирмы «Филин» Пилькин Иван отправляется в поездку по производственной необходимости в другой филиал компании сроком на пять дней. Руководство, бухгалтеры и кадровики поднимают отчеты и графики посещения Пилькиным за предыдущий год.

За вычетом всех выходных, отпусков и отгулов получилось, что Пилькин отработал 200 рабочих дней. При этом в месяц он получал 28 000 рублей.

Средняя зарплата Пилькина = 28 000*12/200 = 1 680 рублей в день.

Командировочные Пилькина за пять дней составят:

К = 1 680*5 = 8 400 рублей.

Суточные в выходные дни в командировке рассчитывает сам руководитель фирмы или уполномоченное лицо. Законом установлен только их нормативный размер при нахождении в командировке:

По России — 700 рублей в сутки. В других странах — 2 500 рублей в сутки.

Эти суммы не облагаются налогом на доходы. Любое превышение уже рассматривается Налоговым кодексом как доход физлица, а потому сумма превышения нормативных размеров суточных облагается налогом.

Также нередко задают вопрос: командировка в выходной день, как оформить приказ? Образец приказа можно скачать ниже. Он стандартен, отдельно издается приказ о привлечении к работе в выходной день в связи с производственной необходимостью.

Приказ о направлении в командировку

Приказ о привлечении к работе в выходной день

Заполнение табеля учета рабочего времени

Даже если сотрудник находится в командировке, то отдел кадров обязан отмечать его в табеле.

Каким образом это происходит?

Дни, которые приходятся на такую отлучку отмечаются одним из двух видов обозначений:

    буквенным — «К»;

    числовым — «06»;

Если поездка приходится на выходной или праздничный день, то ставить одно из этих обозначений неправомерно, так как работа в выходные дни в командировке оплачивается в двойном размере. В этом случае ставится обозначение «РВ» или «03». Это с одной стороны.

С другой: в табеле можно ставить сразу две отметки, для отражения нахождения сотрудника в командировке в выходные и праздничные дни. Это будет более целесообразно для правильного расчета начислений. Оплата командировки в выходные и праздничные дни производится в одном порядке.

Кроме того, проставление сразу двух отметок является гарантией того, что все выплаты придут в установленных размерах и за сотрудником сохранятся все его права во время его отсутствия на основном рабочем месте.

Что делать, если сотрудник возвращается в нерабочий день?

Ситуация аналогична с той, когда работник уезжает в командировку в выходной или праздничный день.

Время, проведенное в пути, учитывается как командировочный день, следовательно, оплата командировки в выходной день в пути такая же, что и в рабочий день — по среднему заработку. Если день приезда выпал на выходной, то и оплачивается он как выходной — по двойному тарифу, либо предоставлением отгула.

Отказ сотрудника отбывать в командировку в выходной

Сотрудник имеет законное право отказаться убывать в выходной или праздничный день. Командировка — это рабочие дни сотрудника, следовательно, выходной день у него как бы «пропадает».

Оплата командировки в выходной день ТК РФ: часть третья Трудового кодекса (а именно 113 статья) определяет некоторые случаи, когда можно привлечь сотрудника к работе в выходной день. Это возможно лишь в чрезвычайных обстоятельствах: предотвращение катастрофы или угрозы стихийного бедствия.

То есть, если существует какая-то жизненно-важная причина отправки сотрудника в поездку именно в выходной день, то отказ ехать можно воспринимать как нарушение трудовой дисциплины и применять соответствующие меры, вплоть до наложения штрафов и увольнения.

Если важных причин нет, а отправить необходимо именно в воскресенье, то можно заключить с сотрудником письменное соглашение и привлечении его к работе в выходные и праздничные дни. Только с письменного согласия работника можно привлекать его к выполнению его профессиональных обязанностей в такие дни.

Командировки, зачастую, являются неотъемлемой частью трудовой деятельности работника большой фирмы. Чтобы верно оформить отправление в такую поездку, произвести корректные выплаты и четко вести бухгалтерию, руководству фирмы необходимо знать все тонкости этих процессов.

А теперь несколько выводов из вышесказанного. При составлении приказа на отправку в командировку, всегда лучше перепроверить даты начала и окончания поездки. Сопоставить с выходными и праздниками дни, приходящиеся на служебную командировку.

Это даст лишнюю возможность убедиться в верности заполнения табелей и, как следствие, корректного начисления выплат сотруднику, если командировка выпадает на выходной день.

Оплачивается ли командировка в выходной день? Да, оплачивается. Оплата за выезд в командировку в выходной день и возвращение из командировки, работа, оплата суточных в выходные дни в командировке в выходной день производятся в строгом соответствии с законодательством.

Смотрите на видео: оплата выходного дня в командировке.

Командировка тоже является работой. К тому же от командировки редко можно отказаться. Но при выполнении своей работы сотрудники не должны нести свои личные денежные потери. Поэтому для того, чтобы сотрудники не ощутили потери материальных средств, на законодательном уровне предусмотрена выплата командировочных.

Руководители среднего и малого бизнеса вынуждены отправлять сотрудников своей компании в рабочие командировки. Для начала разберемся с тем, какая поездка называется командировкой. В первую очередь это поездка, целью которой является решение рабочих вопросов. В данную поездку сотрудника чаще всего направляет директор. В обязанности бухгалтера входит расчет и выплата командировочных средств сотруднику. Но как правильно произвести начисления? Об этом мы и поговорим.

Основные правила

Бухгалтер должен выяснить, за какие дни проводятся начисления. В некоторых случаях командировочные выплачиваются только на рабочие дни. Однако чаще всего выплата средств происходит за все дни рабочей поездки, включая дни, которые он провел в дороге, выходные и праздники.

Для расчета оплаты одного рабочего дня сотрудника необходимо вычислить его средний заработок за последний год. При расчете средней дневной заработной платы следует учитывать все надбавки и премии. Однако любую материальную помощь, которую сотрудник получил на протяжении этого года, в расчет брать не нужно.

После того как бухгалтер вычислил средний заработок сотрудника за день, ему необходимо вычислить количество дней, которые сотрудник провел в командировке. Как правило, командировка начинается в день отправления сотрудника в поездку, а заканчивается — в день его приезда.

Формула расчета командировочных включает в себя умножение количества дней в командировке на средний дневной заработок. Именно эту сумму сотрудник получается перед поездкой в командировку в бухгалтерии.

Пример расчета

Менеджер Иванов Л.Л. работает с понедельника по пятницу с двумя выходными в неделю. Его заработная плата с 1 января 2013 года составляет 10000 рублей, а в 2012 году была 8000 рублей. Сотрудника отправили в командировку на 10 дней в Саратов с 1 апреля.

Для того чтобы вычислить командировочные для менеджера Иванова Л.Л., вначале необходимо рассчитать его среднюю заработную плату за день работы.

8000 х 9 + 10000 х 3 = 102000 (заработная плата сотрудника за последний год).

Командировка приходится на выходной день. Как оплатить?


Теперь необходимо поделить эту сумму на количество рабочих дней, которые были у сотрудника Иванова за последний год. Данная информация есть у бухгалтера и в этом случае количество рабочих дней равно 202.

102000 / 202 = 504,95 (средняя заработная плата сотрудника за день).

После этого необходимо умножить среднюю заработную плату за день на количество рабочих дней, которые Иванов проведет в командировке.

504,95 х 8 = 4040 рублей.

Именно эту сумму менеджер Иванов Л.Л. получил в бухгалтерии, когда отправится в командировку.

В том случае, если сотрудник работает по скользящему графику, то для того, чтобы начислить ему командировочных используется среднечасовая заработная плата сотрудника.

Выплата заработной платы вместо командировочных

В некоторых ситуациях средняя заработная плата, которая сохраняется на время рабочей поездки сотрудника, меньше, чем его текущая зарплата. В этом случае у работодателя есть право доплатить сотруднику существующую разницу.

Трудовым законодательством на время нахождения человека в командировки за ним должно сохраняться его рабочее место, а также его средняя заработная плата. В те дни, когда он находится в командировки, по закону работодатель обязан ему выплачивать только минимальные выплаты, исходя из количества дней и средней заработной плате.

Однако по закону работодатель не имеет права ухудшать его положение, а про улучшение речи не идет. Так что работодатель имеет права компенсировать сотруднику разницу между его заработной платой и командировочными, если такая компенсация прописана в трудовом договоре этого сотрудника или в рабочем кодексе данной компании.

Министерство финансов поддерживает эту позицию работодателей, поэтому расходы на доплаты разницы бухгалтера имеют права учитывать в составе расходов, которые идут на заработную плату сотрудников.

Однако бухгалтер не имеет права осуществлять расчет только по окладу сотрудника. Специалисту в любой случае придется произвести расчеты среднего заработка для командировочных, чтобы не допустить ошибку. Ведь если командировочные оплачиваются хуже, чем средний заработок сотрудника, то это не просто ошибка, но и нарушение трудового законодательства.

Указание командировочных в смете

При оформлении командировки очень важно составлять ее смету, чтобы потом не возникало ненужных вопросов и разногласий. Оформление сметы выполняется в произвольной форме. В этом документе указываются все расходы, которые несет сотрудник за период своей рабочей поездки.

К таким расходам относится:

  1. Проезд к месту командировки и обратно.
  2. Проживание в гостиницы или съем другого вида жилья, а также сопутствующие расходы, связанные с проживанием.
  3. Суточные.
  4. Дополнительные расходы. Сюда может входить оплата телефонных разговоров или интернета, страховка, оформление документов, которые необходимые для выезда к месту командировки и многое другое.

Составление сметы — это обязанность бухгалтера. Приблизительная смета составляется до командировки, а реальная — после возвращения сотрудника, который может подтвердить свои расходы чеками и билетами.

При поездке за границу

При направлении сотрудника в командировку за пределы страны необходимо оформить смету расходов. В этой смете перечисляется список расходов, которые понесет сотрудник за период командировки. В документе указываются приблизительные суммы расходов для того, чтобы бухгалтер смог рассчитать аванс, который необходимо выдать.

При командировке за границу в обязанности работодателя входит проверка заграничного паспорта у сотрудника, а также оформление для него медицинской страховки и визы, а также других документов, которые необходимы для выезда в ту или иную страну.

В том случае, если сотрудника отправляют в командировку на пределы страны, ему обязаны выдать аванс на текущие расходы. Если работодатель не выдает сотруднику аванс, это является нарушением трудового законодательства.

Аванс должен выдаваться в валюте той страны, куда командируется сотрудник, или в валюте, которую он сможет легко поменять самостоятельно после прибытия на место.

Если заграничная командировка подразумевает еще и некоторые расходы на территории нашей страны, то работодатель может выдать аванс частично в национальной валюте, а частично в валюте той страны, куда он направляет человека. Обязательно, чтобы в смете была указана выдача аванса в двух валютах.

По желанию командируемого или в зависимости от политики компании аванс может выдаваться, как наличными средства, так и в безналичной форме.

Определение суммы аванса происходит на основании времени пребывания в командировки, расходов на проживания и проезд, а также прочих расходов. Попробуем разобрать эти виды расходов отдельно.

Дополнительные расходы

Если работодатель отправляет сотрудника в загранкомандировку, он обязан оплатить ему такие услуги, как стоимость проживания в гостиницы или другом в виде жилья, дополнительные услуги, например, стирка или починка одежды, оформление виз и паспортов, медицинская страховка и другие расходы.

В общем-то, со всеми расходами понятно. Отдельно стоит уточнить только компенсация расходов, которые связаны с оформлением паспортов, виз и страховок. Компенсация данных расходов происходит только в том случае, если оформление этих документов произошло уже после того, как был издан приказ о командирование сотрудника за границу, а также после подписание данного приказа руководителем этого предприятия. Кроме того, данный приказ должен отражать необходимость в компенсации этих расходов.

Суточные траты

Суточные расходы являются возмещаемыми расходами командируемого сотрудника на питание и прочие нужды. Такие траты не требуют документального подтверждения для внесения в смету.

Размер суточных рассчитывается в зависимости от различных факторов:

  1. Страна, в которую отправляется сотрудник.
  2. Длительность пребывания.
  3. Необходимость питания, если оно не включено в оплату проживания или не оказывается стороной, которая принимает.

Достаточно часто руководители малого и среднего бизнеса устанавливают единые суточные для командируемых за границу. При этом не учитывает ни страна пребывания, ни количество питания, предоставляемого гостиницей или принимаемой стороной.

Суточные могут рассчитываться за каждый день пребывания в командировке отдельно. Суточные могут выдаваться в валюте страны, куда направляется командируемый сотрудник, или в валюте, которую он сможет без проблем поменять на месте после приезда.

Составление отчета

На протяжении трех дней после возвращения из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию отчет о расходе денежных средств. В том случае, если из выданного ему аванса у него остались неиспользованные деньги, он должен отдать. Оформление отчета является обязательным даже в том случае, если сотрудник использует для расчета только банковскую карточку и передвижение денежных средств с нее легко можно получить в банке.

К отчету должны быть приложены такие документы, как приказ о направлении в командировку, проездные документы, чеки с гостиницы, копия страницы загранпаспорта с визой (если это командировка за границу) и прочие чеки, которые относятся к возмещаемым расходам.

В заключение статьи рекомендуем посмотреть видео, в котором приводится пример расчета оплаты командировочных дней.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: