В каких случаях назначается и Должностная инструкция бухгалтера-кадровика: права и обязанности

Часто на предприятиях складывается ситуация, когда функции бухгалтера и менеджера по кадрам плотно пересекаются.

Нередко взаимоотношения между данными подразделениями зависят от общего числа работников и числа штатных единиц того или иного подразделения организации.

Причем разобраться, находится ли тот или иной вопрос в компетенции кадровика или бухгалтера, не всегда просто.

В тоже время искусственно разделять службу кадров и бухгалтерскую службу нецелесообразно.

Иногда это чревато утратой важной документации и наличием ошибок в отчетности.

В такой ситуации может помочь грамотно разработанная инструкция бухгалтера-кадровика, где предельно четко сформулированы обязанности данной штатной единицы.

В каких случаях назначается?

Штатная единица бухгалтера-кадровика вводится чаще всего на малых предприятиях с небольшой численностью персонала, где возможно эффективное совмещение функций в пределах одного структурного подразделения.

Какими навыками должен обладать?

Бухгалтер по кадрам обязан уверенно пользоваться программами 1С, «Зарплата и кадры», владеть навыками составления финансовой отчетности, начисления зарплаты, вести документооборот (авансовые отчеты, ведение инвентаризационных ведомостей, осуществлять бюджетный и внебюджетный учет).

Также он должен владеть навыками перерегистрации предприятия, уметь проводить сверки с налоговой инспекцией, клиентами и поставщиками.

От бухгалтера по кадрам требуется умение оформлять трудовые книжки, вести их учет, оформлять договора материальной ответственности, вести регистрационные журналы, осуществлять персонифицированный учет. Он обязан знать основы взаимодействия с УФМС, службой занятости, ПФР.

Образец должностной инструкции бухгалтера с функциями кадровика.

Общие положения

На бухгалтера-кадровика возлагается совмещение функций по производству кадрового документооборота и учета зарплаты сотрудников с составлением отчетности. Эта должность предусматривает разработку документации в сфере учета и движения персонала, учета рабочего времени и расчета зарплаты.

Претендовать на замещение данной вакансии может специалист, имеющее высшее образование в области экономики и опыт трудовой деятельности по специальности от 3 лет. Назначать бухгалтера по кадрам и освобождать его от должности уполномочен только руководитель.

Бухгалтер по кадрам должен хорошо разбираться в законодательных актах, на основании которых регулируется осуществление бухгалтерского учета.

От него потребуется и знание трудового права. Он обязан быть компетентен быть в таких отраслях права, как гражданское, финансовое, налоговое право.

Должен разбираться в особенностях организационной структуры данного предприятия, знать штатное расписание, специфику хозяйственной деятельности. От бухгалтера по кадрам требуются глубокие знания в сфере документооборота, методиках экономического анализа труда и зарплаты, знание порядка налогообложения работников.

Права

Бухгалтер-кадровик имеет право:

  1. На получение информации о готовящихся к внедрению проектных предложениях руководства, которые касаются осуществления его обязанностей.
  2. Обращаться к руководству с инициативами по повышению эффективности своей деятельности.
  3. Осуществлять запрос от отделов организации необходимой для работы информации и документов.
  4. Обращаться к руководству с просьбой о содействии.
  5. Ставить подпись на документации в пределах своих полномочий.

Обязанности

Следующие пункты относятся к обязанностям кадровика:

  1. Составляет табель рабочего времени, осуществляет учет и анализ рабочего времени.
  2. Производит оформление листов временной нетрудоспособности, справок по уходу и прочей документации, которая свидетельствует об уважительной причине неявки персонала на работу.
  3. Осуществляет расчет заработной платы.
  4. Занимается регистрацией проводок.
  5. Осуществляет социальных взносов с ФОТ.
  6. Осуществляет отчисление средств в фонд материального стимулирования персонала.
  7. Готовит периодическую отчетность по ЕСН.
  8. Оформляет бухгалтерскую документацию перед ее передачей в архив.
  9. Производит контроль расчетов с подотчетными лицами.
  10. Осуществляет подготовку информации для сведения баланса.
  11. Занимается ведением кадровой документации.
  12. Производит прием сотрудников, их увольнение. Занимается оформлением отпусков, изменением окладов.
  13. Осуществляет ведение штатного расписания, оформление и учет трудовых книжек, ведет личные дела работников.
  14. Занимается заключением трудовых договоров, договоров материальной ответственности.
  15. Ведет регистрационные журналы, занимается архивированием.
  16. Занимается выдачей справок и копий документов работникам организации.
  17. Занимается статистикой по учету и движению персонала.

Ответственность

Бухгалтер по кадрам несет ответственность за:

  1. Исполнение ненадлежащим образом, а также неисполнение своих функций.
  2. За совершение противоправных действий при выполнении должностных функций.
  3. За нанесение организации материального ущерба.
  4. За ненадлежащее обеспечение соблюдения персоналом трудовой дисциплины.

Взаимодействие внутри фирмы

Бухгалтер-кадровик осуществляет внутрифирменное взаимодействие:

1. С руководителем предприятия либо другим лицом, временно исполняющим его обязанности:

  • по вопросам получения приказов, указаний, распоряжений, имеющих отношение к его служебной деятельности;
  • получения информации, необходимой для выполнения своих функций.

2. С Главным бухгалтером с целью:

  • получения распоряжений, указаний, касающихся оформления отчетной документации, нормативных документов;
  • с целью предоставления информации, необходимой для выполнения должностных обязанностей бухгалтера-кадровика.

3. С работниками бухгалтерии с целью:

  • получения документов, необходимых для исполнения бухгалтером-кадровиком должностных функций;
  • предоставления входящей документации и иной информации, связанной с деятельностью бухгалтера-кадровика.

4. С другими работниками организации с целью:

  • получения документации, необходимой для реализации служебных функций бухгалтера по кадрам;
  • предоставления исходящей из структурных подразделений организации корреспонденции.

Таким образом, бухгалтер-кадровик совмещает главным образом функции менеджера по кадрам и бухгалтера по заработной плате.

То есть в его обязанности входит контактировать с работниками по поводу решения текущих проблем, связанных с приемом на работу, уходом в отпуск, пенсионными отчислениями и т.п. В то же время на бухгалтера-кадровика возлагаются и функции, связанные с бухгалтерским учетом и финансовой отчетностью в сфере труда и заработной платы.

В условиях малого предприятия это создает определенные удобства как руководству, так и самим работникам. Например, заработная плата — такая категория, которая в крупных организациях находится в ведении как бухгалтерских, так и кадровых структурных подразделений.

Прочитайте:  Способы заработка в сети и Заработок на исполнении мелких поручений

По ряду вопросов, связанных с зарплатой, работник вынужден обращаться вначале в бухгалтерию, а затем — в отдел кадров, так как между ними существует строгое распределение полномочий.

При наличии должности бухгалтера-кадровика необходимость в этом отпадает.

Можно привести и ряд других примеров, доказывающих целесообразность введения штатной единицы бухгалтера по кадрам на предприятиях малого бизнеса.

Вы решили открыть собственное дело и уже продумали штат сотрудников?

Тогда вам обязательно потребуется специалист, который будет начислять вашим работникам заработную плату.

На предприятиях этим обычно занимается бухгалтер расчетного стола. Он необходим, как для расчетов с населением (покупателями), так и с контрагентами, и поставщиками.

Расчетный бухгалтер в основном рассчитывает заработную плату и социальные пособия, положенные работникам за счет работодателя.

В своей работе он опирается на правовые нормы трудового и налогового кодексов РФ. Все функции бухгалтера-расчетчика подробно описаны в должностной инструкции, которую сотрудник подписывает вместе с трудовым договором при приеме на работу.

Как подобрать кадр?

От профессионализма расчетного бухгалтера зависит финансовое состояние организации и общее настроение в коллективе. Поэтому важно найти толкового бухгалтера. Поиском подходящего сотрудника можно заняться самостоятельно, разместив объявление о вакансии в СМИ, а можно обратиться за помощью в кадровое агентство. В любом случае, при подборе бухгалтера необходимо учитывать несколько моментов.

Время поиска

Приглашать на работу бухгалтера расчетного отдела лучше всего после сдачи квартальной, полугодовой или годовой отчетности, а также в начале месяца, когда заработная плата за прошедший месяц уже начислена.

В этот период нагрузка бухгалтеров уменьшается, и они сами начинают искать более перспективную работу без вреда для своей нынешней компании.

По тому, в какой период кандидат меняет работу, можно судить о его профессиональной ответственности.

Образование

Опыт работы в аналогичной должности и профессиональная компетентность для хорошего расчетного бухгалтера важнее, чем уровень образования.

Однако лучше всего себя зарекомендовали специалисты с профильным высшим образованием: бухгалтерский учет и аудит, финансы, экономика. Подойдут и соискатели с техническим образованием.

Навыки и знания

Соискатель на должность бухгалтера расчетного стола должен:

  • знать основы бухучета и системы налогообложения;
  • быть грамотным пользователем ПК;
  • владеть основными офисными и бухгалтерскими программами (например, 1С: Бухгалтерия);
  • уметь работать с системой банк-клиент, электронной системой сдачи налоговой отчетности и правовыми программами;
  • обладать навыками деловой переписки.

Оценить профессиональный уровень специалиста поможет интервью и тест, включающий вопросы по специфике расчетной деятельности.

Стаж и опыт работы

Средний стаж работы грамотного бухгалтера на одном месте не может составлять менее 2-3 лет.

Следует отдавать предпочтение тому кандидату, который работал на предприятии, близком по сфере деятельности вашей организации.

Личные качества

Можете смело нанимать на работу ответственного, скрупулезного и аккуратного бухгалтера, обладающего аналитическим мышлением и уравновешенным характером. Оценить такие качества соискателя вам помогут кейсовые задания.

Основные требования к специальности

На должность бухгалтера расчетного стола, как правило, принимается:

  • специалист со средним профессиональным (экономическим) образованием без предъявления требований к стажу работы;
  • специалист с законченным высшим профессиональным (экономическим) образованием, прошедший специальную подготовку по установленной программе, со стажем работы по учету и контролю не менее 3 лет.

Бухгалтер расчетного стола относится к категории специалистов, управленческому персоналу. Подчиняется непосредственно главному бухгалтеру.

Сведения

Что прописать в инструкции? Общие положения, обязанности, права, ответственность, квалификационные требования, необходимые знания и взаимодействие между сотрудниками должны быть четко прописаны в должностной инструкции. В этом документе необходимо тщательно описать и смоделировать все трудовые процессы.

Должностную инструкцию бухгалтера расчетной группы необходимо составлять, опираясь на законодательную базу. Необходимо учитывать специфику деятельности предприятия и объем работ, которые должен выполнять бухгалтер.

Следует помнить, что ни в коем случае нельзя ухудшать условия работы расчетного бухгалтера в сравнении с действующим трудовым законодательством РФ.

Образец должностной инструкции бухгалтера расчетного стола.

Функции и обязанности

Бухгалтер расчетного стола должен уметь правильно вести бухгалтерский учет имущества и хозяйственных операций, разбираться в порядке проведения документальных проверок и ревизий.

Он всегда должен быть в курсе законодательных актов и постановлений, относящихся к бухгалтерскому учету.

Знать порядок документооборота, оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций по движению основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, план и корреспонденцию счетов, трудовое законодательство, правила и нормы охраны труда. Уметь пользоваться вычислительной техникой.

В обязанностях расчетного бухгалтера:

  • ведение бухгалтерского и налогового учета;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • начисление заработной платы, социальных пособий и иных выплат в установленном законодательством порядке и введение этих данных в компьютерные системы (оклады, материальная помощь, премии и т. д.);
  • выдача работникам предприятия справок о начислении заработной платы и других выплат, а также об удержаниях из них;
  • обработка первичных документов по соответствующим участкам учета (листы временной нетрудоспособности, премии);
  • расчет налогов;
  • подготовка отчетов по заработной плате и налогам;
  • расчет и представление в соответствующие фонды страховых взносов;
  • сверка по налогам и сборам с налоговой инспекцией;
  • уведомление главного бухгалтера обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

Ответственность и права

На бухгалтере расчетного стола лежит ответственность за:

  • неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей;
  • причинение материального ущерба работодателю;
  • правонарушения, совершенные при осуществлении своей профессиональной деятельности.

Должностные инструкции утверждаются руководителем и подписываются наемным работником. С этого момента они определяют отношения между ними наряду с трудовым договором.

Прочитайте:  Экскурс в историю и Мозговой штурм - это что такое? Оперативный метод решения проблемы

Если вы подробно пропишите в должностной инструкции бухгалтера расчетного стола все нюансы рабочего процесса, то вы будете четко представлять, какого сотрудника вы ищете. И тогда вы без труда сможете нанять грамотного специалиста и с уверенностью доверить ему все расчетные операции на предприятии.

Ведение бухгалтерской работы по учету материалов предполагает в работе точность и скрупулезность, даже граничащие с педантичностью, чтобы все было предельно ясно в любой момент времени не только самому работнику, но каждому — директору или материально-ответственному лицу.

Материальный отдел в бухгалтерии всегда был важным, а в нашей действительности, когда количество наименований материалов, товаров, инструментов выросло многократно, особенно важно иметь в штате грамотного специалиста по учету материальных ценностей.

Когда нужен на предприятии?

Если предприятие малочисленно, занимается узкой специализацией, расходные материалы составляют небольшой список, то наличие материалиста в такой фирме ни к чему — со всеми делами справится бухгалтер в одном лице.

Другое дело, когда организация имеет несколько участков, на которых используются одноименные материалы, конструкции, товары с обширной номенклатурой, необходима отдельная единица в бухгалтерии, чтобы все это добро отслеживать в динамике событий и дат.

О навыках в работе

При постоянном движении материальных ценностей работник, ответственный за их правильный учет, должен иметь следующие навыки:

  • знания компьютерной программы, используемой в бухгалтерии предприятия, и умение работать с ней;
  • работать с первичной документацией (накладными, актами, требованиями на выдачу или передачу материальных средств и др.);
  • понимание сути движения материалов (от поступления из торговой сети или от поставщиков до списания с подотчета материально-ответственных лиц и выведения остатков на первое число каждого месяца или отчетного периода);
  • выполнять инвентаризацию в соответствиями с законом;
  • пользоваться руководящими и нормативными документами;
  • знать не только бухучет, но и налоговые нюансы и др.

Немаловажное значение имеет общая эрудиция материалиста, который должен знать и понимать, как правильно перевести поступившую от поставщика продукцию в единицы, удобные для учета именно на данном предприятии, представлять технологию работы своего предприятия, чтобы верно рассчитать стоимость единицы, комплекта и т.п.

Образец должностной инструкции бухгалтера по учету материалов.

Общие положения

Выполнять обязанности на данной должности может специалист с высшим или средним экономическим образованием, причем правила не требуют наличия стажа, хотя в крупных предприятиях предпочитают иметь дело с материалистами со стажем хотя бы года три.

Если новая работа предлагается в фирме, профиль деятельности которой новый для бухгалтера, следует быстро и досконально изучить особенности специализации предприятия, какие материальные ценности, числящиеся за материально-ответственными лицами, должны проходить как расходные материалы по основной деятельности и какие проходят по другим счетам.

Бухгалтеру по учету ТМЦ также нужно ознакомиться с анализами хозяйственной деятельности фирмы за последний год, изучить методику этих анализов.

Работа материалиста на любом предприятии, будь то склад, монтажный участок или кафе, будет связана с постоянным сотрудничеством с материально-ответственными лицами, поэтому нелишним действием будет пристальное изучение материалов на подотчете каждого из них.

О правах

Права сотрудника материального стола состоят в следующем:

  • пользоваться материальной базой предприятия в своей работе;
  • подавать предложения по улучшению учета в своем секторе;
  • принимать участие в совещаниях или обсуждениях вопросов, касающихся служебных обязанностей.

Обязанности

Прежде всего, должностные обязанности материалиста связаны с ведением учета материальных ценностей, отслеживанием их движения от поставщика до выдачи исполнителю и списанием с подотчета, а также выделением остатков по номенклатурным позициям.

В обязанности бухгалтера материальной группы входит:

  • оприходование поступающих ценностей;
  • передача материалов отдельным структурным подразделениям (участкам, отделениям, секциям) на подотчет материально-ответственным лицам;
  • списание в соответствии с производственными нормами;
  • ведение приема и контроля первичной документации;
  • выведение остатков материалов на первое число каждого месяца;
  • контроль за формированием фактической стоимости материалов и проводки по налогам на своем участке работы;
  • выдача руководителю, исполнителям, аудиторам, кредиторам, другим службам данного предприятия достоверных данных о количестве и стоимости материальных ресурсов в требуемом ракурсе;
  • участие в составлении отчетов предприятия;
  • ведение бухгалтерской документации, содержание ее в образцовом порядке, подготовка к передаче в архив и др.

Ответственность

Бухгалтер-материалист на своем рабочем месте ответственен за следующее:

  • невыполнение своих должностных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией;
  • неисполнение приказов или распоряжений или своего непосредственного начальства и руководства предприятия;
  • выдачу неправдивой информации;
  • нарушение правил трудовой дисциплины, правил пожарной безопасности, техники безопасности на предприятии.

При этом следует понимать, что данная должность не предполагает материальной ответственности, и в случае принуждения принимать на свой подотчет материальные ценности бухгалтер имеет полное право отказаться, сославшись на отсутствие данного пункта в перечне обязанностей.

Взаимоотношения внутри фирмы

Производственные отношения внутри фирмы включают служебное общение не только с другими работниками бухгалтерии, и прежде всего главного бухгалтера, но и прямые контакты с руководителем, его заместителями, главным инженером. Почти повседневная работа материалиста связана рабочими отношениями с материально-ответственными лицами, кладовщиком, службой логистики.

Еще предполагается весьма тесное общение в рамках служебной необходимости с работниками других отделов или служб, в частности, с производственным отделом или технологами — с теми, кто отвечает за нормы списания материалов, изделий, конструкций, товаров и согласовывает количество и стоимость подлежащих списанию с подотчета материальных ценностей.

Прочитайте:  Работай в интернете и богатей и Как заработать много денег в интернете

Эти сотрудники должны ставить свою подпись на актах списания, на основании которых бухгалтер материального учета может выполнять проводки. Как правило, эти работники вместе с исполнителями входят в состав комиссии по инвентаризации, являющейся серьезной составляющей работы бухгалтера.

Принимать на работу специалиста на данную должность или увольнять его имеет право только руководитель или замещающее его должностное лицо в соответствии с приказом по предприятию.

Как и всякий грамотный специалист, хороший работник материальной части бухгалтерского учета всегда на вес золота.

Специфика работы на этой должности требует постоянного внимания и включения сообразительности, знаний особенностей технологии работы фирмы.

Должностная инструкция должна быть внимательно прочитана до того, как работник поставит свою подпись, принимая на себя все обязанности, оговоренные в этом документе.

В пункте касательно прав оговорена возможность для данного специалиста определять рамки должностных обязанностей своих подчиненных, представлять интересы фирмы в ходе сотрудничества с другими коммерческими структурами, подписывать определенные документы и т. п.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: