Учетные регистры бухгалтерского учета. Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Непосредственно после поступления в бухгалтерию вся первичная документация проходит проверку. Специалисты определяют полноту и правильность оформления бумаг, достоверность реквизитов. Кроме этого, осуществляется проверка по содержанию. Она предполагает контроль правомерности зафиксированных хозяйственных операций, логической взаимосвязи между конкретными показателями. После этого данные вносятся в первичные регистры бухгалтерского учета. Рассмотрим их подробнее.

Общие сведения

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета используются для фиксации и обобщения информации о хозяйственных операциях. Они представлены в виде утвержденных унифицированных бланков. Регистры и формы бухгалтерского учета содержат сведения, которые отражаются на счетах отчетности. Таблицы создаются в соответствии с принципом экономической группировки информации об имуществе компании и источниках его возникновения.

Классификация

Документы и регистры бухгалтерского учета можно подразделить на несколько категорий:

  1. По назначению.
  2. По способу обобщения данных.
  3. По внешнему виду.

Но и это не все. В зависимости от назначения различают документы и регистры бухгалтерского учета:

  1. Хронологические.
  2. Комбинированные.
  3. Систематические.

В хронологические учетные регистры бухгалтерского учета записи вносятся по ходу совершения операций. При этом дополнительная систематизация не используется. В систематических таблицах сведения фиксируются по принципу счетов. При заполнении нужно следить, чтобы информация этих двух регистров дополняла друг друга. При этом сумма оборотов одной таблицы должна совпадать с показателями другой. Если регистры бухгалтерского учета содержат записи сразу обоих видов — хронологическую и систематическую, то их именуют комбинированными. Классическим примером может выступать «Журнал — главная».

Способ обобщения

По этому критерию регистры бухгалтерского учета подразделяют на дифференцированные и интегрированные. Рассмотрение последних осуществляется индуктивно. Это значит, что информация обобщается от первичной документации до отчетности. Дедуктивный метод рассмотрения сведений характерен, соответственно, для дифференцированных таблиц.

Внешний вид

По этому признаку регистры бухгалтерского учета подразделяются на карточки, книги, свободные листы. Таблицы могут находиться и на цифровых носителях. Книги представлены в виде документа, разграфленного специфическим способом. Их прошнуровывают и переплетают. Такие регистры бухгалтерского учета в обязательном порядке подписываются старшим специалистом. Карточка представляет собой бланк, который оформлен в виде таблицы. Промежуточным регистром между указанными видами документов выступает свободный лист. Этот бланк представлен в виде таблицы, которую брошюруют. В отличие от карточки, свободные листы печатаются на большем формате. Они хранятся в папках. По свободным листам и карточкам на предприятии ведутся реестры. Их задача состоит в обеспечении контроля над отчетными документами. Это исключает вероятность подмены бумаг. Если же какой-то документ будет утерян, то по реестру можно установить, какой именно.

Карточки

Эти регистры бухгалтерского учета могут иметь разный внешний вид. Наиболее популярными считаются:

  1. Инвентарные.
  2. Контокоррентные.
  3. Многоколончатые.

Последние предусматривают выделение в колонках конкретных показателей. Это актуально для случаев, когда одну операцию фиксируют комплексными суммами (к примеру, оплата расходов). Инвентарные карточки предназначены для учета материальных ценностей предприятия. В них присутствует колонка под названием «Остаток». В ней отражается количество материальных ценностей, оставшееся после окончания конкретной операции. Всего в инвентарной карточке три колонки. Кроме «Остатка», в ней присутствует «Приход» и «Расход». Каждая из них поделена на 2 части: количество и сумма. В начале карточки указывают лимит запаса. Это позволяет увидеть наличие конкретных материальных ценностей предприятия. Если появится, например, недостача, то она будет сразу заметна. Контокоррентные карточки имеют 2 колонки — дебет и кредит. Такая односторонняя форма позволяет контролировать финансовое положение компании.

Важный момент

За достоверность сведений, отражаемых в регистрах учета, отвечают служащие, подписывающие бухгалтерский отчет. Хранение бумаг должно производиться таким образом, чтобы вероятность несанкционированного исправления информации была абсолютно исключена. Если необходимо внести корректировки, то их следует удостоверять подписью лица, их сделавшего, с указанием даты. По ФЗ «О бухучете» все данные, присутствующие в регистрах, относятся к коммерческой тайне. Лица, которые имеют доступ к такой информации, должны сохранять ее. При разглашении тайных сведений предусмотрена ответственность по действующему законодательству.

Фиксация хозяйственных операций

Документирование в бухучете используется для первичной регистрации и юридического оформления событий. На этом этапе вся информация должна отображаться в соответствии с действительностью и иметь обоснование. Учетный документ оформляется в момент проведения операции. Если по каким-то причинам это сделать нельзя, то заполнение бумаг может осуществляться и после события.

Прочитайте:  Что такое опись вложения в ценное письмо? Описание бланка и правила его заполнения.

Реквизит

Классификация документов учета производится по форме и показателям, от которых зависят отображаемые в них факты. К последним, в частности, относят реквизит. Он представляет собой определенный информационный элемент, несущий смысловую нагрузку. Например, «вид материала». Реквизиты подразделяются на содержательные и качественные. Последние отражают объект учета («стройматериал», например). Содержательными реквизитами определяются характеристики предмета: сорт, габариты и проч.

Виды бумаг

В зависимости от назначения учетные документы могут быть:

  1. Распорядительными. Они содержат приказ, предписание, распоряжение определенной операции. К таким документам, например, можно отнести доверенность на получение финансовых средств для компании, чеки, которые нужно обналичить, и так далее. Такие бумаги выступают как основание для совершения операции, но не имеют подтверждения ее проведения.
  2. Исполнительными. Такие бумаги служат для подтверждения события. К таким документам относят накладные на прием-сдачу продукции, приходные ордера, квитанции, удостоверяющие факт приема объектов и проч. Оформление этих бумаг осуществляется в момент совершения действий. Эти документы выступают как основание для формирования учетной записи.
  3. Вспомогательными. Эти бумаги именуют также документами бухгалтерского оформления. Самостоятельно они не имеют значения. Их оформление осуществляется в соответствии с исполнительными и распорядительными документами.
  4. Комбинированными. Такие документы содержат в себе признаки указанных выше бумаг. Примером может являться кассовый ордер.

Первичная документация по учету всегда составляется в момент совершения какой-либо операции. Такие бумаги фиксируют непосредственно сам факт произведенного действия. Необходимо отметить, что большая часть учетных документов относится именно к категории первичных.

источник: www.businessman.ru/new-uchetnye-registry-buxgalterskogo-ucheta-pervichnye-dokumenty-i-registry-buxgalterskogo-ucheta.html

Финансы

Прежде чем говорить о классификации форм бухгалтерского учета, следует разобраться в том, для чего вообще используются подобные понятия. Множество связанных между собой учетных регистров и способов иллюстрирования в них хозяйственной деятельности предприятия представляют собой формы ведения бухгалтерского учета. При этом необходимо также отметить, что состав регистров и записей должен включать в себя особенности и направления функционирования организации, а также технологии, применяемые для обработки поступающей информации.

Классификация

В настоящее время принято выделять следующие формы бухгалтерского учета: журнальную, автоматизированную, мемориально-ордерную и упрощенную. Рассмотрим каждую из них подробнее.

1. Журнальная

При использовании такой формы данные, полученные от первоначальных источников, заносятся в сводные таблицы, а также в специальные журналы. В одни из них вписываются только суммы, относящиеся к оборотам кредитов, во вторые — все дебиторские счета. Результат сводных таблиц по этим двум ведомостям записывается в так называемую Главную книгу. Данный метод обладает существенным преимуществом по сравнению с остальными: журнальные формы бухгалтерского учета дают возможность формировать и выдавать необходимую информацию наиболее эффективным способом для финансовой отчетности.

2. Автоматизированная

Занесение полученных данных, их обработка и систематизация проводятся с применением специально разработанного для данных целей программного обеспечения для вычислительной техники. Однако многие специалисты в данной области не считают эту форму полноценной и рассматривают ее только как один из способов ведения бухгалтерских расчетов.

3. Мемориально-ордерная

Подобные техника и формы бухгалтерского учета наиболее часто применяются в бюджетных организациях. Первичные документы, отсортированные по конкретным признакам, представляют в совокупности мемориальные ордеры. Там же необходимо указывать информацию о счетах по всем проводимым хозяйственным операциям. Все данные заносятся в точной хронологической последовательности в журнал регистрации. Затем вся сводная информация отравляется в Главную книгу (по принципу журнальной формы бухгалтерского учета). Данный метод обладает как преимуществами, так и недостатками. К числу первых можно отнести простоту и гибкость, к числу вторых — необходимость составления значительного количества мемориальных ордеров и незначительный уровень адаптации регистров к критериям заполнения форм финансовой отчетности.

4. Упрощенная

Используется большинством малых фирм и организаций для ведения бухгалтерской отчетности. Зачастую рассматривают два типа: простую или же с использованием учетных регистров. В первом случае используется только Книга учета, во втором же дополнительно ведутся специальные ведомости.

В заключение

Итак, формы бухгалтерского учета состоят из трех основных компонентов и определяются составом учетных регистров, связями между ними, а также способом фиксирования данных.

источник: www.syl.ru/article/113136/formyi-buhgalterskogo-ucheta-klassifikatsiya

Финансы

Документ, содержащий исходные сведения, которые были получены в результате исследований, каких-то разработок или свершения каких-либо операций, являются первичными. Первичные документы содержат только достоверную информацию, и оформление этих документов происходит с соблюдением последовательности, в которой происходят операции. Если первичные документы бухгалтерской отчетности несут искаженную информацию, то, соответственно, искажается правильность определения налогооблагаемой базы.

Прочитайте:  Участники рынка ценных бумаг: функции, виды, особенности

Значение первичных документов бухгалтерского учета

Пристальное внимание в ведении бухгалтерского учета уделяется ведению
документации. Налоговые органы, проводя проверку на предприятии, обращают также внимание и на то, как составлен документ. Именно они дают возможность сделать выводы о верных расчетах. Неверно оформленные первичные документы
бухгалтерского учета приводят к применению штрафных санкций к предприятию. Составленный в соответствии с законом документ, удостоверяет юридический факт того, что хозяйственная операция была совершена. Каждая совершенная операция должна иметь свое оформление. Первичные документы бухгалтерского учета необходимо составлять в момент проведения хозяйственной операции. Если такая возможность отсутствует, то их необходимо составить сразу по завершении операции.

Классификация документации

Первичные документы бухгалтерского учета можно разбить на следующие группы:

— организационно-распорядительную: сюда можно отнести доверенности, приказы, распоряжения и так далее;

— оправдательную или исполнительную: сюда можно занести накладные, приходные ордера и так далее;

— комбинированную группа документов бухгалтерского оформления: к этой группе относятся первичные документы бухгалтерского учета, которые можно считать и оправдательными, и разрешительными. Это и платежная ведомость, и расходный кассовый ордер и так далее;

— документы, предназначенные для заполнения бухгалтером оправдательных записей, которые нет возможности подтвердить документально: сюда можно отнести расчеты, справки (например, можно провести сторнирование ошибочно написанной записи и другие), которые являются вспомогательными и составляются с целью облегчить и ускорить работу; информация о них должна содержаться в учетных документах.

Реквизиты

Для того чтобы вести контроль и упорядочить обработку первичных документов, составляются учетные регистры. Первичные документы бухгалтерского учета по законному определению могут составляться на бумажных или машинных носителях. На каждом из них должны присутствовать такие реквизиты, как название, его дата и место составления. Виды первичных документов должны содержать наименование предприятия, от имени которого составляются. Затем следует внести сведения о совершенной хозяйственной операции и единицы измерения. Завершают документ должностные лица, которые несут ответственность за проводимую операцию и правильность ее оформления. Все это скрепляется подписями и печатью.

Проверка поступающей документации

Поступающие первичные учетные документы необходимо проверить на наличие
ошибок. Проверяя правильность оформления, необходимо обращать внимание на полноту и правильность заполнения, а также на наличие реквизитов. Также следует проверить арифметические действия в документе и законность документальной операции. Ошибки можно исправить зачеркиванием неправильно сделанной записи, над которой пишется правильный текст или сумма с обязательной оговоркой «исправленному верить». Все скрепляется подписью лица, которое провело исправление, и ставится дата. Кассовые и банковские документы исправлениям не подлежат.

источник: www.syl.ru/article/72657/pervichnyie-dokumentyi-buhgalterskogo-ucheta-ih-klassifikatsiya

Регистры бухгалтерского учета

Общие сведения

Первичная документация, поступившая в бухгалтерию, обязательно подвергается проверке и по форме, и по содержанию. Оцениваются правильность и полнота оформления, наличие обязательных реквизитов, законность зафиксированных операций, логическая связь показателей. После этого проводится регистрация и группировка данных. Сведения фиксируются в системе аналитических и синтетических счетов. Для этой цели предусмотрены учетные регистры: формы бухгалтерского учета. Рассмотрим далее, какими они могут быть.

Общие сведения

Регистры бухгалтерского учета — это специальные счетные таблицы. Они формируются согласно экономической группировке сведений об имуществе и источниках. Формы регистров бухгалтерского учета необходимы для отражения проводимых хозяйственных операций на соответствующих счетах.

Классификация

Существующие виды регистров бухгалтерского учета подразделяются по назначению, внешнему виду и способу обобщения данных. По первому критерию выделяют документы:

  1. Систематические.
  2. Хронологические.
  3. Комбинированные синхронистические.

Хронологические регистры бухгалтерского учета — это документы, в которых записи о фактах хозяйственной деятельности вносятся по мере их осуществления, без прочей систематизации. К ним, например, относят реестры. В систематические таблицы записи вносят по группировочным признакам — счетам. Сведения из этих двух видов регистров должны друг друга дополнять. Поэтому сумма оборотов по хронологическим документам всегда равна сумме кредитовых/дебетовых показателей из систематических таблиц. Когда в один регистр заносят и хронологические, и систематические записи, то он считается комбинированным (синхронистическим).

Обобщение сведений

По этому признаку регистры бухгалтерского учета подразделяются на дифференцированные и интегрированные. Рассмотрение данных может осуществляться индуктивно, то есть к общему от частного. В этом случае имеет место интеграция информации. Также обобщение может проводиться дедуктивно: к частному от общего (от отчетности к первичной документации). В этом случае имеет место дифференциация сведений.

Прочитайте:  Что такое франчайзинг? Франшизы для малого бизнеса

Внешний вид

По этому критерию выделяют следующие регистры бухгалтерского учета:

  1. Книги. Они представляют собой разграфленный особым образом документ, прошнурованный, переплетенный и подписанный ответственным лицом (гл. бухгалтером).
  2. Карточки. В качестве них выступают бланки, отпечатанные как таблицы.
  3. Свободные листы. Такие регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы, размещенные на бланках, подлежащих брошюровке. Такие листы считаются альтернативным вариантом книгам и карточкам. Эти бумаги хранятся в папках. Для них, как и для карточек, должны вестись реестры.
  4. Машинные носители. Эти регистры бухгалтерского учета имеют технические особенности. Данные размещаются в этом случае не на бумаге, а на электронном носителе (накопителе).

Рассмотрим основные регистры бухгалтерского учета отдельно.

Книги

В этих регистрах содержится информация о фактах хозяйственной деятельности (операциях). Она распределяется в соответствии со спецификой объектов. Книги должны быть оформлены согласно требованиям правил. Кроме того что они должны быть переплетены, прошнурованы и пронумерованы, на обратной стороне последнего листа должно указываться количество страниц. Под указанным числом проставляются подписи руководителя предприятия и гл. бухгалтера, ставится печать. Обычно книги применяются в тех случаях, когда объекты наблюдения находятся в незначительном количестве. Но по ряду категорий (к примеру, по кассовым операциям) предприятия ведут учет в кассовой книге, куда заносят все события. В главной книге осуществляется обобщение всех объектов.

Карточки

Это достаточно удобная форма регистров. Их можно сортировать, они отличаются наглядностью и доступностью при обращении. Внешне карточки могут быть разными. К наиболее распространенным видам относят: контокоррентные, многоколончатые и инвентарные. Первые заполняются с одной стороны, поскольку колонки по дебету и кредиту располагаются рядом. Наличие параллельных столбцов позволяет увидеть состояние расчетных операций предприятия. Материальные ценности учитываются в инвентарных карточках. В них вводится графа «Остаток». В ней отражены объемы средств, оставшиеся после регистрации хозяйственной операции. Поэтому в каждом счете есть графы для поступлений, расхода и остатка. В заголовке проставляется норматив (лимит) по запасу. Его наличие позволяет без труда определить, не присутствуют ли на предприятии данные средства в большем количестве, чем полагается. Если выясняется, что их меньше, то устанавливается разница с лимитом. В многоколончатых карточках учитываются операции хозяйственной жизни фирмы с выделением составляющих в колонках. Это, например, актуально для случаев, когда какой-либо факт фиксируется комплексными суммами, то есть отражается оплата разных расходов компании.

Свободные листы

Они отличаются большим, чем карточки, размером. Соответственно, увеличивается и объем сведений, которые в них отражаются. В практике бухучета свободные листы представляют собой разные ведомости. Они применяются для обобщения однородных данных. К примеру, в них отражается амортизационное начисление по основным средствам, отпуск (отгрузка) товара и так далее.

Машинные носители

В качестве них могут выступать дискеты, диски и проч. При использовании таких регистров предприятие должно изготавливать бумажные копии документов. Это делается в том числе и по требованию инстанций, уполномоченных на осуществление контроля, а также суда и прокуратуры. Особенности носителей определяют порядок расположения информации. Их применение обуславливается массовостью проводимых операций, спецификой и объемом объектов учета и прочими факторами.

Заключение

Правильность фиксации хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивается лицами, их составившими и подписавшими. В процессе хранения такой документации необходимо обеспечить защиту информации от несанкционированного исправления. Корректировки ошибок в регистрах бухучета должны быть обоснованы и подтверждены подписью служащего, который внес изменения. При этом обязательно указывается дата исправления. В соответствии с ФЗ «О бухучете», сведения, содержащиеся в регистрах, относятся к коммерческой тайне. Лица, получившие доступ к такой документации, обязаны ее сохранить. За разглашение сведений нарушители несут ответственность в соответствии с нормами отечественного законодательства.

источник: www.syl.ru/article/221702/new_registryi-buhgalterskogo-ucheta-vidyi-i-formyi

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: