Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;.

Личное дело сотрудника — Все о кадрах

14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.

• название организации, которая сдает документы в архив;
• гриф утверждения руководителя;
• номер по порядку;
• индекс дела;
• наименование дела;
• даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
• количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
• примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
• в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подписи ответственных лиц в получении и приеме после возвращения документов. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.

Личное дело сотрудника: порядок формирование, документы, оформление досье

Личное дело — правила ведения — Все о кадрах
Перед тем как подшить переплести , удалите скрепки со всех документов.
копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;.

Индекс личного дела работника что это? | 2024

Определиться с перечнем документов, подлежащих включению в личное дело, нам поможет Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом N 609. Кроме этого, правильное оформление личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, поскольку организации после определенного срока хранения у себя документов по личному составу должны передавать их в соответствующий архив, в том числе при своей ликвидации Федеральный закон от 22. Что входит в личное дело работника 11 основных документов.

Оформление личного дела — Студопедия

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. В организации должен быть утвержден порядок формирования дела, который определяет. справки о результатах предварительного медицинского осмотра обследования проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы в случаях, предусмотренных законодательством ;. Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Хранение и учет личных дел работников

Перечень (опись документов)
При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.
Важно зафиксировать количество листов в деле не более 250 страниц.

В контрольной карточке указываются дата выдачи личного дела, кому выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела в отдел кадров. Для высланных по запросам других организаций личных дел указываются дата отправки,
адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела. При подготовке личных дел к передаче на хранение в архив во внутренней описи предусматривается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов внутренней описи. Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье.

Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа задания и т. подтверждающие документы полученного образования копии сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;.

• Подтверждение прохождения конкурса на должность;
• Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
• Допсоглашения;
• Данные о прохождении военной службы;
• Экзаменационные листы;
• Документы о награждениях, повышениях по службе;
• Допуск;
• Декларация о доходах;
• Медицинское соглашение;
• Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.

справки о результатах предварительного медицинского осмотра обследования проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы в случаях, предусмотренных законодательством ;. Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде.

Оформление документов

Что такое личное дело сотрудника
а также те, которые имеют простой заголовок личное дело т.
Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник.

Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс. Порядок заполнения и представления документов может быть совершенно иным, однако независимо от этого при формировании личного дела все представленные документы располагаются в нем в строго фиксированном порядке. а также те, которые имеют простой заголовок личное дело т.

Составляем опись дел

23 Положения, если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы. Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, Дело No07 369 ;.

1. Титульный лист.
2. Приказ и заявление о приеме сотрудника на рабочее место.
3. Один экземпляр трудового договора. о материальной ответственности (при необходимости).
4. Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака (при наличии).
5. Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника.
6. Автобиография (на усмотрение работодателя).
7. Характеристика или рекомендации (если были предоставлены).
8. Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность.
9. Документы о подтверждении квалификации, участии в разработках (если имеют место).
10. Информация о премии или взыскании (если имеются).
11. Заявление и приказ об увольнении сотрудника, если наступил такой момент.
12. Приказ о выходе на пенсию, если человек доработал до этого срока.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации.

Внутренняя опись документов личного дела

Комплектация досье
2007 N 25-ФЗ О муниципальной службе в Российской Федерации далее Закон N 25-ФЗ ;.
сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;.

Порядок учета и ведения