Как определить лимит кассы. Образец приказа об отмене лимита кассы: как составить, кто ответственный за превышение

Финансы и инвестиции

Каждая организация, которая владеет кассовым аппаратом (а, следовательно, имеет дело с наличностью) должна каждый год определять лимит суммы в наличном выражении.

В теории это называют лимитом кассы.

Согласовывать с банком его не нужно, он регламентируется только с помощью соответствующего приказа.

С 2014 года ИП и организации, которые относятся к малому предпринимательству, имеют право оставлять любую сумму в наличном выражении по собственному усмотрению, то есть для них лимита кассы не существует.

Кстати, в 2015 году изменились параметры для определения, какие организации могут быть отнесены к мелким предпринимателям. Таким образом, все больше компаний попадает под определение «малого бизнеса».

Как определить лимит кассы?

Размер лимита кассы устанавливается непосредственно руководителем организации, и каждый день сумму в кассе необходимо сверять с этим лимитом (согласно п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Сверхлимитную сумму необходимо сдавать в банк. Когда это делать — решает организация, но не стоит забывать, что установлен срок — не позднее семи рабочих дней. Правда, здесь есть и исключение.

Те организации, которые находятся в населенных пунктах, где нет отделения банка, могут сдавать наличность максимум раз в четырнадцать дней.

К сверхлимитным средствам не относятся те, которые будет направлены на выплату заработной платы и/или социальных пособий. Если организация работает ежедневно (даже в праздники), то выручку за выходные можно инкассировать в следующий рабочий день.

Расчет

Положение №373-П содержит приложение, где представлены формулы, по которым рекомендуется рассчитывать лимит наличных денежных средств в кассе.

Основная из них имеет следующий вид:

Лимит кассы = Объем выручки в наличном выражении / расчетный период х количество дней между сдачей наличных денег в банк.

Образец приказа об установлении лимита остатка наличных денег (вместе с расчетом лимита).

При этом не стоит забывать, что период для расчета можно брать произвольный, только не более 92 рабочих дней. Например, за расчетный принимается:

  1. Период, предшествующий периоду расчета. К примеру, в начале нового квартала используется количество дней предыдущего.
  2. Период, в котором получена максимальная выручка.
  3. Календарный год.

Расчетный показатель лимита кассы необходимо округлить до рублей, убрав копейки.

Сделать это можно как в большую, так и в меньшую сторону.

Согласно законодательству Российской Федерации это не запрещено.

Если поступлений в кассе нет, делается следующий расчет:

Лимит = Объем выданных из кассы наличных денежных средств/ расчетный период х количество дней между сдачей наличных денег в банк

Расчетный период для этой формулы можно взять согласно рекомендациям к предыдущей.

Как правильно составить приказ?

Как было сказано выше, приказ о лимите кассы — внутренний документ организации. Ему присваивается порядковый номер согласно нумерации приказов.

В самом приказе необходимо указать законодательную основу — это Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Затем по пунктам перечислить сумму лимита кассы на год, а также ответственных лиц за ведение кассовых операций.

Также можно добавить пункт о том, что сумма свыше лимита по кассе подлежит сдаче на расчетный счет в банке в день превышения.

Скачать образец приказа о установлении лимита кассы.

Здесь нужно не забыть указать, что в учет не принимаются суммы, направленные на выплату зарплаты, а также выручка, которая поступила в кассу за время работы в выходные дни.

В качестве приложения необходим расчет, по которому организация определила сумму лимита по кассе.

Приказ об отмене

В случае если субъект малого предпринимательства планирует отказаться от лимита кассы, ему необходимо составить соответствующий приказ об отказе от лимита кассы. Он также должен быть пронумерован.

Приказ об отмене лимита кассы, образец.

В тексте первым пунктом необходимо отменить действие последнего приказа об установлении остатка лимита кассы (указать номер и дату), а вторым — отметить, что организация не устанавливает новый лимит кассы, в связи с тем, что по необходимым показателям относится к малому предпринимательству.

Ответственность за превышение денежных средств в кассе

Необходимо тщательно следить за остатком наличности в кассе, этим должен заниматься сотрудник, ответственный за кассовую дисциплину.

И как только эта сумма превысит расчетный лимит — нести деньги в банк.

Наличие сверхлимитных денежных средств в кассе квалифицируется как административное правонарушение ст. 15.1 КоАП РФ.

Кодекс РФ об административных правонарушениях. Статья 15.1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов

  1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
  2. Нарушение платежными агентами, осуществляющими деятельность в соответствии с Федеральным законом от 3 июня 2009 года N 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами», банковскими платежными агентами и банковскими платежными субагентами, осуществляющими деятельность в соответствии с Федеральным законом «О национальной платежной системе», обязанностей по сдаче в кредитную организацию полученных от плательщиков при приеме платежей наличных денежных средств для зачисления в полном объеме на свой специальный банковский счет (счета), а равно неиспользование платежными агентами, поставщиками, банковскими платежными агентами, банковскими платежными субагентами специальных банковских счетов для осуществления соответствующих расчетов — влекут наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Если оно будет подтверждено, то необходимо заплатить штраф.

В случае малого предпринимательства — от 4 000 до 5 000 рублей, юридические лица же вынуждены будут отдать от 40 000 до 50 000 рублей.

В соответствии со ст. 2.2 КоАП РФ штраф могут назначить, если:

  • организация стремилась к накоплению остатка наличных средств сверх лимита (п. 1);
  • остаток сверхлимитных средств предвидели, но не предприняли действий по его предотвращению (п. 2);
  • организация не ожидала накопления остатка, хотя должна была его предвидеть и не допустить (п. 2).

Кодекс РФ об административных правонарушениях. Статья 2.2. Формы вины

  1. Административное правонарушение признается совершенным умышленно, если лицо, его совершившее, сознавало противоправный характер своего действия (бездействия), предвидело его вредные последствия и желало наступления таких последствий или сознательно их допускало либо относилось к ним безразлично.
  2. Административное правонарушение признается совершенным по неосторожности, если лицо, его совершившее, предвидело возможность наступления вредных последствий своего действия (бездействия), но без достаточных к тому оснований самонадеянно рассчитывало на предотвращение таких последствий либо не предвидело возможности наступления таких последствий, хотя должно было и могло их предвидеть.
Прочитайте:  Зачем нужно. Заявление о перечислении зарплаты на банковскую карту: образец составления

Если у организации имеются представительства и филиалы в других городах, необходимо отправить туда данный приказ, либо подготовить отдельный.

Приказ о лимите кассы обезопасит организацию от органов, которые, в первую очередь, спросят о наличии этого документа при проверке кассовой дисциплины.

Кто устанавливает лимит кассы

Согласно Положению о порядке ведения кассовых операций, лимит суммы наличных денег утверждает руководитель фирмы своим приказом. Должен утвердить лимит и индивидуальный предприниматель. Правда, взять его, что называется, с потолка не получится. Для расчета в Положении есть две формулы. Но стоить отметить, если есть обособленное подразделение с собственным банковским счетом, то для него лимит рассчитывается отдельно. Нужно учесть, что показатели обособленного подразделения не принимаются во внимание при исчислении лимита кассы для головного подразделения, и наоборот.

Расчетный период

Начинать расчет лимита кассы надо с определения расчетного периода в рабочих днях. Здесь есть одно жесткое предписание — он не должен превышать 92 дня. К тому же слово «период» предполагает, что дни идут подряд, а не вразнобой. Впрочем, ничто не мешает вам выбрать только один день, например тот, в котором сумма наличной выручки была наибольшей за всю историю организации. Это и будет ваш «период». И, кстати, необязательно, чтобы выбранный отрезок времени находился в календарном году, предшествующем тому, в котором рассчитывается лимит кассы. Никаких ограничений на данный счет Положение не содержит. Теперь о промежутке времени между днями сдачи денег в банк. Он также исчисляется в рабочих днях с учетом графика работы. Это означает, что если в организации пятидневная рабочая неделя, и она сдает наличную выручку один раз в неделю, то период между инкассациями будет равен 5 рабочим дням. Если же раз в неделю сдает выручку в банк организация, которая работает 6 или 7 дней в неделю, то у нее этот показатель будет составлять 6 или 7 рабочих дней соответственно. Для определения рабочих дней надо брать обязательно свой график работы. Ведь если у вас, например, семидневная рабочая неделя, то указав период между инкассациями как 5 рабочих дней, вы фактически не учтете при расчете кассового лимита потенциальную наличную выручку, которую вы можете получить за два выходных дня и можете превысить лимит. Заинтересованы в как можно большем лимите кассы? Берите максимальный перерыв между походами в банк. Он составляет 7 рабочих дней для населенных пунктов с отделением банка и 14 — без такового.

Ошибки при определении расчетного периода

Нужно предупредить о возможной опасности. Если при проверке обнаружится, что период между инкассациями из договора с банком и период, использованный в расчете, не совпадают, могут пересчитать лимит, исходя из договорного промежутка времени. Но поскольку нигде не сказано, что необходимо руководствоваться именно определенным сроком инкассации (если таковой есть), штрафа в такой ситуации быть не должно. По крайней мере, в суде свою правоту можно отстоять.

Лимит кассы для вновь созданных организаций

Вновь созданные субъекты предпринимательской деятельности, рассчитывающие получать наличную выручку, определяют лимит кассы, исходя из прогнозных данных. По мере поступления реальных денег его можно будет скорректировать. А вот если организация была создана, скажем, несколько месяцев назад, но никакой деятельности с момента создания не вела, и, соответственно, никакой выручки у нее не было, то она не вправе рассчитывать лимит, исходя из возможной выручки. Таким способом его можно установить только для вновь созданного юридического лица или лица, только получившего статус предпринимателя. Поскольку у «спящей» организации до сих пор не было наличных поступлений, ее лимит на данный момент равен нулю.

Спорные вопросы в связи с расчетом лимита кассы

Возможна ситуация, когда в уже действующей организации появляется новое обособленное подразделение. Для обособленных подразделений с собственным банковским счетом лимит рассчитывается отдельно от головного офиса исходя из показателей этого подразделения. Если же у обособленного подразделения своего банковского счета нет, то отдельная предельная сумма наличности в кассе для него не рассчитывается, а устанавливается общий лимит для головного офиса вместе со всеми подразделениями без собственных банковских счетов. Также не получится включить в общий лимит организации выручку, ожидаемую к поступлению от нового подразделения. Для уже действующих организаций он определяется, исходя из прошлых поступлений. Однако это совсем не значит, что придется выкраивать лимит для нового подразделения за счет уже существующих. Как только у нового подразделения появится своя наличная выручка, его можно пересчитать для организации в целом, используя бланк расчета лимита кассы.

Предприятие, организация, индивидуальный предприниматель, которые осуществляют свою деятельность с помощью кассовых операций, должны соблюдать кассовую дисциплину, выполнять правила проведения операций с наличностью и документами, соблюдать лимит кассы. Контроль за порядком ведения всех дисциплин возложен на обслуживающий банк и налоговые органы.

Лимитом кассы называется регламентируемая, максимально допустимая сумма наличности, присутствующая в кассе на конец дня. На сегодняшний день предусмотрено, что лимитный остаток субъекты определяют самостоятельно, но в соответствии с установленной формулой. Денежные средства, накопленные в кассе сверх лимита, должны быть зачислены на расчетный счет. Существуют исключения, дозволяющие превышение лимита. Это дни выплаты зарплаты, стипендии, социальных выплат, праздничные дни и выходные.

Зачем необходим расчет?

Расчет лимита остатков кассы необходим для определения и утверждения, путем подписанного приказа или распоряжения, максимальной суммы наличности, для соблюдения законов РФ по налоговой отчетности и порядку ведения кассовых операций. Положение о лимите установлено для всех юридических лиц, в том числе обособленных подразделений, у которых открыт банковский счет.

Большинство расчетов между субъектами должно проводиться в безналичном виде, через расчетный счет. Из лимитных кассовых средств осуществляются наличные выплаты:

  • зарплаты и пособий;
  • на потребительские нужды ИП, без учета нужд на предпринимательскую деятельность;
  • оплату товаров и услуг сторонних организаций (кроме ценных бумаг);
  • выдачу средств под отчет работникам организации;
  • возврат средств за неоказанные услуги, невыполненные работы, ранее оплаченные наличными средствами, но возвращенные товары.

На другие цели наличные не тратятся. Все средства сверх лимита передаются в банк, на расчетный счет. Все операции, связанные с соблюдением кассовой дисциплины, осуществляются кассовым работником с соответствующими правами и обязанностями, регламентируемыми должностными обязанностями, под роспись.

Прочитайте:  Что такое ситуационное собеседование. Когда и как используется ситуационное собеседование: как составить бизнес-кейсы для интервью

Как осуществить расчет — об этом говорится в видео. Приглашаем посмотреть.

Расчет лимита, исходя из наличной выручки

Наличная выручка объединяет весь наличный объем, принятый в кассу за оказанные услуги, проданные товары, осуществленные работы. При расчете лимита вновь созданной организации во внимание принимается ожидаемый объем наличности.

Формула расчета лимита кассы такова:

О:Р*Пи=Л

  • О — в данном случае, объем выручки;
  • Р — расчетный период;
  • Пи — период инкассации в банк;
  • Л — полученный лимит.

Расчетным периодом может считаться любой период в пределах трех месяцев (92 рабочих дня). Это может быть неделя, месяц или один день, в том числе пиковых поступлений. Объемом считается сумма всей выручки за указанный период. Периодом инкассации считается периодичность передачи наличных денег в банк. Это может быть ежедневной процедурой или проводиться реже, но не более чем раз в 7 дней. Причем, для субъектов, на территории расположения которых нет обслуживающего банка (имеется ввиду населенный пункт), период увеличивается до двух недель.

Например, расчетным периодом считаем неделю с 12 по 19 сентября. Сумма всей выручки за это время составила 280000 рублей. Инкассация в банк производится каждые три дня. Тогда, лимитом кассы будет:

280000:7*3=120000 рублей

Периодичность сдачи в банк совершенно не обязательно исполнять, руководствуясь данным правилом. Это можно делать чаще или реже, исходя из установленного графика или нужд организации.

По правилам настоящего времени, руководитель организации или индивидуальный предприниматель вправе устанавливать лимит по кассе самостоятельно и так часто, как этого требует динамика работы. Главное, правильно рассчитать показатели и издать приказ о установлении соответствующего лимита.

Данный приказ, или распоряжение, являются главным документом для предъявления контролирующим органам в ходе проверки соблюдения кассовой дисциплины. Проще говоря, если появилась необходимость в значительном увеличении лимита кассы, необходимо взять для расчетов подходящий период сдачи выручки (увеличенной) и издать новый приказ после пересчета формулы.

Если наличная выручка отсутствует

Организации, не принимающие в собственную кассу выручку за услуги, продажу товаров и выполненные работы, а ведущие расчеты безналичным способом, тоже имеют лимит кассы на расходы хозяйствующего объекта. Расчет лимита кассы при отсутствии наличной выручки происходит следующим способом:

О:Р*Пп=Л

В этом случае сохраняется вся структура, за исключением пункта Пп. Он означает период между получением (снятием) денег в банке. Список разрешенных наличных выплат из кассы тот же, что и для организаций с наличной выручкой, кроме фонда заработной платы и пособий.

Рассмотрим пример расчета лимита кассы. Кассир, для хозяйственных нужд, раз в неделю (раз в пять рабочих дней) снимает деньги в банке. Расчетным периодом удобно взять любую неделю (пять рабочих дней). Допустим, было снято 10000 рублей. Тогда лимит кассы рассчитываем так:

10000:5*5=10000 рублей

Ограничения по интервалу между получением наличных денег в банке и выбору расчетного периода сохраняется (7 и 92 дня). При расчетах лимита кассы часто получаются дробные значения. Показатель в этом случае определяется в целых рублях. Необходимо округлить цифру в сторону увеличения.

На что нельзя расходовать наличность?

