Кадровые документы организации. Формы кадровых документов

На любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства.

Общие сведения

Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.

Задачи делопроизводства

Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:

  1. Перевод сотрудников на другую работу.
  2. Заключение трудовых договоров и зачисление в штат.
  3. Организацию профессиональной деятельности работников.
  4. Поощрение сотрудников.
  5. Предоставление служащим отпусков.
  6. Аттестацию работников.
  7. Учет использования времени для работы.
  8. Оформление штатного расписания.
  9. Привлечение сотрудников к деятельности в нерабочие праздничные и выходные дни.
  10. Оформление командировок.
  11. Увольнение с работы и расторжение договора.
  12. Наложение дисциплинарных взысканий.

Для чего нужны кадровые документы?

Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях. Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании — упрощенность управления. Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений.

Виды бумаг

В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:

  1. Штатное расписание.
  2. График отпусков.
  3. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
  4. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
  5. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
  6. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.

Личный состав

Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:

  1. Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
  2. Информационно-расчетные документы.
  3. Официальную внутреннюю переписку.
  4. Книги/журналы регистрации и учета.

Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.

Распорядительные бумаги

Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем — это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом. К документам, отражающим деятельность персонала, относят:

  • трудовую книжку;
  • справку о рабочей деятельности;
  • трудовой договор;
  • копии приказов об увольнении и зачислении в штат.

Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.

Информационно-расчетная категория

Эти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:

  • личная карточка;
  • табель по учету рабочего времени;
  • штатное расписание;
  • личное дело.

Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения.

Внутренняя переписка

Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение. Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление. Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.

Книги контроля и учета

Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами. На предприятии используют журналы регистрации:

  • Приказов о переводе, увольнении, приеме на работу.
  • Трудовых договоров.
  • Приказов о предоставлении отпусков.
  • Командировочных удостоверений.
  • Приказов о дисциплинарных взысканиях и поощрениях.
  • Служебных заданий.
  • Приказов о командировках.
  • Локальных актов.
  • Трудовых книжек и дополнительных вкладышей к ним.
  • Справок.
  • Больничных листов.
  • Несчастных случаев на предприятии.

Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие — разрабатываются самой компанией.

Все ли бумаги необходимы?

Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:

  • Зависящие от специфики деятельности фирмы.
  • Рекомендованные.
  • Обязательные.

Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания — из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.

Прочитайте:  Банкротство ИП. Пошаговая инструкция

Восстановление бумаг

Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.

Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.

источник: www.businessman.ru/kadrovye-dokumenty-organizacii-formy-kadrovyx-dokumentov.html

Чтобы открыть общество с ограниченной ответственностью, необходимо подготовить довольно емкий пакет документов — только тогда Вы сможете зарегистрировать ООО в налоговом органе.

До визита в налоговую инспекцию некоторые документы нужно будет заверить у нотариуса. Постарайтесь отнестись к подготовке документов внимательно, иначе налоговая Вам их вернет, и что-то придется переделывать. Поэтому в данном случае речь идет об экономии Вашего времени и нервов. Документы, из-за которых чаще всего отказывают в регистрации, — это заявление и устав.

Обычно сбор всех документов занимает около недели. Также Вам нужно будет открыть расчетный счет, определиться с особенным названием Вашей фирмы и ее адресом. Все документы, содержащие более одного листа, прошиваются.

Перечень документов

Перечень документов для регистрации ООО включает в себя следующие бумаги:

  • заявление по форме Р11001 (подшивается у нотариуса в присутствии всех учредителей);
  • устав ООО в трех экземплярах;
  • протокол (решение) участников о создании ООО;
  • список участников ООО;
  • квитанция об оплате госпошлины;
  • копии паспортов учредителей и руководителя ООО
  • копия свидетельства на право собственности учредителя, заверенное собственником.

Важно:

  • если учредителей несколько, Вы должны предоставить договор об учреждении ООО в двух экземплярах;
  • если Вы регистрируете ООО не по адресу учредителя, то Вам понадобится гарантийное письмо от собственника помещения, по чьему адресу Вы зарегистрируете ООО;
  • если Вы будете переходить на упрощенную систему налогообложения, напишите соответствующее заявление о переходе на нее в двух экземплярах;
  • если уставной капитал выражен имуществом, то понадобится акт приема-передачи и акт оценки имущества.

О том, как правильно подготовить документы для регистрации ООО и правильно заполнить заявление, смотрите видео. Приятного просмотра!

Регистрация ООО не физическими лицами

В случае, когда Общество регистрируют не физические, а юридические лица, то вместо копий паспортов необходимо приложить такой список документов для регистрации ООО:

    1. Свидетельство о государственной регистрации (свидетельство о внесении в Единый государственный реестр юридического лица).
    2. Устав фирмы-учредителя.
    3. Учредительный договор.
    4. Свидетельство о постановке фирмы-учредителя на учет в ИФНС РФ.
    5. Письмо Госкомстата о присвоении кодов.
  • Бухгалтерские реквизиты фирмы-учредителя;
  • Копии паспортов генерального директора и главного бухгалтера;
  • Протокол о зачислении в состав участников ООО.

Документы в ИФНС

Для регистрации ООО в налоговый орган Вам необходимо подать документы:

  1. Заявление по форме Р11001 (заверенная нотариусом).
  2. Устав ООО.
  3. Копия устава (если подается запрос о ее предоставлении).
  4. Запрос на получение заверенной копии устава (при необходимости).
  5. Протокол (решение) участников о создании ООО.
  6. Квитанция об оплате госпошлины за регистрацию.
  7. Квитанция об оплате госпошлины за предоставление копии устава.
  8. Заявление о переходе на упрощенную систему налогообложения.

Успешная регистрация ООО

Если ваши бумаги примут и зарегистрируют в ИФНС, то там же вы получите документы ООО после регистрации:

  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
  • свидетельство о постановке на учет в местном налоговом органе (ИНН);
  • копию Устава;
  • коды Статистики;
  • выписку из ЕГРЮЛ.

Эти документы должны находиться в Обществе вместе с любыми другими.

Образец заявления

Это один из основных документов, поэтому заполнять его нужно крайне внимательно, там есть свои нюансы, которые представлены в образце заявления на регистрацию ООО:

  1. Заполнять заявление нужно печатными буквами.
  2. В пустых графах ставьте прочерки.
  3. На каждого учредителя заполняется лист Б.
  4. В листе Е указываются сведения о директоре (если он входит в состав учредителей, то дублируете эти сведения и на листе Б).
  5. В листе о видах экономической деятельности (М) вначале указываете основной вид, затем — дополнительные.
  6. Все листы должны быть пронумерованы.

О том, какие документы нужны для регистрации ООО, смотрите видеоролик.

источник: www.101million.com/sozdanie/registraciya-ooo/sobiraem-dokumenty.html

Документы отражают все важнейшие стороны деятельности предприятия — движение кадров и финансов, правовые взаимоотношения, осуществление основной деятельности и многое другое.

Именно документ — важнейшее основание для совершения любого действия — от открытия предприятия до его ликвидации, от приема на работу сотрудников и до их увольнения. Поэтому важно знать, как правильно организовать документооборот компании, и какие именно виды документов при этом используются.

Роль и виды документов

Документооборот является главным средством управления предприятием. Его правильная организация позволяет быстрее находить нужную информацию и принимать соответствующие управленческие решения.

Если предприятие крупное и состоит из множества структурных подразделений, то на каждое из них возлагается своя часть документации. Если же подразделений мало или нет вовсе, большая часть работы ляжет на плечи руководителя: он будет составлять приказы, заполнять журналы, справки и карточки.

Прочитайте:  Образец договора и обязательства о неразглашении коммерческой тайны и сопутствующих документов

Все важнейшие изменения на предприятии (в том числе и кадровые) происходят на основании приказа руководителя. Взаимоотношения работодателя и сотрудника начинаются с приказа о приеме на работу (и прилагающегося к нему заявления от сотрудника) и заканчиваются приказом об увольнении. В процессе работы многие события также сопровождаются приказами:

  • перевод сотрудника на другую должность;
  • премирование;
  • применение дисциплинарного взыскания;
  • сокращение численности и штата;
  • отпуск;
  • командировка.

Подкрепляется большинство данных приказов соответствующими заявлениями от работников. К их оформлению также предъявляются определенные требования, поэтому кадровик или руководитель должны проверять их написание и при необходимости предоставлять правильно заполненные образцы. Заявления могут касаться следующих вопросов:

  • получение отпуска (в том числе учебного, декретного, без содержания);
  • перевод на другую должность;
  • прием на работу;
  • увольнение (по соглашению сторон, по собственному желанию).

Помимо кадровых вопросов, приказы могут охватывать также и основную деятельность — проведение инвентаризации, утверждение штатного расписания.

Фиксируются все приказы в специальных журналах регистрации приказов — отдельно по основной деятельности и по кадровым вопросам.

Должностные инструкции

Должностные инструкции — это отдельный вид документации, который присутствует на каждом предприятии. Они составляются для каждой должности (в соответствии со штатным расписанием) и являются главным документом, которым руководствуется работник в своей деятельности.

В должностной инструкции прописаны права и обязанности каждого сотрудника, выполняемые ими функции, отношения подчинения и взаимодействия в рамках предприятия, а также ответственность за нарушение правил. Что касается лица, отвечающего за их составление, то тут возможны такие варианты:

  1. Если должность руководящая (например, заместитель генерального директора, главный бухгалтер, менеджеры), то разрабатывать инструкцию желательно директору предприятия.
  2. Должностную инструкцию генерального директора разрабатывает собрание учредителей, которое данного директора и выбирает.
  3. Инструкции остальных сотрудников лучше всего составлять отдельно по каждому подразделению или согласованно с ними.

Например, кадровик или генеральный директор не может знать все тонкости работы бухгалтера-кассира или секретаря-делопроизводителя. Разработка инструкций для данных работников должна обязательно проводиться вместе с непосредственными руководителями их структурных подразделений.

Какие еще документы могут использоваться?

Если на предприятии отсутствует кадровая служба, то ее обязанности выполняет руководитель. Он не только принимает сотрудников на работу, издавая соответствующие приказы, но также и формирует их личные дела — собирает все необходимые документы, заполняет личные карточки, а также выплачивает зарплату, используя для расчетов платежные ведомости.

В том случае, если сам руководитель не имеет возможности совершать какие-то управленческие действия, он может составить доверенность на право их осуществления. Например, это может быть доверенность на право подписи, на получение товара или на сдачу отчетности в налоговую. Чтобы составить данный документ правильно, лучше воспользоваться услугами юристов.

Также руководитель должен знать правила написания заявления с органы государственной власти: для регистрации ИП, перехода на упрощенную систему налогообложения и ЕНВД, для получения ИНН.

На предприятиях и в организациях ведутся журналы, отражающие работу разных сфер деятельности. К их оформлению предъявляются определенные требования, и содержание может касаться различных вопросов:

  • инструктажа (вводного, целевого, по пожарной безопасности);
  • учета (огнетушителей, трудовых книжек, рабочего времени (необязателен, нужно вести лишь табель учета), бланков строгой отчетности);
  • регистрации (трудовых договоров, входящих и исходящих документов, приказов).

Ведение документации — важный момент в работе любого предприятия, ведь именно документы являются подтверждением осуществления всех процессов внутри него. Они обеспечивают сохранность информации и быстрый доступ к ней.

источник: www.101million.com/dokumenty

В некоторых случаях в названии компании должен фигурировать род деятельности. В частности, это касается бизнесов, занимающихся некоторыми разновидностями финансовых операций (такими как, например, скупка драгметаллов, организация электронно-платежных сервисов). Эксперты не рекомендуют включать в название фирмы слова «Россия», «Москва», «Олимпийский».

Нужен адрес

Обязательный атрибут ООО — юридический адрес. При отсутствии офиса у фирмы вполне подойдет адрес регистрации по месту жительства одного из соучредителей. В перечень документов для открытия ООО, предназначенных для прописывания фирмы, входят:

  1. гарантийное письмо от владельца недвижимости (квартиры, офиса) о том, что он готов к тому, что на объекте будет зарегистрирована фирма;
  2. свидетельство о праве собственности (если фирма прописывается конкретно в квартире);
  3. копия паспорта (обязательно со страницей, на которой есть штамп о регистрации).

Выбираем код деятельности

Следующий шаг — определиться с так называемым кодом деятельности. В России есть общефедеральный классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), в котором эти самые коды содержатся. Нужно выбрать код (один или несколько), наиболее соответствующий предполагаемому виду деятельности ООО. Записываем цифры, ему соответствующие.

Главные документы

Переходим к «бумажной» составляющей процесса регистрации фирмы. Какие документы нужны для открытия ООО в первую очередь?

К таковым относится, прежде всего, решение о том, что фирма учреждается. Если основателей ООО несколько, то понадобится также и коллегиальный протокол собрания. Какова структура документа, о котором идет речь? В нем необходимо отразить:

  • название ООО (как полное, так и сокращенное, написанное на языках национальных республик);
  • адрес;
  • сведения об уставе фирмы;
  • информация о руководителе (ФИО, срок полномочий).

В список документов для открытия ООО, как мы помним, также может входить и протокол собрания соучредителей. В нем должна содержаться информация о решении ряда вопросов. А именно:

  • об утверждении организационно-правовой формы бизнеса;
  • о наименовании ООО, об адресе фирмы;
  • о величине уставного капитала;
  • о долях во владении фирмой;
  • об уставе;
  • о руководителе компании.

Решение каждого вопроса должно быть на основе голосования. Факт единогласного принятия каких-либо формулировок подлежит внесению в текст протокола. Затем создается несколько копий этого документа: по одной каждому из соучредителей, для архива фирмы, а также экземпляр для регистрирующего ведомства.

Должен ли входить в пакет документов для открытия ООО договор об учреждении фирмы? Эксперты отмечают, что он необязателен с точки зрения корректной государственной регистрации компании. Данный договор нужен для самих сооснователей (в нем отражаются их взаимные договоренности касательно ведения бизнеса).

В свою очередь, в перечень документов для открытия ООО, относящихся к критически важным, входит устав. Многими экспертами он называется важнейшим в аспекте процедуры регистрации фирмы. Сведения, которые указываются в рамках типовой структуры устава:

  • название, адрес, срок деятельности фирмы;
  • сведения об учредителях;
  • цели создания фирмы, виды деятельности;
  • правовой статус компании;
  • информация о филиалах организации;
  • сведения об уставном капитале, о процедурах изменения его величины;
  • права и обязанности соучредителей;
  • процедура выхода участников ООО из бизнеса;
  • процедура перехода доли во владении фирмой к третьим лицам;
  • наследование долей в бизнесе;
  • распределение выручки;
  • структура управления фирмой;
  • информация об общем собрании учредителей;
  • сведения об исполнительных органах в структуре управления;
  • информация о ревизионных (аудиторских) функциях;
  • процедура ликвидации фирмы.

Заполняем заявление

Определившись с тем, какие документы нужны для открытия ООО, переходим к практическим шагам по регистрации фирмы. Необходимо заполнить заявление по форме Р11001. Это главный документ для регистрации ООО. Самое важное — не допустить ошибок в его заполнении. Есть требование: шрифт должен быть единообразным, однотипным (нельзя, чтобы одни буквы были напечатанными, а другие — написанными от руки). Также очень многие территориальные структуры ФНС просят, чтобы предприниматели заполняли форму Р11001 шрифтом Courier New в размере 18.

Формы кадровых документов. Унифицированные или свои — Елена А.Пономарева