Как осуществляется хранение электронных документов

Бизнес идеи

На сегодняшний день мы все чаще слышим два термина – «электронный архив и «хранение электронных документов». Многие ошибочно считают, что это одно и то же, хотя данные понятия не являются синонимами. Электронный архив представляет собой набор систематизированных отсканированных копий бумажных документов. Создание его осуществляется за счет использования специализированного программного обеспечения, в редких случаях архив создается вручную. Его смысл заключается в том, что работник компании имеет возможность просматривать определенный документ, не отходя от своего рабочего места.
Как осуществляется хранение электронных документов
Архивное хранение электронных документов здесь представляет собой лишь часть системы хранения, которую можно считать одним из главных процессов делопроизводства. Независимо от типа документа он должен храниться в течение всего установленного срока. Конечно, идеальным вариантом для любой организации является наличие электронного архива. Наверное, к этому необходимо стремиться, постепенно сканируя документы и отправляя их в электронную базу. Стоит помнить, что это не хранение документов, а только облегчение доступа к ним. В свою очередь, в архив помещаются оригиналы документов, а не их копии. Возможно создание архива электронных документов – документизированной информации, представленной в электронной форме.
Ежегодно возрастает объем электронных документов в организации. К сожалению, нет четких рекомендаций по организации их хранения, так как не появляются новые нормативно-правовые акты и методические рекомендации. Электронные документы должны храниться в течение того же периода времени, что и бумажные, но при этом стоит учитывать особенности электронных носителей.
Для хранения материалов необходимо сформировать дело. С бумажными вариантами вопросов не возникает. Документы просто сортируются по однородности или же по тематике, после чего их подшивают в папку. С электронными материалами дело обстоит почти так же. Документы формируются по тому же принципу, только отправляются они в электронную папку. Однако кроме самих файлов в папку могут помещаться электронные подписи и метаданные документа. Содержимое папок во многом зависит от программного обеспечения компании.
Формированием электронных дел должны заниматься специалисты в структурных подразделениях, так как секретарь не может правильно определить, к какому делу имеет отношение тот или иной файл. Он не должен брать на себя ответственность за нормативно-правовую базу и методические рекомендации по созданию архива.