Банком РФ определен список целей, запрещенных к финансированию из средств, поступающих в кассу в виде наличности:

  1. Операции с ценными бумагами.
  2. Оплата аренды недвижимости.
  3. Возврат и выдача займов.
  4. Осуществление выплат по выигрышам в азартных играх, проведенным лотереям.

На эти цели используется наличность, снятая с банковского счета организации. Наличный расчет ограничивается суммой в 100 тысяч рублей по одному договору.

Что будет, если лимит кассы не установлен

Если нет документа (приказа), подтверждающего его официальное установление для субъекта, то вся выручка (наличность), находящаяся в кассе на момент проверки, будет считаться сверхнормативной. Представитель банка или налоговый работник, обнаруживший нарушение по части превышения лимита, фиксирует факт нарушения в соответствующем документе, после чего передает его в ИФНС. На ее основании выносится постановлении о нарушении и налагается штраф. Для должностного лица он предусмотрен до 5 тысяч рублей, для организации — до 50 тысяч рублей.

Не является нарушением хранение в кассе без установленного лимита денежной наличности, предусмотренной для выплаты зарплаты, пособия. Главное — уложиться с выдачей в трехдневный срок, начиная с дня получения денег в банке.

Прочие нарушения лимита кассы

Также в список нарушений по лимиту входят:

  • накопление средств в кассе свыше установленного лимита;
  • неоприходование поступившей наличности в кассу;
  • нарушения порядка хранения наличных средств;
  • расчеты наличными средствами сверх лимитированных пределов.

Плановая проверка в организациях по правилам ведения кассовых операций контролирующими органами должна осуществляться не реже одного раза в два года, но это не значит, что они не имеют право проверять кассовую дисциплину чаще. Лимита и ограничений на повторные проверки нет. При этом налоговики проверяют саму кассовую дисциплину, а обслуживающие банки — первичные документы, на основании проведения финансового мониторинга.

Итак, и предприниматели, и организации не могут хранить денежные средства в кассе сверх установленных норм. «Излишняя», сверхнормативная, выручка, подлежит передаче в банк, на расчетный счет. Каждый субъект рассчитывает свой лимит самостоятельно, ориентируясь на утвержденные формулы. Конечно, произвольно установить нужную сумму лимита невозможно, но можно приблизить лимит к желаемой цифре, оперируя необходимыми значениями. А также разрешено устанавливать лимит столько раз, сколько необходимо.

Организации, освобожденные от установленного лимита кассы

После внесения изменений в порядок кассового учета, некоторые организации были освобождены от обязательного установления предельного размера наличности в кассе. К ним относятся предприниматели малого бизнеса и ИП. Для того чтобы воспользоваться правом на неограниченное обращение наличности в кассе, предприятию необходимо соответствовать следующим критериям:

  • средняя численность сотрудников за предыдущий год составляет не более 100;
  • сумма выручки без учета НДС за прошлый год — не более 800 млн рублей;
  • доля в уставном капитале сторонних юридических лиц — 25% или менее;
  • доля участия средств в уставном капитале различных фондов, организаций или объединений не превышает 25%.

Индивидуальные предприниматели и представители малого бизнеса получили право не соблюдать лимит денег в кассе с 1.06.15. Организации, зарегистрированные как объекты малого бизнеса после указанной даты, могут не устанавливать лимит с момента признания статуса предпринимательской деятельности.

Отказ предприятия от лимита кассы

Для отказа от установления предельного значения денег в кассе недостаточно просто заявить об этом. Как и любое действие предприятия, оно должно быть оформлено документально в следующем порядке:

  1. Если до момента отказа действовал приказ об установлении лимита кассы, его требуется отменить.
  2. Подготовить и утвердить приказ об устранении установленного лимита кассы с определенного числа.

Составление документа об отсутствии предельной суммы денег в кассе очень важно, т. к. при плановой проверке несоблюдение кассового лимита будет необоснованным и повлечет за собой административную ответственность.

Виды штрафов при нарушениях лимита кассы

В случаях, когда хранение сверхлимитных сумм не разрешено, предприятию грозят штрафы по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. В зависимости от того, кто несет ответственность, суммы могут быть в размере:

  • 4-5 тыс. рублей выплачивают ИП и должностные лица малого бизнеса;
  • 40-50 тыс. рублей взимают с юридических лиц (т. е. с предприятия).

Во избежание штрафных санкций следует тщательно следить за кассовыми операциями и вовремя передавать сверхлимитные суммы в банк.

Предприятие может быть привлечено к ответственности и в случаях таких нарушений, как хранение средств в кассе без оформления приходного ордера, а также при просрочке выплаты сумм, направленных из фонда оплаты труда.

Законное хранение сверхлимитных средств в кассе

Согласно указанию Банка России, предусмотрены случаи, когда лимит кассы предприятия можно законно превысить. В перечень включены суммы:

  • для выплаты в фонд заработной платы (оплата за труд, стипендии, социальные выплаты);
  • образовавшиеся в праздничные и выходные дни, если организация осуществляет наличные расчеты в это время.

Стоит учитывать, что средства, поступающие из фонда оплаты труда, должны быть выплачены в течение 3-5 дней, включая день, в течение которого средства поступили в кассу.

Как соблюсти кассовый лимит?

Необходимо, чтобы руководство предприятия внимательно относилось к вопросу ведения кассового дела. Лимит должен быть введен соответственно обороту наличности в кассе. Установление сумм, не обоснованных расчетами, скорее всего, приведет к частым нарушениям лимита.

Остаток денег в кассе можно увидеть в кассовой книге. Если обнаружена предельная сумма, ее следует сдать на хранение в банк. Предприятие вправе устанавливать самостоятельно периодичность отправления денежных средств для зачисления на расчетный счет. К обязательной инкассации подлежат только лимитные суммы, распределение остатка происходит на усмотрение организации.

Расчет лимита кассы

Существует 2 метода, на основе которых проводят расчет предельно допустимой суммы денежных средств в кассе. Если лимит был рассчитан до 1.06.14, во избежание проблем с налоговой службой лучше отменить старый приказ и издать новый. Лимит наличных в кассе выводят на основании объемов планируемой выручки или расходов наличности.

Период, по данным которого рассчитывают кассовый лимит, устанавливается предприятием самостоятельно. Обычно используют квартал:

  • предшествующий тому, для которого проводят расчет;
  • с показателем максимальной выручки;
  • аналогичный периоду прошлого года.

Расчетный период включает в себя все рабочие дни рассматриваемого квартала, но не должен содержать более 92 дней. Получившуюся сумму лимита можно округлять до рублей в большую или меньшую сторону.

Расчет на основе объема выручки

Метод используется в тех случаях, когда предприятие получает или планирует получать выручку наличностью. Чтобы осуществить расчет лимита кассы, основываясь на объеме вырученных от экономической деятельности средств, используют формулу Л = Об ÷ Трас × Тин, где:

— Л — лимит средств в кассе;

— Об — объем выручки, полученный наличным расчетом, за рассматриваемый период;

— Трас — расчетный период (квартал) в днях;

— Тин — периодичность сдачи средств в банк (инкассации).

Пример расчетов по объему выручки

Рассмотрим, как рассчитать лимит кассы, используя следующие данные: в кассу торговой фирмы «Х» ежедневно поступает выручка. Расчетным периодом признан первый квартал прошлого года. Выручку сдают 1 раз в 4 дня. Фирма работает без выходных. Выполним действия:

  1. Рассчитаем количество рабочих дней в квартале. В условии указано, что фирма осуществляет деятельность всю рабочую неделю, следовательно, расчетный период состоит из 90 дней.
  2. Объем полученной выручки, который был выявлен на основании данных счетов 50, 90 и 62, составил 4 856 548 рублей, а именно: в январе — 1 558 884 р., в феврале — 1 240 058 р., в марте — 2 057 606 р.
  3. Рассчитаем лимит кассы на первый квартал: Л = 4 856 548 ÷ 90 × 4 = 215 846 р.

Основываясь на результатах, глава фирмы выпустил приказ об утверждении лимита.

Лимит остатка наличности в кассе