Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии. Должностные обязанности специалиста отдела кадров

Бизнес процесс

Если провести анализ вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста отдела кадров, то полученный результат станет для многих читателей настоящим открытием. Много десятилетий назад, еще в стране, которой нет на карте мира с 1991 года, сформировался стереотип, что «кадровик» — это довольно престижная должность, которую занимали близкие родственники или хорошие друзья начальства предприятий, заводов и фабрик. Стабильное трудовое законодательство и отлаженный механизм приема и увольнения советских граждан на работу гарантировали «кадровикам» спокойную жизнь и минимальное количество выполняемых обязанностей. Одним словом, отдел кадров на крупном советском предприятии всегда считался небольшим «райским» уголком для его работников, а многие представители старшего поколения сохранили подобное отношение к сотрудникам кадровых отделов и в современных экономических условиях.

Но, насколько данный стереотип соответствует реальному положению вещей, что изменилось в перечне обязанностей специалистов-кадровиков в течение последних десятилетий, а также является ли данная профессия престижной и востребованной на современном рынке труда, — именно эти вопросы можно считать главной темой представленной статьи. Читатели узнают много новой и полезной информации, которая не только повысит их общий уровень эрудиции, но и принесет практическую пользу безработным, студентам и будущим абитуриентам.

Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии

Прежде чем перейти к детальному изучению вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста по кадрам, рассмотрим, что такое отдел кадров на современном предприятии. Представленный структурный элемент любой фирмы, организации или учреждения выполняет целый ряд функций, необходимых для обеспечения нормальной работы субъекта предпринимательской деятельности или некоммерческой структуры, независимо от принадлежности к определенной отрасли экономики.

Если речь идет о небольшой фирме, где нет соответствующего отдела, тогда его функции выполняет или специалист (менеджер) по кадрам, или они распределяются между несколькими сотрудниками из административного персонала. Но данный вариант возможен только в том случае, если возложение функций специалистов по кадрам предусмотрено в трудовом договоре. Например, никто не может заставить главного бухгалтера выполнять работу кадровиков, так как это запрещено Трудовым Кодексом РФ.

Отдел кадров, независимо от размеров, направления деятельности и формы собственности предприятия, работает в двух главных направлениях:

Специалист отдела кадров


  • обеспечивает фирму нужными кадрами: занимается анализом потребностей в новых сотрудниках, разрабатывает штатное расписание, подбирает квалифицированный персонал, имеющий опыт определенных работ;

  • формирует кадровую политику фирмы (требования к сотрудникам, повышение квалификации персонала и т.д.).

Если отбросить специальную терминологию и другие малозначительные нюансы, тогда можно сказать, что главная цель существования отдела кадров заключается в том, чтобы обеспечить фирму необходимыми кадрами с достаточным уровнем квалификации, которая необходима для выполнения основных функций компании.

К обязанностям кадровых служб на современных предприятиях относятся:

  • На основании специфики деятельности фирмы создание планов укомплектованности трудовыми кадрами всех ее подразделений.

  • Прием на работу, перевод на другую должность, а также увольнение сотрудников, включая оформление всех необходимых документов.

  • Учет личного состава.

  • Организация хранения трудовых книжек, их заполнение, а также ведение другой сопутствующей документации.

  • Создание комфортных условий для работы персонала, в соответствии с действующим трудовым законодательством.

  • Разработка предложений по улучшению условий работы.

  • Подготовка документации и отчетов для комиссий, проверяющих выполнение трудового законодательства.

  • Инструктаж сотрудников и контроль выполнения полученных инструкций.

  • Предупреждение фактов нарушения дисциплины.

  • Максимальная помощь по трудоустройству уволенных сотрудников.

На каждом предприятии (где функционирует соответствующий отдел) специалист по кадрам выполняет определенные должностные обязанности из представленного списка, обеспечивая эффективную работу не только данного отдела, но и всего предприятия/учреждения.

Основные обязанности специалистов отдела кадров

Представленный в предыдущем разделе список обязанностей кадровых служб включает их общие задачи, которые состоят из отдельных ежедневных функций разных специалистов по персоналу. Например, кадровый менеджер (современный вариант названия должности специалиста отдела) выполняет следующие функции:

  • разрабатывает штатное расписание и должностные инструкции;

  • занимается кадровой документацией и обеспечивает ее сохранность;

  • подготавливает документы по охране труда на рабочем месте (отдельно для каждой должности);

  • подготавливает локальную документацию, инструкции, положения, нормативные акты;

  • занимается вопросами статистической отчетности, включая документы о численности и движении персонала и ежемесячные отчеты по ФП-4;

  • ведет журналы по кадрам, подготавливает приказы о назначениях, переводах, увольнениях;

  • ведет личные дела сотрудников;

  • составляет графики отпусков, вносит изменения в перечисленные документы и т.п.

Прочитайте:  Как эффективно запускать рекламу в социальных сетях. Рекламные кампании в социальных сетях

На некоторых предприятиях (зависит от численности персонала) должностные обязанности ведущего специалиста по кадрам включают также следующие функции:

  • Обеспечивает актуальность информации в банке данных о персонале фирмы, своевременно внося все происходящие изменения.

  • Занимается карточками пенсионного страхования сотрудников и другими документами, имеющими отношение к пенсионному обеспечению в соответствии с действующим законодательством РФ.

  • Собирает информацию о текучести кадров, анализирует ее, разрабатывает программы по устранению данной негативной тенденции.

  • Следит за временем хранения всей документации, подготавливает бумаги для сдачи в архив, если это требует действующее законодательство и внутренний распорядок предприятия.

  • Поддерживает соблюдение работниками организации трудовой дисциплины и внутренних правил предприятия.

Если перейти к вопросу о непосредственной работе с персоналом, то сотрудники отдела кадров выполняют следующие функции:

  • занимаются вопросами воинского учета;

  • подготавливают больничные листы для передачи в бухгалтерию;

  • занимаются вопросами профессиональной подготовки кадров: организовывают проведение тренингов, курсов повышения квалификации, семинаров и т.д.;

  • организовывают составление для сотрудников фирмы справок, делают копии и выписки из оригиналов документов, которые хранятся в отделе кадров;

  • проводят консультации по вопросам трудового законодательства;

  • занимаются учетом рабочего времени и следят за трудовой дисциплиной (в зависимости от специфики деятельности предприятия, данные функции могут принадлежать руководителям структурных подразделений);

  • оформляют и контролируют процесс подготовки документов, которые необходимы для командировок;

  • разрабатывают системы поощрений и наказаний сотрудников, учитывая занимаемую должность, уровень ответственности и другие факторы.

Обратите внимание на тот факт, что, несмотря на достаточно большой список обязанностей, которые возложены на сотрудников отдела кадров, довольно часто всю перечисленную работу выполняет один человек, например, когда персонал фирмы состоит из десяти-двадцати сотрудников. Но если речь идет о большом предприятии, где работают тысячи специалистов самых разных специальностей, тогда отдел кадров — это своего рода «фирма внутри фирмы» со своими правилами, законами и четко распределенными обязанностями. И деятельность данного отдела, в отличие от работы спокойных советских кадровиков, о которых упоминали в начале статьи, сильно влияет на общую производительность, рентабельность и другие важные экономические показатели работы крупной компании.

Несмотря на тот факт, что каждый специалист по кадрам имеет должностные обязанности, которые кратко отображены во внутренних документах фирмы, реально данный вопрос решает руководитель отдела. Рассмотрим, как это происходит на практике, если взять частное производственное предприятие, на котором работают до трехсот человек. Отдел кадров по результатам работы за прошедший месяц, получает общий фонд заработной платы — 4000 долларов, который распределяет начальник структурного подразделения.

Справедливый руководитель, который смотрит на несколько месяцев вперед, знает, кто из его подчиненных заслуживает на премию, кто старался, но пока не смог показать необходимый результат, а кого можно наказать. По этому принципу он распределяет зарплату, а через месяц смотрит, какие выводы сделали его подчиненные. Такому начальнику достаточно полгода, чтобы создать эффективный отдел кадров, который будет полностью удовлетворять общие потребности предприятия в квалифицированном персонале, чтобы фирма работала на все 100%.

Личные и профессиональные качества сотрудника отдела кадров

Каждый специалист по кадрам, чтобы выполнять возложенные на него функции и обязанности, должен обладать определенными профессиональными навыками и личными качествами.

Законодательство РФ устанавливает следующие рамки по отношению к инспектору отдела кадров:

— Среднее профессиональное образование или начальное профессиональное образование, но в комплексе с прохождением соответствующих курсов и практики по специальности 3 года, а также с опытом работы на данном предприятии, как минимум, 1 год.

Но, как правило, на данные моменты закрывают глаза, если Вы:

  • отлично знаете трудовое законодательство и умеете применять эти знания на практике;

  • докажете владельцу/руководителю предприятия, что умеете правильно вести карточки сотрудников и их трудовые книжки;

  • хорошо знаете основы делопроизводства и можете предложить для предприятия компьютерную программу, существенно упрощающую работу отдела кадров;

  • отлично знаете все, что касается охраны труда;

  • умеете составлять график отпусков, разбираетесь и следите за пенсионным законодательством;

  • можете безошибочно отличить человека, который способен принести пользу общему делу от бездельника или мошенника.

Прочитайте:  Заработай 100 рублей на буксах. Кто хочет быстро заработать 100 рублей в интернете

Кроме перечисленных моментов, которые относятся к категории профессиональных качеств, для успешной работы на должности специалиста по кадрам, Вы должны быть хорошим психологом, уметь располагать к себе незнакомых людей, а также моментально улавливать обман, неуверенность, повышенный интерес и другие нестандартные проявления эмоций претендентов на должность в Вашей компании. Очень часто, данные врожденные качества и приобретенный жизненный опыт ценятся намного больше, чем самое лучшее образование в данном направлении деятельности.

Если Вы решили, работать в отделе по персоналу, не забывайте, что результаты Вашей деятельности должны соответствовать не только устным договоренностям с работодателем (это может быть владелец фирмы, ее генеральный директор или начальник отдела), но и подписанным внутренним документам организации, а также действующему законодательству в данном вопросе. Естественно, любое нарушение тянет за собой соответствующее наказание.

Изучив все должностные обязанности представленного направления деятельности, Вы должны, в первую очередь, самостоятельно решить, насколько профессия специалиста отдела кадров соответствует Вашим интересам, жизненным целям и дальнейшим планам, возможно, она принесет Вам только положительные впечатления, но не исключена вероятность и негативного опыта.

Довольно популярной вакансией сейчас является специалист по кадрам. На самом деле, данная должность очень важна для каждого предприятия, особенно если оно связано с какими-то продажами. И устроиться работать на данное место может далеко не каждый, а только тот, кто обладает особыми навыками и знаниями. Только не все понимают, какие обязанности специалиста по кадрам ожидают в будущем. И что ему придется делать, тоже остается для многих загадкой. Так что давайте попытаемся разобраться, что здесь к чему.

Чем занимается

Специалист по кадрам — это очень интересная профессия. Такой сотрудник, как правило, выполняет очень много работы, но она не физическая. Как говорят многие, «не пыльная». Зато она вполне разнообразна и порой даже интересна.

Сотрудник на этой должности занимается поиском потенциальных работников. Он размещает разные объявления, проводит собеседования, иногда стажирует, а затем следит за работой на предприятии. Если честно, то чтобы понять, с чем мы имеем дело, придется на собственном опыте изучить данную профессию.

Можно сказать, что специалист по кадрам — это тот, кто будет принимать вас на работу в ту или иную фирму. Обычно данная профессия выбирается девушками. Мужчин-специалистов очень мало. Дело в том, что на такой должности соискателя ожидает монотонная и размеренная работа, к которой не привык сильный пол. Давайте более конкретно посмотрим, какие обязанности специалиста по кадрам реализуются на практике чаще всего.

Размещение объявлений

Первое, что только от вас может потребоваться, это размещение объявлений относительно поиска новых кадров в фирму. Вы должны будете писать в газеты и новостные ленты, а также составлять тексты сообщений, которые будут размещаться на специализированных досках в Интернете.

Обычно данное занятие не приносит особых проблем. Специалист по кадрам просто составляет шаблонный текст объявления о наборе на работу по той или иной вакансии, а затем публикует его на специальных сайтах в отдельно отведенной для этого теме. Да, иногда приходится вставлять один и тот же текст на разных ресурсах, а также везде проходить регистрацию. Она нужна для авторизации. Тем не менее это не так страшно. Вы все равно будете работать, не выходя из офиса.

Но этим должностная инструкция специалиста по кадрам не ограничивается. У такого сотрудника имеется еще ряд довольно интересных и простых задач, которые он в обязательном порядке должен реализовывать. Какие именно?

Консультации и ответы

Например, вам придется постоянно находиться, как говорится, на связи с внешним миром и отвечать на письма, а также звонки потенциальных работников. То есть вы будете консультировать их и информировать относительно интересующей вакансии. По правде говоря, это не такая уж и трудная задача. Особенно если учитывать, что всю информацию вам дают в качестве шаблона.

Достаточно просто найти ответ на интересующий вопрос — и все проблемы решены. Основная сложность состоит в ответе на каждое электронное письмо. Ведь иногда кандидатов на то или иное место в фирме очень много, и всех интересуют разные вопросы.

Прочитайте:  Ответственные за ведение. Журнал учета выдачи трудовых книжек: образец и правила заполнения

В данной ситуации обычно создается веб-страница или текстовый документ, где будут написаны ответы. Это касается самых распространенных вопросов. Обычно после такой рассылки большинство кандидатов найдут то, что искали, и вам не придется по 20 раз повторять одно и то же. Очень хороший прием, который облегчает жизнь специалиста по поиску кадров.

Собеседование

Также в ваши обязанности будет входить проведение собеседований с кандидатами. Хороший специалист по кадрам всегда сумеет выделить на каждого человека отдельное время для личной беседы. Только это сможет помочь вам выбрать действительно достойного сотрудника.

Но на деле все получается немного иначе. Специалист по кадрам встречает потенциального кандидата, вручает ему анкету для заполнения, а затем задает ему несколько шаблонных вопросов. К примеру, почему он покинул прежнее место работы, а также по каким причинам его интересует именно эта компания. После этого человек заполняет анкету, отдает ее сотруднику и уходит в ожидании звонка. И так делается всегда.

После проведения собеседований специалист по кадрам обычно изучает заполненные анкеты, а также обзванивает наиболее подходящих кандидатов и приглашает их на работу. Именно в этом и заключается основная обязанность данного сотрудника. Вроде бы ничего трудного в данном деле нет. Но в действительности этот совсем не так. За многое ответственен специалист по кадрам. Должностная инструкция такого работника зачастую заставляет его проявлять креатив, чтобы завлечь больше сотрудников и максимально заполнить пустующие вакансии. Но в наше время сделать это очень трудно. Почему? Кругом полно обмана, и любое креативное или шаблонное объявление попадает в «зону риска». Так что придется постараться, чтобы доказать, что ваша фирма действительно существует и сейчас ей нужны хорошие работники.

Составляем резюме

Резюме специалиста по кадрам может быть очень разнообразным. Обычно вам, как соискателю, просто стоит описать ваши навыки, а также образование. И все, подавайте резюме и ждите результатов. Да вот только есть несколько пунктов, которые в обязательном порядке должны быть указаны в вашей анкете. Какие именно? Давайте разбираться в этом непростом вопросе.

Во-первых, это общительность. Хороший специалист по подбору кадров будет много разговаривать с соискателями. И поэтому придется проявлять вежливость и показывать свои навыки общения. Никто не захочет приходить на собеседование и уж тем более работать в фирме, где «обитают» далеко не самые приветливые люди.

Во-вторых, обязательной считается усидчивость. Резюме специалиста по кадрам нельзя вообразить без данного пункта, ведь вы будете изо дня в день выполнять одну и ту же работу. И без усидчивости тут просто не обойтись.

В-третьих, нужно спокойствие. Сдержанный характер крайне важен для любого работника, и не только для специалистов по кадрам. Некоторые полагают, что однообразие на рабочем месте может выбить из колеи даже самого хорошего сотрудника. И поэтому важно всегда сохранять спокойствие.

Необходимые навыки и знания ПК

Разумеется, без компьютеров сейчас никуда. И поэтому специалист по кадрам в обязательном порядке должен уметь хорошо обращаться с данной техникой. Какие стоит указывать навыки и программы в резюме?

Надо знать компьютер на уровне продвинутого пользователя, а также разбираться в стандартном наборе программ: «Фотошопе», «Корел Дро», «Офисе». Плюс ко всему, неплохо было бы указать навыки работы с интернетом и контактирование со специализированными приложениями для общения: «Скайп», «Аська», электронная почта. В принципе, этого достаточно, чтобы вас взяли на работу.

Помните, что специалист по кадрам играет важную роль на каждом предприятии. Без него нельзя вообразить себе успешную компанию, ведь именно этот человек занимается поиском достойных рядовых сотрудников в фирму.