Нужно ли вести личную карточку и Форма Т-2: образец заполнения. Скачать бланк формы Т-2

Форма Т-2 — это учетный документ, который обязаны вести работники кадровой службы на каждом предприятии. Обозначает эта форма личную карточку работника. Далее речь пойдет о порядке заполнения личной карточки работника, о документах и сведениях, которые необходимы для заполнения формы Т-2.

Нужно ли вести личную карточку

Заполнение этой формы является обязательным на каждого работника, устроившегося в фирму на основании трудового договора.

Ведение этого документа является обязательным, так как ссылка на заполнение формы Т-2 имеется в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек». В них есть множество ссылок, указывающих на обязанность заполнения личной карточки работника. Записи из трудовой книжки копируются и переносятся в личную карточку. Со всеми данными, внесенными в эту карточку, работник должен быть ознакомлен под собственную роспись. В карточке Т-2 содержатся все сведения о работнике, его трудовые и профессиональные достижения.

При отсутствии автоматизированной системы на предприятии по управлению кадрами эта унифицированная форма Т-2 заполняется вручную, аккуратным, четким почерком, желательно печатными буквами. При этом не допускаются исправления, опечатки и ошибки, кроме установленных зачеркиваний (таких, как при смене фамилии или паспортных данных). В этом случае придется заново начать заполнение этого документа на чистом бланке.

Список документов

При поступлении на работу кадровая служба или ее сотрудник заводит такую карточку, а при увольнении ее закрывают. Но при этом форма Т-2 продолжает храниться на предприятии.

Заполнение этой формы лучше доверить опытному кадровому служащему, во избежание допущения ошибок. Для этого необходимо в отдел кадров принести следующие документы:

  1. Трудовую книжку.
  2. Пенсионное свидетельство.
  3. Диплом.
  4. Паспорт гражданина, поступившего на работу.
  5. ИНН.
  6. Военный билет (для военнообязанных).
  7. Иные документы (водительское удостоверение или медицинская книжка и так далее).
  8. Номер и дату приказа о принятии на работу.
  9. Трудовой договор.

Помимо этого, лицу, заполняющему этот документ, необходимо сообщить следующие сведения: даты рождения ближайших родственников, номер своего личного телефона, а также номера телефонов близких родственников, и владеете вы иностранными языками или нет.

Все эти сведения необходимо сообщить заранее, для правильного заполнения личной карточки работника.

Форма Т-2 и образец ее заполнения

Состав этого документа — целых одиннадцать разделов, разнесенных на четыре страницы, включает в себя:

  1. Общие сведения. Здесь указывается Имя, Фамилия, Отчество работника в соответствии с паспортными данными. Вносится дата рождения, место, а также гражданство. Помимо этого, этот пункт включает в себя указание на уровень образования, состав семьи и контактные данные.
  2. Воинский учет, если работник является военнообязанным.
  3. Прием на работу и увольнения. Эти сведения необходимо переписать из трудовой книжки самого работника в строгом соответствии. При изменении каких-либо сведений из этого раздела, работник ознакамливается с ними под личную подпись.
  4. Аттестация. Указываются сведения из аттестата.
  5. Повышения квалификации. Оба указанных пункта заполняются на основании полученных свидетельств о повышении квалификации или аттестатов. Особенно эти данные обязательны для профессий в сфере медицины, образования, проектирования и строительства. Ведь повышать уровень своих знаний и подтверждать его некоторые категории работников просто обязаны спустя некоторое время.
  6. Профессиональная переподготовка. Заверяется документом о получении дополнительного образования.
  7. Награды, почетные звания. Эти данные берутся из записей в трудовой книжке, приказов, а также из почетных грамот и иных удостоверений.
  8. Отпуск. В этой графе указываются все виды отпусков, которыми работник вправе воспользоваться, будь то ежегодный отпуск, учебный, или же другие его виды.
  9. Льготы. В данной категории необходимо указать на наличие у работника определенных льгот, например, наличие ребенка-инвалида.
  10. Дополнительные сведения. В этой графе можно указать такие сведения, как, например, водительское удостоверение, наличие неоконченного обучения или же переписать сведения о заграничном паспорте работника.
  11. Основания прекращения трудового договора. Пока человек работает на предприятии, эта графа в личной карточке остается пустой. После того как состоится увольнение, кадровая служба вносит сведения об увольнении (номер и дату приказа, а также основания, в соответствии с которыми оно состоялось).

Внесение изменений

При изменении любых сведений о работнике, все данные незамедлительно должны быть внесены и в личную карточку. Если изменения коснулись общих данных или сведений о воинском учете, то после их внесения работник должен лично их заверить своей подписью.

Прочитайте:  Понятие и Узнайте, что такое налоговый период

Все иные изменения, будь то перемена места жительства, фамилии или же паспортных данных, а также семейного положения вносятся в личную карточку с использованием схемы зачеркивания. То есть старые сведения аккуратно перечеркиваются, следом записываются новые. При этом зачеркивание иных сведений или исправление таким методом ошибок не допускается.

Если же по каким-либо причинам старая карточка пришла в негодность, то сведения из нее должны быть перенесены на новый бланк.

Допускается также введение новой карточки при смене некоторых сведений о работнике. Для этого на старом бланке делается соответствующая отметка и хранится новая карточка вместе со старой.

Кодирование

Для заполнения некоторых полей в карточке может понадобиться кодирование. Проводить его необходимо в соответствии со Стандартами, установленными автоматизированными системами управления кадров.

Каждому работнику присваивается свой уникальный табельный номер, который в течение всей работы на предприятии остается неизменным.

Даты записываются арабскими цифрами, например, 16.12.2015.

При заполнении места жительства и места рождения необходимо применять общепринятые сокращения, такие как деревня — дер., область — обл. и так далее.

Опять же следует обратить внимание на то, что если на форму Т-2 будут внесены неправильные коды или цифры, не относящиеся к ней, то она будет считаться испорченной. В этом случае необходимо будет ее переписать с самого начала. Поэтому, если знания в области кодирования недостаточные, рекомендуется все необходимые поля оставлять пустыми.

Если на предприятии нет автоматизированной системы по заполнению формы Т-2, допускается не кодировать реквизиты.

Особенности заполнения

Наименование предприятия необходимо указать полностью, сокращенное же возможно только в том случае, если оно предусмотрено уставными документами.

Если же заполнение какого-либо поля подразумевает отрицательный ответ «нет» или «не имеет», то необходимо оставить его вовсе пустым. Прочерки в этих графах не ставятся.

Особого внимания требует заполнение дат. Месяц среди них пишется полностью прописью, например, 15 декабря 2015 г.

Не стоит использовать также такие знаки, как дробь, равенство и двоеточие.

При увольнении работника, как уже говорилось выше, сведения должны быть занесены незамедлительно и в форму Т-2, помимо этого, уволившийся сотрудник должен расписаться в карточке о ее закрытии.

Заполнить унифицированную форму Т-2 опытный кадровый служащий сможет за короткий срок, используя образец формы Т-2. Однако это не составит и труда для новичка. Для этого можно прочитать и ознакомиться со всевозможными комментариями и методическими рекомендациями.

Мы узнали, что такое форма Т-2, образец заполнения представлен на иллюстрациях в статье.

Личная карточка форма Т-2-бланк

источник: www.businessman.ru/new-forma-t-2-obrazec-zapolneniya-skachat-blank-formy-t-2.html

Организация учета персонала

Организация учета персонала

На каждом предприятии в обязательном порядке имеется кадровая служба. В обязанности ее сотрудников входит учет персонала компании, а также ведение кадрового документооборота. Каждый гражданин при приеме на работу обязан предоставить определенный комплект документов, на основании которых специалист отдела кадров будет иметь возможность заполнить необходимые формы для формирования личного дела будущего сотрудника. Одной из таких стандартных форм является личная карточка работника. Бланк ее был утвержден Постановлением №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России. С тех пор его внешний вид и содержание не менялись. В приложении к Постановлению этот документ получил название «Унифицированная форма № Т-2». Карточки предыдущего образца сохраняют свою юридическую силу и не подлежат замене. Личная карточка работника содержит в себе 11 разделов, обязательных для заполнения. Она по правилам хранится отдельно от личного дела, но содержит в себе всю основную информацию о сотруднике. Первый раздел включает паспортные данные, общие сведения об образовании, семейном положении и трудовом стаже. Второй посвящен воинскому учету. Разделы с третьего по шестой фиксируют данные о профессиональной деятельности сотрудника на данном предприятии. Седьмой содержит информацию о поощрениях за хорошую работу с указанием основания (подтверждающего документы). Восьмой раздел дает полную раскладку об отпусках, предоставленных сотруднику за весь период работы на данном предприятии. В девятом речь идет о социальных льготах, а десятый содержит дополнительные сведения, необходимые для подтверждения некоторых профессиональных навыков. Заканчивается личная карточка работника разделом 11, где указывается причина расторжения трудового договора (контракта) и приказ, который подтверждает этот факт. В самом конце бланка ставится подпись специалиста отдела кадров и уволенного сотрудника. Личная карточка работника хранится в архиве на протяжении 75 лет со дня увольнения человека.

Прочитайте:  Затраты и себестоимость и Экономические элементы затрат: определение, классификация и правила группировки

Строгий учет бланков

Каждая карточка Т-2, заведенная на вновь принятого работника, подлежит обязательной регистрации. На каждом предприятии имеется специальный «Журнал учета» утвержденного образца. Он содержит 11 граф, которые заполняются ответственным работником кадровой службы:

  1. Порядковый номер записи.
  2. Дата оформления карточки.
  3. Ф.И.О. работника.
  4. Табельный номер. Если работник оформлен как внутренний совместитель, то ему присваивается еще один дополнительный номер.
  5. Должность.
  6. Подразделение.
  7. Дата и номер трудового договора (контракта).
  8. Номер и дата приказа о приеме на работу.
  9. ИНН.
  10. СНИЛС.
  11. Номер и дата приказа об увольнении.

Замечание

«Журнал» обязательно должен быть пронумерован, прошнурован и утвержден. После окончания этот документ сдается в архив и хранится там 75 лет вместе с остальными кадровыми документами.

Необходимость переоформления бланков

До вступления в силу Постановления № 1 от 5 января 2004 г. кадровые специалисты пользовались другими бланками для учета данных о сотрудниках. В ходу были унифицированные формы, утвержденные Постановлением № 71а от 30 октября 1997 года. Затем Постановлением № 26 от 06 апреля 2001 года бланки были изменены. Во избежание проблем с кадровым учетом на предприятиях Правительством страны было принято решение не менять документы, оформленные ранее. Личная карточка работника (форма Т-2 последнего образца) применяется только для вновь принятых работников. Исключение могут составлять только те случаи, когда документ пришел в негодность, и использование в нем зафиксированной информации не предоставляется возможным. Закон никак не регламентирует порядок действия в этом случае. Самый простой вариант — это составить новый документ и хранить его вместе со старым. Для подтверждения достоверности предварительно можно издать приказ по предприятию с указанием причин подобной замены. Новая карточка не станет считаться «копией» или «дубликатом», так как записи в ней будут продолжаться до момента увольнения сотрудника.

источник: www.syl.ru/article/129119/lichnaya-kartochka-rabotnika-pravila-zapolneniya-blanka

Структура и особенность документа

Кадровый учет — значимая часть административной деятельности компании — регулирует трудовые отношения и оптимизирует процесс управления персоналом. Обязательный элемент кадрового учета в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и численности сотрудников — заполнение и ведение личных карточек работников.

Процедура регулируется законодательством России и предполагает использование унифицированной формы документа, которая утверждена Постановлением Госкомстата. За формой закреплен номер T-2.

Структура и особенность документа

Скачать личную карточку работника можноу нас на сайте.
Как основной документ личного состава карточка работника требует особых условий хранения. Заполненные документы рекомендуется держать в закрытом на ключ шкафу. К формам T-2 должен быть запрещен доступ как посторонних лиц, так и сотрудников компании.

Документы систематизируются по алфавиту и структурным подразделениям. Законодательно утвержденный срок хранения личных карточек — 75 лет. Форма ведется в течение всего периода работы физлица в конкретной компании.

Карточки уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров отдельно. Спустя 1-3 года документы передаются в архив компании. Лицо устраивается на работу по гражданско-правовому договору — заполнять на него форму T-2 не нужно.

Личная карточка работника включает 11 разделов и шапку:

  1. Ф. И. О., сведения о составе семьи, образовании, стаже работы, профессии, владении иностранными языками, фактическом месте жительства, паспортные данные, номер и дата договора вносятся в часть «Общие сведения».
  2. Во второй раздел записывается подробная информация о воинском учете.
  3. Сведения о приеме, переводах на работу в компании фиксируются на основании соответствующих приказов. Информация этого раздела дублирует записи в трудовой книжке.
  4. Аттестация.
  5. Повышение квалификации.
  6. Профессиональная переподготовка.
  7. В раздел вносятся сведения о поощрениях, наградах.
  8. Часть должна содержать информацию о всех видах отпусков в течение периода работы в компании.
  9. Социальные льготы.
  10. Дополнительные сведения.
  11. Информация об увольнении.
Прочитайте:  Что такое Webmoney и Что такое WMR-кошелек. Создать WMR-кошелек. Webmoney. Типы кошельков

Документ имеет формат А3. Данные о работнике вносятся с обеих сторон. Для обеспечения сохранности формы T-2 в течение 75 лет личные карточки рекомендуется распечатывать на тонком картоне.

Функциональное назначение

Форма T-2 решает ряд вопросов кадрового делопроизводства и управления:

  • систематизация персональных данных работников;
  • учет движения кадров;
  • предотвращение конфликтных и курьезных ситуаций: подпись работника становится доказательством ознакомления с изменениями условий труда, переводом на должность и т.п. и подтверждением верности персональных данных.

Основное значение личной карточки — документ прямо подтверждает трудовой стаж физлица. Включенную в форму T-2 информацию правомерно использовать для выдачи справки о работе по совместительству, заполнения дубликата трудовой книжки.

Личную карточку работника следует отличать от анкеты — документа, который не имеет утвержденной законодательно формы. Включать ее в номенклатуру дел компании необязательно. Анкета заполняется лично работником в произвольной форме.

Кто отвечает за оформление?

Документальное оформление трудовых отношений находится в компетенции отдела кадров организации. Введение личных карточек работников возлагается на сотрудника данного структурного подразделения: начальника отдела, специалиста, юриста, делопроизводителя, эксперта, юрисконсульта.

Лицо может занимать иные должности, предусмотренные штатным расписанием компании. Кадровая служба в организации отсутствует — трудовые отношения оформляет бухгалтер, помощник (секретарь) руководителя. Обязательное условие — в должной инструкции ответственного за оформление формы T-2 работника необходимо прописать соответствующую функциональную обязанность.

Документы — основания для заполнения

Происходит прием на работу в компанию — с работником заключается договор, издается приказ. После этого на нового сотрудника заводится личная карточка. Кроме заключенного договора о принятии на работу в штат или по совместительству для заполнения формы понадобятся документы:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • трудовая книжка (заверенная на основном месте работы копия — для совместителей);
  • документы об образовании, степенях, повышении квалификации, прохождении переподготовки;
  • документы воинского учета;
  • ИНН;
  • документы о награждениях.

Указанных в документах сведений недостаточно для оформления личной карточки работника — ответственное за заполнение формы T-2 лицо имеет право запросить иные документы:

  • о дополнительной профессии;
  • работе по совместительству;
  • наличии детей;
  • фактическом месте жительства.

Основные правила заполнения

Заполнение личной карточки работника производится строго в соответствии с предоставленными физлицом документами.

Наименование компании, названия учебных заведений, вид работы, иностранный язык и т.д. записываются полностью. Сокращения допускаются в графе «Пол» — М или Ж — и при заполнении информации о населенных пунктах (месте рождения, жительства). В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии.

С каждой записью 3 раздела формы T-2 работник знакомится под роспись. При отказе физлица проставить подпись в карточку заносится соответствующая отметка и составляется акт (форма документа — свободная).

Законодательство допускает внесение дополнительных строк в разделы документа. Внесение иных изменений в форму T-2 запрещается.

Допускается занесение общей информации о работнике, сведений о воинском учете в электронном виде. Однако необходимость ознакомления работника под роспись с информацией 3 раздела требует обязательную распечатку документа.

При изменении данных старая информация (например, фамилия до вступления в брак) аккуратно зачеркивается, указывается документ — основание для внесения изменения и новые сведения. Обновление информации работник отдела кадров заверяет подписью, записывает дату.

Личная карточка работника заполняется в специальной компьютерной программе — кодирование сведений происходит автоматически. В иных случаях вопрос о необходимости проставления кодов решается руководством компании. Законодательные документы об обязательном кодировании сведений отсутствуют.

При заполнении и ведении форм T-2 следует помнить: невнимательность, путаница в документообороте — небольшие проблемы для организации. Нарушение законодательных нормативов по кадровому делопроизводству может стать серьезной неприятностью для руководителя, вплоть до привлечения к административной, уголовной ответственности.

источник: www.101million.com/dokumenty/spravki-i-kartochki/lichnaya-rabotnika.html

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: