Положение о защите информации. Образец договора и обязательства о неразглашении коммерческой тайны и сопутствующих документов

Руководители многих компаний рано или поздно сталкиваются с тем, что в организации появляются некоторые сведения, не подлежащие разглашению.

При идеальном стечении обстоятельств все эти сведения будут известны только ответственным и преданным людям, но таких идеальных случаев крайне мало.

В связи с этим, в различных фирмах разрабатываются меры по защите информации, имеющей коммерческую ценность.

Сейчас мы заострим внимание на правовых методах такой защиты.

Положение о защите информации

Первым делом, необходимо разработать комплексный документ, который бы закреплял основные принципы и способы защиты коммерческой информации. Обычно в компаниях составляют Положение о защите коммерческой информации, где отражают бы следующие вопросы:

  1. Какая информация подлежит защите.

    Можно сказать, это самая важная часть. Следует максимально продумать, какая информация, оказавшись в свободном доступе, принесет компании вред. Сюда смело можно относить клиентскую базу, сведения о выручке и показателях прибыли, всю интеллектуальную собственность.

  2. Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне.

    Информация всегда фиксируется на каких-либо материальных носителях.

    Потому нужно выработать способ, которым будут помечаться такие носители.

    В организациях используют штампы, которыми помечают все документы, содержащие коммерческую тайну. Чаще всего, на них так и пишут «Коммерческая тайна», чтобы избежать недопонимания.

  3. Какие сотрудники или подразделения работают с такой информацией.

    После определения круга информации, которую стоит тщательно охранять, необходимо продумать, кто же должен с ней работать, а кому можно обойтись и без такого доступа. Например, клиентская база должна быть доступна целиком только одному, очень проверенному сотруднику, давно работающему в организации и заслужившему доверие.

    Да, менеджеры, работающие с клиентами напрямую, уведут их за собой при увольнении, и это нормальные потери. Если же такой менеджер сможет утянуть базу целиком, то это станет серьезным ударом для всей организации.

  4. На кого возложены обязанности по контролю за соблюдением режима коммерческой тайны.

    Можно поручить такую работу одному из юристов фирмы, если она небольшая. Если же предприятие большое, то можно и отдельного сотрудника нанять.

    Кроме того, имеет смысл создать специальную комиссию, которая будет рассматривать все случаи нарушения режима коммерческой тайны, порядка работа с носителями информации и факты разглашения сведений.

  5. Меры по охране коммерческой тайны.

    Надо тщательно продумать механизм защиты коммерческой тайны. Где будут храниться документы и электронные носители информации (отдельная комната, сейф), как сотрудник получает доступ к ним, кто проставляет гриф «Коммерческая тайна» на документах.

    Режим коммерческой тайны должен представлять собой определенную процедуру работы с информацией, а не быть грозным словосочетанием, которое остается лишь на бумаге.

    Сейчас шпионаж с помощью компьютерных средств — не сюжет из фильма, а вполне реальная угроза для фирмы.

    Очевидно, для нормальной работы сотрудникам необходимы компьютеры, которые имеют доступ в Интернет.

    Люди посещают разные сайты, пользуются электронной почтой и не все они могут грамотно избегать вирусных угроз. Значит, целесообразно разработать или приобрести программные продукты, которые защитят скрытую информацию.

  6. Ответственность.

    Без этого пункта все остальные были бы бессмысленные. Пропишите, какие меры дисциплинарной (выговор, строгий выговор, увольнение) и материальной ответственности (лишение премии, снятие надбавок, возмещение причиненного ущерба предприятию) могут применяться к работникам, не выполнившим в полной мере своих обязанностей по защите коммерческой тайны.

После этого, можно разрабатывать на базе Положения иные документы, которые помогут сохранить в тайне важные сведения.

Образец Положения о коммерческой тайне.

Соглашение о неразглашении

Для чего нужна подписка о неразглашении коммерческой тайны?

Сотрудники, которые, в силу возложенных на них должностных обязанностей, будут работать с информацией, не подлежащей разглашению, принимают на себя дополнительные обязательства.

Некоторые юристы рекомендую включать пункты о неразглашении прямо прописывать в трудовые договоры, заключаемые с конкретным сотрудником, или в Правила внутреннего трудового распорядка, которые действуют в организации.

Проблема здесь в том, что люди при устройстве на работу читают, главным образом, только пункты о зарплате, числах ее выплаты и количестве дней отпуска.

Многочисленные права и обязанности, которые занимают, подчас, несколько страниц, просто пробегают глазами.

Такой подход оправдан тем, что большинству людей и так очевидны их обязанности: выполнять трудовую функцию, вовремя приходить на работу, добросовестно трудится.

Все вроде ясно. Правила внутреннего трудового распорядка никто не читает вовсе, просто подписывают. В связи с этим, целесообразнее всего составить дополнительный документ — соглашение о неразглашении.

Пусть это будет небольшой документ, где будет четко прописано, от каких действий работник должен воздерживаться, и какая предусмотрена за это ответственность. Вот тут можно быть уверенным, что сотрудник отнесется серьезно к подписанию нового, непривычного документа.

Что включает в себя договор о неразглашении коммерческой тайны? В соглашении необходимо подробно расписать несколько моментов:

  1. Порядок работы с носителями информации, составляющей коммерческую тайну.

    Обычно указывается, что такие документы, магнитные диски, дискеты, флэш-накопители имеют пометку коммерческая тайна. И работать с такими носителями информации можно только в помещениях организации, нельзя их выносить за пределы этих помещений, нельзя снимать копии, хранить документы и электронные носители нужно в сейфе.

    При увольнении или уходе в отпуск все носители должны быть сданы руководителю сотрудника. Если будет обнаружена утрата каких-либо материалов, также нужно немедленно известить своего непосредственного руководителя.

  2. Использование информации, составляющей коммерческую тайну.

    Необходимо подробно и понятно расписать, казалось бы, очевидные, но важные вещи: что работник должен использовать тайные сведения только для выполнения порученной ему работы, соблюдать порядок работы с носителями информации, составляющей коммерческую тайну. Сотрудник должен всячески воздерживаться от разглашения сведений третьим лицам, не раскрывать их публично, не использовать для занятия другой деятельностью.

  3. Ответственность.

    В соглашении о неразглашении обязательно стоит указать, что все случаи несоблюдения режима коммерческой тайны или разглашения сведений будут расследоваться специальной комиссией, которая даст оценку действиям работника.

    В случае признания его вины, будут применены соответствующие дисциплинарные меры, взыскан материальный ущерб в полном объеме, если он был причинен.

Образец договора-соглашения о неразглашении коммерческой тайны.

Письмо о неразглашении

Как известно, заключенные договоры между компаниями являются заключительным этапом переговоров. В процессе согласования условий сотрудничества используется устный и письменный обмен данными. Вполне может возникнуть ситуация, когда одной из сторон потребуется от другой некая конфиденциальная информация для принятия окончательного решения.

Чтобы частично урегулировать такое одностороннее и безвозмездное предоставление информации, от компании требуют предоставить письмо о неразглашении коммерческой тайны.

В письме выражаются обязательства не использовать предоставленную конфиденциальную информацию в иных целях, кроме оговоренных сторонами; не предоставлять информацию другим лицам, не предавать публичной огласке.

Также необходимо указать, что ущерб, причиненный владельцу коммерческой тайны лицом, направившим такое письмо, будет компенсирован в полном объеме.

Образец обязательства о неразглашении коммерческой информации.

Расписка

Бывают случаи, когда организация привлекает человека для работы по гражданско-правовому договору. Для такого обстоятельства надо подготовить шаблон расписки о неразглашении.

Собственно, структура его схожа с соглашением о неразглашении, которое подписывает принимаемый на работу сотрудник.

Только доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну будет производиться на основании конкретного гражданского договора, а не в силу выполнения служебных обязанностей.

Также в расписке будут отсутствовать пункты о дисциплинарной ответственности, по понятным причинам.

Зато подписавший расписку будет извещен о своей материальной ответственности за использование тайных сведений не по назначению или в своих личных целях.

Примерная форма расписки об ознакомлении со сведениями, составляющими коммерческую тайну.

Резюме

Важно помнить, что все перечисленные документы являются лишь формой закрепления существующих отношений по охране коммерческой тайны, а не страховкой на все случаи жизни.

Доказать, что конкретный работник выдал сведения, составляющие коммерческую тайну, заинтересованным лицам будет крайне сложно. Скорее всего, никто никогда не получит прямых доказательств совершения промышленного шпионажа.

Поэтому руководитель должен, в первую очередь, добросовестно выполнять свою работу: организовать систему мер по сохранению коммерческой тайны, тщательно подобрать кадры для работы с конфиденциальной информацией, следить за работой сотрудников. И не стоит забывать о материальном поощрении сотрудников, которое как ни что другое мотивирует людей сохранять лояльность своей компании.

Прием сотрудника на работу — это достаточно важная процедура, от которой зависит не только продуктивность, но и успешность вашей фирмы.

Если вы нашли подходящего кандидата, желающего трудиться на предприятии, очень важно сделать правильное оформление, чтобы избежать дополнительных трудностей и проблем.

Как документально зафиксировать факт приема сотрудника на работу?

Если ваша фирма легальна и проводит все операции через бухгалтерию, очень важно не просто найти идеального работника, но и оформить его в соответствии с установленным законодательством.

Прежде, чем начать оформление, необходимо принять от человека заявление о приеме на работу. Некоторые фирмы не делают этого, чтобы избежать потенциальных проблем при увольнении, поэтому вы можете просто подписать договор, в котором будут оговорены все условия сделки. Это следует из статьи 56 и части 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

После того, как заявление подписано и прикреплено к личному делу, работодатель обязан сообщить новому коллеге устав, познакомить его с коллективом, дать заполнить анкеты (если это предусмотрено правилами компании), дать необходимые должностные инструкции. В этом случае четкой схемы не предусмотрено, и начальник может самостоятельно определить порядок и ход такой несложной процедуры.

После того, как два этапа пройдены, начальник должен оформить приказ о приеме на работу, сделать соответствующую запись в трудовой книжке, а также убедиться в том, что на фирме есть личное дело сотрудника, его анкеты и заявление.

Наличие этих документов указывается в личной карточке.

ТК РФ, Статья 56. Понятие трудового договора. Стороны трудового договора

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. (в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 05.05.2014 N 116-ФЗ) (см. текст в предыдущей редакции)

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

Статья 68 ТК РФ. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. (часть третья в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Вот окончательный список документов, которые требуются для принятия на работу:

  1. Копия паспорта, идентификационного кода.
  2. Заявление о приеме на работу.
  3. Диплом соискателя.
  4. Трудовая книжка.
  5. Вывод медицинской комиссии.
  6. Документы воинского учета.
  7. Медицинская книжка (если работа связана с пищевой промышленностью или общественным питанием).
  8. Если на работу принимается кандидат пенсионного возраста, работодатель обязан взять у него пенсионное удостоверение.

Какую личную информацию нельзя разглашать?

Согласно ст. 65 ТК РФ, начальник и рекрутер имеют право задавать сотруднику исключительно связанные с работой вопросы. У потенциального кандидата можно узнать о предыдущем месте работы, успехах, достижениях, навыках. Однако есть информация, которая считается конфиденциальной, и попытка узнать что-то большее приведет к судебным тяжбам (ч. 1 ст. 5.61 КоАП РФ).

Вот некоторая информация, которую не имеет права разглашать работодатель:

  1. Личные данные сотрудников, которые находятся под статьей «О неразглашении персональных данных».
  2. Семейное положение, а также дальнейшие планы на семейную жизнь.
  3. Ориентация сотрудника, его сексуальные предпочтения (даже если эта информация была указана в персональной анкете).
  4. Национальность, вероисповедание, политические убеждения сотрудников.

Однако стоит помнить, что и недобросовестные работники могут понести ответственность за свои слова. Многие люди были уволены еще и потому, что тайны фирмы были разглашены родственниками или болтливыми детьми.

Помните, что есть некоторые виды информации, защищаемые бизнесом (коммерческие и профессиональные тайны).

Вот некоторые виды коммерческой информации, которую вы не должны разглашать:

  1. Секретные разработки предприятия (особенно если вы работаете на заводе или засекреченных объектах, исследовательских станциях).
  2. Успешность фирмы.
  3. Количество и содержание деловых договоров.
  4. Доход фирмы.
  5. Внутренний устав фирмы, придуманный для сотрудников.

Также существуют некоторые профессиональные тайны, о которых обязательно должен знать каждый соискатель:

  1. Данные клиентов, содержание их документов.
  2. Тайна связи (никто не имеет права прослушивать мобильные телефоны, читать личную переписку или устанавливать слежку).
  3. Медицинская, нотариальная, юридическая тайны (представители этих профессий должны иметь четкое представление о том, что все результаты обследований, смысл документов, а также данные клиентов должны оставаться в полной безопасности).

Постарайтесь соблюдать этику, а также помните о том, что закон не имеет обратной силы: за разглашение тайны человека могут не только привлечь к административной ответственности, но и назначить действительный тюремный срок.

Медицинский осмотр при приеме на работу

В статье 213 Трудового кодекса РФ указаны представители профессий, для которых медицинский осмотр является обязательным. Вот они:

  1. Сотрудники на вредных производствах (в том числе шахтеры).
  2. Люди, работающие с детьми (учителя, няни, воспитатели).
  3. Водители всех видов транспорта.
  4. Сотрудники пищевой промышленности.
  5. Сотрудники медицинских учреждений.
  6. Лица, трудящиеся на производстве питания.

Помните, что если будущему сотруднику нет 18 лет, он обязан пройти медицинский осмотр вне зависимости от профессии.

Список врачей, а также время их посещения, оговаривается строго индивидуально, в зависимости от состояния работника. Однако есть специалисты, к которым должен пойти каждый соискатель:

  1. Окулист (особенно если работа связана с высоким напряжением).
  2. Отоларинголог (ЛОР-врач).
  3. Хирург.
  4. Невропатолог.
  5. Терапевт (выносит окончательное решение и назначает дополнительные обследования, если у врачей возникли какие-либо сомнения).

Если потенциальный кандидат болен, лучше сразу же предупредить его о возможных трудностях. Это не только обезопасит работодателя, но и поможет человеку избавиться от дальнейших проблем.

Как отказать потенциальному кандидату?

Если вы ищите нового сотрудника в штат и проводите регулярные собеседования для выявления потенциального кандидата, отказывать «неподходящим» лицам владелец фирмы имеет полное право. Обычно серьезные предприятия внимательно рассматривают резюме, проводят собеседования, после чего находят лучшее лицо. Фраза «Мы вам перезвоним» давно стала афоризмом, но не стоит тревожиться: обычно у соискателей есть несколько вариантов.

Однако есть лица и категории граждан, которым нельзя отказать в приеме на работу. Вот они:

  1. Работникам, пришедшим на фирму в связи с переводом с другого предприятия или фирмы (ч. 4 ст. 64).
  2. Сотрудникам, избранным на указанную должность порядком голосования или по результатам конкурсного отбора (ст. 16, 18, 332).
  3. В случае, если судом было вынесено решение, обязывающее работодателя заключить договор (ст. 16).

Статья 18. Трудовые отношения, возникающие на основании трудового договора в результате избрания по конкурсу

Трудовые отношения на основании трудового договора в результате избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности возникают, если трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, или уставом (положением) организации определены перечень должностей, подлежащих замещению по конкурсу, и порядок конкурсного избрания на эти должности.

Есть спорные моменты, как, например, ВИЧ-инфекция или беременность сотрудника.

Если речь идет о приеме на работу врача или учителя, СПИД может стать причиной отказа от дальнейшего сотрудничества. Однако на любую другую должность человек имеет полное право претендовать. За дискриминацию фирма может понести серьезную ответственность.

Чтобы правильно оформить сотрудника на работу важно не просто заполнить документы, а провести глубокий анализ его личностных данных, определить потенциал и способности кандидата. Это позволить сделать взаимное сотрудничество максимально выгодным и перспективным.

Прочитайте:  Так ли необходимо приглашение. Приглашение на собеседование: как написать по электронной почте - образцы текста и письма, как правильно пригласить человека по телефону, пример
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: