Выплата сумм заработной платы (авансов, премий) на предприятии документально оформляется при помощи платежной ведомости. Виды и типовые формы таких ведомостей были утверждены постановлением Госкомитета статистики РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Платежная (расчетная) ведомость — элемент первичного документооборота по учету начисления и выплаты сумм заработной платы. По сути, это расшифровка расходного кассового ордера, первичный документ, в котором указывается, кому из сотрудников, когда и какие суммы были выплачены. Еще одно важное отличие зарплатной ведомости от кассового ордера — возможность ее использования в течение нескольких операционных дней.
Помимо собственно заработной платы, некоторые платежные ведомости могут использоваться при авансовой оплате командировочных расходов, разовых премий и поощрений для группы сотрудников. Также ведомость можно использовать для документирования групповых расчетов с внештатными сотрудниками и подрядчиками, если выплата производится не на организацию, а непосредственно физическим лицам.

Виды платежных ведомостей

Уже упоминавшееся постановление ГКС № 1 от 05.01.04 предусматривает три вида ведомостей:

• собственно платежные, где указывается только сумма к выплате и ставится отметка о выдаче через кассу либо депонировании (форма №Т 53),
• расчетно-платежные, соединяющие в себе расшифровку данных о начислении и удержаниях из заработной платы с отметкой о ее выдаче (форма №Т 49)
• расчетные (типовая форма №Т 51), включающие в себя информацию о расчете з/п и сумме, причитающейся к выплате.

Предприятие имеет возможность самостоятельно выбирать, какой из этих регистров ему использовать, опираясь при этом на особенности механизма выплат.

Форма № Т-53

Платежная ведомость по типовой форме № Т-53(код документа по ОКУД 0301011) предназначена для документирования кассовых расчетов по зарплате (авансу, премиям и др. выплатам) и содержит данные только о сумме причитающихся к выплате каждому сотруднику денег. Титульная часть типовой формы должна содержать такие данные:

• название предприятия и его код по ОКПО;
• наименование цеха, участка или иного структурного подразделения (при необходимости);
• полная сумма, предназначенная для осуществления выплат, записывается на титульном листе в начале ведомости цифрами и прописью;
• период осуществления выплат;
• ФИО и подпись бухгалтера, ответственного за заполнение ведомости, а также руководителя (уполномоченного им лица), давшего разрешение на осуществление выплат.

Платежная ведомость № Т-53 состоит из 4-6 граф, в которые вносится такая информация:

• порядковый номер в ведомости;
• табельный № работника предприятия (при наличии);
• фамилия, имя, отчество каждого сотрудника (полностью, без сокращения до инициалов);
• наименование должности (по желанию или необходимости);
• сумма к выплате;
• в графе «Примечание» вписывается номер и вид документа, удостоверяющего особу получателя;
• подпись получателя (в случае невыдачи конкретному лицу в установленные сроки — ставится отметка «депонировано»).

Чтобы узнать больше, рекомендуем перейти по ссылке.

Форма № Т-49

Расчетно-платежная ведомость (типовой бланк по форме № Т-49, код формы согласно ОКУД 0301009) в одном бланке консолидирует информацию о расчете сумм начисленной заработной платы и осуществлении ее выплаты. Этот бланк удобно использовать при компактной организации документооборота на малых предприятиях.
Ведомость составляется один раз в месяц, на момент начисления сумм зарплаты штатных сотрудников. В нее вносятся такие данные (дополнительно к указанным для формы № Т-53):

• «Отчетный период» — время, за которое начислена з/п;
• тарифная ставка (оклад);
• количество отработанных за период часов по видам;
• суммы начислений по видам оплат, включая материальные и социальные блага;
• общая сумма начислений;
• удержания (по видам);
• сумма задолженности за предыдущие периоды (за работником либо за предприятием);
• отметка о получении (ФИО и подпись).

Более подробную информацию вы можете найти в этой статье.

Форма № Т-51

Заполнение платежной ведомости бланка по форме № Т-51 (код по ОКУД 0301010) применяется при безналичном перечислении выплат на карточные либо банковские счета сотрудников. Эта форма отражает информацию о начислении заработной платы и удержаниях из нее, но не дает данных о текущей выплате.
Ведомость № Т-51 формируется в бухгалтерии, печатается (заполняется) в одном экземпляре, после проверки подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем компании. В этом случае дополнительно не составляются ведомости № Т-49 либо № Т-53. В случае, когда перечисление осуществляется на карточные счета, ведомость может передаваться в банк одновременно с платежным поручением на всю сумму средств на оплату труда.
Если выплата производится на банковские счета работников, то платежные поручения составляются по каждому сотруднику отдельно и также подтверждаются ведомостью.

Особенности документооборота платежных ведомостей

Источником сведений о суммах начисления, удержания и выплат для заполнения ведомостей по зарплате служит:

• лицевой счет каждого сотрудника,
• табель выходов,
• другие регистры, содержащие информацию о фактически отработанном времени, произведенной продукции (для сдельной организации оплаты труда), больничных листах, отпуске,
• данные о состоянии взаимных расчетов по выплатам заработной платы между предприятием и сотрудником на дату начисления з/п.

Каждый получатель оставляет в ведомости свою подпись. По суммам, не выданным в установленный срок, проставляется отметка о депонировании.
Срок выплат определяется законодательно и закрепляется приказом по предприятию. Как правило, этот срок составляет не более 5 дней. На указанный период допустимо превышение лимита кассы в сумме, соответствующей указанной в ведомости.
После проведения выплат ведомость «закрывается», то есть общий итог по выданным и депонированным средствам вписывается в соответствующую графу. Итоги переносятся в расходный кассовый ордер за соответствующий день (для формы №Т 51 РКО не составляется). Кассир также проставляет подпись после «закрытия» ведомости.

Сроки хранения и действия ведомостей

Срок хранения платежных ведомостей при наличной форме выплат составляет до 5 дней, чаще всего 2-3 дня.
Как и другие кассовые документы, зарплатные ведомости должны храниться на предприятии в течение 5 лет при условии, что за это время пройдет проверка по отчетному периоду этой ведомости. В случае, если на предприятии лицевые счета сотрудников не ведутся и ведомость служит единственным источником информации о суммах начисленной и выплаченной з/п, срок действия платежной ведомости увеличивается до 75 лет.
Информация в расчетно-платежную, расчетную либо платежную ведомость вносится бухгалтером по учету заработной платы, исходя из данных лицевых счетов, табелей учета рабочего времени и др. документов.

Кассир проставляет в бланке ведомости отметку о дате и номере расходного кассового ордера, а также суммы выплаченной и депонированной зарплаты после окончания периода выплат.

Допустимо ли внесение исправлений в расчетно-платежную ведомость?

Согласно п. 5 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» исправления в платежной ведомости недопустимы. Однако касается это, в первую очередь, данных о сотрудниках и суммах начислений (удержаний) в формах №Т-53 и №Т-49. Единственный вариант исправить ситуацию в этом случае — переоформить всю ведомость заново.
Если же необходимо внести изменения в другую информацию (скажем, уже после закрытия ведомости обнаружилось, что кассир неверно проставил номер или дату расходного ордера), то можно зачеркнуть написанное и вверху аккуратно указать новые данные. Кассир должен при этом оставить возле исправления свою подпись, дату исправления и визу «Исправленному верить». Кроме того, заверить исправления должны все лица, подписывающие и саму ведомость (руководитель, главный бухгалтер).

Выводы

Итак, ведомость по зарплате — документ достаточно разноплановый, позволяющий как оформить собственно расчет суммы причитающейся работнику заработной платы или документально зафиксировать ее выплату, так и одновременно выполнить обе операции. Выбор типовой формы для зарплатной ведомости зависит от того, в наличной или безналичной форме выплачиваются деньги сотрудникам, а также от того, насколько велик штат предприятия.
Так, форма № Т-53 служит исключительно для выдачи наличных через кассу, форма № Т-51 — регистр, отражающий начисление и удержания из сумм оплаты труда (эти формы могут иногда использоваться и одновременно), а форма № Т-49 отличается универсальностью, совмещая в себе расчетный и кассовый первичные документы.
Современные компьютеризированные методы ведения бухгалтерского учета позволяют формировать ведомости автоматически, на основании данных, введенных в карточки лицевого счета каждого сотрудника.
Как заполнить платежную ведомость в специальной программе — приглашаем посмотреть видео.

Ведомость № Т-51 используется практически на каждом предприятии — за исключением тех организаций, где применяются документы более универсального характера. Использование данной формы напрямую связано с выплатой заработной платы сотрудникам, а это — явление повсеместное.
Рассмотрим случаи, для которых актуально использование ведомости № Т-51, ее отличия от других документов со схожими функциями, а также основные правила заполнения данного документа.

В каких случаях используется ведомость № Т-51 и каковы ее отличия от других форм?

Расчетная ведомость за номером Т-51 — это один из важнейших бухгалтерских документов. Он используется для расчета и выплаты заработных плат персоналу организации. На основе данного документа проводится выдача зарплаты сотрудникам. В тех случаях, когда работники получают свою зарплату на пластиковую банковскую карту, можно ограничиться ведомостью № Т-51 и не составлять больше никаких документов — ни расчетных, ни расчетно-платежных.

Выплата зарплаты из кассы. Ведомость выдачи зарплаты

Не используется ведомость № Т-51 в тех случаях, когда составлена обладающая более универсальной областью применения расчетно-платежная ведомостью за номером Т-49.
Существует три бухгалтерских документа с частично пересекающимися функциями. Все они утверждены правительственным постановлением 5 января 2004 года (Постановление Правительства РФ № 1).

1. Форма № Т-49 — это расчетно-платежный документ, охватывающий большой набор функций. Если используется эта форма, дополнительных документов по расчетам и платежам не требуется.
2. Форма № Т-51 — расчетный документ. Если проводятся выплаты наличными, требуется платежная документация.
3. Форма № Т-53 — платежная ведомость. Используется исключительно для учета выплат.

Как заполнять ведомость № Т-51

Составляется форма № Т-51 бланк в одном экземпляре. Заполнение должен проводить сотрудник бухгалтерии предприятия. Существует несколько основных правил заполнения данного документа:
В верхней части документа указывается название организации. Пишется код ОКПО. Если расчеты проводятся в рамках структурного подразделения независимо от главной организации, то пишется также название этого подразделения. Порядковый номер ведомости присваивается с начала года. Указывается дата составления документа.
Отчетный период для данной ведомости — месяц, за который сотрудники организации получат заработную плату.
Со второго листа начинается заполнение таблицы для сотрудников. В таблицу вносятся данные обо всех начислениях и обо всех удержанных суммах. Здесь могут быть отражены регулярные начисления, поощрения и взыскания. Главное условие — они должны входить в налоговую базу и высчитываться из прибыли предприятия.
Для каждого сотрудника, на которого составляется ведомость, указываются данные: табельный номер (присваивается при трудоустройстве), фамилия и инициалы, должность и оклад.
Из табеля учета рабочего времени берутся данные для заполнения. Это количество дней или часов, отработанных сотрудником за отчетный месяц. Отдельно указываются выходные и праздничные дни, отдельно — рабочие. Учитываются переработки, если они имели место.
Графа «Начислено» содержит сведения о заработной плате, премиях и поощрениях, больничных и прочих пособиях. Затем делаются вычеты, а после этого от получившейся суммы отнимается 13% — НДФЛ, или налог на доходы физических лиц. В последней графе (18) таблицы указывается сумма, которую фактически получит сотрудник.
Графы 16 и 17 служат для отражения задолженностей, если таковые имеются: предприятия перед сотрудником и сотрудника перед предприятием, соответственно.
Итоговые значения для ведомости № Т-51 — это общая сумма начислений, общая сумма вычетов и удержаний, общая сумма выплат сотрудникам. Поскольку документ расчетный, то данные о наличных выплатах в нем отражаться не могут. Однако если выплаты проводятся в безналичной форме, то указанных данных достаточно для отчета перед контролирующими органами.

Заключение

Бухгалтерская унифицированная форма № Т-51 — это расчетный документ. Он может использоваться вместе с другими расчетно-платежными документами или же применяться самодостаточно (для безналичных расчетов). Функции ведомости № Т-51 частично пересекаются с функциями ведомостей №№ Т-49 и Т-53. Заполняется форма № Т-51 (расчетная ведомость) работником бухгалтерии.
Документ может быть заполнен как для организации в целом, так и для его отдельного подразделения (если расчеты проводятся независимо), В основной таблице отражаются данные о начислениях, удержаниях и фактических суммах заработных плат, которые причитаются работникам организации. Для каждого сотрудника эти сведения учитываются в персональном порядке. Подведение итога таблицы — это общие суммы по данным трем категориям.

Расчетные ведомости в бухгалтерии составляются с целью собрать в единый документ все подсчеты заработной платы, начисленной сотрудникам. Платежная ведомость, в свою очередь, предназначена для того, чтобы зафиксировать сам факт получения денег каждым работником. Существует два документа, используемые для этого — форма Т-51 и Т-53. Первая предназначена для расчета зарплаты, вторая — для ее выдачи.
Расчетно-платежная ведомость (форма 49) заменяет оба вышеуказанных документа, т.е. если бухгалтер использует ее, то Т-51 и Т-53 уже не понадобятся. Сама по себе Т-49 и правила ее заполнения во многом совпадают с 51-ой формой, отличаясь, в основном, тем, что включает в себя еще и платежку. Многие бухгалтеры считают ее использование более удобным, чем применение отдельных документов.

В каких случаях используется

По ссылке представлен образец формы. Платежная ведомость (форма Т-49) может быть использована:

• по желанию руководителя/бухгалтера без особых требований, как замещающая (объединяющая) две формы: расчетную и платежную;
• в тех случаях, когда в организации есть люди, получающие заработную плату наличными.

Второй пункт требует разъяснений. Дело в том, что на сотрудников, которые получают деньги на банковскую карту, платежная ведомость не составляется. Для них заработная плата только рассчитывается, поскольку сам факт выдачи средств на рабочем месте (или в кассе, офисе) зафиксировать невозможно по простой причине — они будут получены в банкомате. Далее доказательства получения денег в виде подписи на бумаге уже не требуются — есть факт поступления их на карточку, а в дальнейшем — снятия с карты.
Следовательно, если в организации или ИП все сотрудники имеют счет в банке, на который и поступает заработная плата, то использовать форму Т-49 нецелесообразно. Разумнее и удобнее обойтись Т-51.
Это — скорее исключение, случай, когда ведомость Т-49 не используется. В остальных случаях форма выбирается на усмотрение руководителя или бухгалтера.

Как правильно заполнить ведомости

Заполнение ведомости Т-49 происходит следующим образом.
В верхней части бланка вписываются название организации или ИП. Сюда же вписывается одно или более структурных подразделений, которые попадают под учет заработной платы, оформленный в данной ведомости. Если таких подразделений нет, в этом месте просто выставляется прочерк. Далее выставляется номер в соответствии с порядком нумерации документов в организации, а также дата составления. В строке «Отчетный период» указывается тот месяц, за который в данной ведомости будет начислена и выдана заработная плата. Выставляется код ОКПО.
После этого заполняется сама таблица, состоящая из ФИО сотрудников, которым должны быть перечислены деньги. На каждого из них отводится одна строка.
Выставляются порядковые номера.
В личной информации каждого работника берется табельный номер, тарифная ставка и должность; эти данные вписываются в соответствующие три графы документа.
Тройная графа «Отработано дней» должна учитывать отдельно рабочие даты, праздничные и выходные. Все данные переписываются из Табеля, где ведется учет рабочего времени.
Графа под названием «Начислено» подразумевает подробный отчет о том, за что именно была начислена каждая часть суммы, в итоге составившей заработную плату. Она разделена на несколько подграф, которые работодатель определяет сам. Это могут быть больничные, отпускные и так далее. Для общей суммы причитающихся каждому сотруднику денег существует отдельная подграфа — «всего».
«Удержано и зачтено» учитывает все финансы, которые уже были вычтены из заработной платы по той или иной причине. Единственная обязательная подграфа здесь — это налог НДФЛ в размере стандартных 13 %. Остальные заполняются на усмотрение организации. Это могут быть штрафы, прогулы, взыскания, авансы и т.п.
Отдельная графа — «Задолженности» — делится на три подграфы: «за организацией», «за сотрудником» и «к выплате». Последняя рассчитывается на основе всех предыдущих подсчетов и как раз является той суммой, которую человек должен получить за указанный в форме Т 49 период.
Далее следует фамилия плюс инициалы, а в последней графе — подпись о сотрудника как заверение о получении денег. Если по какой-то причине заработная плата не была выдана, то вместо подписи делается запись о том, что сумма депонирована. Эти две подграфы (ФИО и подпись) объединены в одну — «Деньги получил».

Как вносить исправления

Иногда даже при заполнении серьезных бухгалтерских документов допускаются ошибки. Говорить о том, что лучше как-нибудь обходиться без них, излишне. Если же погрешность все-таки допущена, как быть?
Если заработная плата по данной ведомости пока не выдавалась, лучше не делать никаких исправлений и просто изменить данные в документе, а старый вариант уничтожить. Если подписать ее успели всего пара человек, можно попробовать «обновить» документ, попросив их расписаться повторно. Не представляет собой большой сложности доказать им, что деньги не будут списаны с их зарплатного счет дважды — во-первых, дата одна и та же, во-вторых, первый экземпляр можно ликвидировать прямо при них.
Но когда заработные платы были выданы уже всем, либо большому количеству сотрудников, проделать такую процедуру будет проблемно. Многих придется долго уговаривать, да и авторитет бухгалтера, а то и начальника, может быть подорван. Словом, выглядит не очень-то по-деловому. В таких случаях необходимо сделать максимально аккуратные исправления (путем зачеркивания старых данных).
Все исправления должны заверяться директором, бухгалтером и кассиром, а напротив заверения ставится дата внесенных изменений. Это обязательное условие, и только в таком случае они будут считаться законными и действительными.

Закрытие ведомости

Закрытие ведомости происходит после выдачи всех денег сотрудникам. Если кто-то из них не смог получить зарплату, сумма депонируется. В итоге кассир утверждает две итоговые суммы: одна из них — это выданные деньги, вторая — депонированные. Расходный кассовый ордер пробивается именно на выданную сумму. Бланк уходит на перепроверку в бухгалтерию, а ведомость регистрируется в отдельном журнале. Подписывается она кассиром, директором и бухгалтером.
На каждом предприятии, использующем наемный труд работников, у работодателей возникает обязанность по его оплате. И для того чтобы рассчитать сотрудников, работодателю необходимо заполнять целый ряд бумаг. Для чего нужна расчетно-платежная ведомость, каков порядок ее заполнения и какие виды ведомостей бывают, мы расскажем далее в статье.

Ведомость

Расчетно-платежная ведомость — это универсальный унифицированный бухгалтерский документ по форме Т-49, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.04.2001 №1, заменяющий два других:

• расчетную ведомость (форма Т-51);
• платежную ведомость (форма Т-53).

Основное предназначение этой деловой бумаги состоит в сокращении документации на предприятии, ведь она одновременно содержит в себе сведения о расчетах и платежах. А значит, заполняя ее, вы избавляете себя от необходимости по ведению еще нескольких.
Использовать этот документ могут как предприятия, так и индивидуальные предприниматели. И выбрать форму, подходящую для заполнения, работодатели могут на выбор по своему усмотрению. Однако на этот счет все же есть ряд ограничений.
Далее мы рассмотрим, чем отличается расчетно-платежная ведомость Т-49 от прочих документов и какие бумаги лучше использовать бухгалтерам-кассирам в свой работе.

Порядок заполнения ведомости

В организации лицом, ответственным за заполнение и ведение указанных ведомостей, может быть кассир, а при его отсутствии допускается возложение указанных полномочий на бухгалтера.
Основными источниками по заполнению указанного документа являются:

1. Табель выходов и посещения.
2. Приказы, на основании которых можно извлечь информацию о размере заработной платы, суммах поощрений или удержаний.
3. Штатное расписание.
4. Информация об отпусках.
5. Личные карточки сотрудников.
6. Больничные листы.
7. Прочие документы.

Составляется этот документ в единичном экземпляре. Допускается его заполнение как от руки, так и в печатной форме, путем набора текста на компьютере. После того как ведомость была составлена, ее нужно подписать у руководителя.
Поскольку расчетно-платежная ведомость считается обязательным бухгалтерским документом, Налоговым кодексом РФ и ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» срок ее хранения определен 5 лет.

Виды ведомостей

Как мы уже упоминали раньше, различают несколько типов ведомостей:

• расчетная (Т-51);
• расчетно-платежная ведомость (Т-49);
• платежная (Т-53).

Ведомость Т-49 применима в организациях, практикующих выплату денег сотрудникам наличными. Параллельно с ней заполняется кассовый ордер.
Однако некоторые предприятия используют другой метод выдачи заработной платы: администрации удобнее перечислять деньги на карты работников. В этом случае бухгалтерия должна использовать форму Т-51. При этом необходимости в заполнении иных форм нет никакой. Правда, бывают ситуации, когда всего один сотрудник вынужден получать оплату наличными, тогда заведение формы Т-49 неизбежно.
Форму Т-53 несложно заполнить, она очень удобна в использовании. Указанный документ отражает сумму, подлежащую к выдаче работнику за определенный месяц. Таким документом могут оформляться суммы к выдаче, например, за командировочные, почтовые или другие расходы хозяйственного назначения.

Иная классификация ведомостей

В некоторых бухгалтерских классификаторах ведомости принято делить по форме ОКУД: 0301009, 0504401.
Расчетно-платежная ведомость, форма 0301009 по ОКУД, — это тот же самый документ по форме Т-49. Используется он на предприятиях любой формы собственности, за исключением государственных и муниципальных. Допустимо использование этой ведомости и индивидуальными предпринимателями. Ведомость 0504401 по ОКУД используется при расчете с сотрудниками, трудящимися на государственных предприятиях. И в отличие от ведомости, используемой на предприятиях иной формы собственности, этот документ не содержит в себе информацию, указывающую размер оклада и количество времени, которое отработал сотрудник. Хотя его источники заполнения остаются теми же.
Но при этом некоторые документы, установленные для государственных органов, существенно отличаются от тех, что применяются на предприятиях частной формы собственности.
Перед отпуском денежных средств бухгалтеру необходимо проверить точность и достоверность внесенных сведений. В связи с тем что все платежные ведомости являются строгими документами бухгалтерской отчетности, исправления и ошибки в них крайне нежелательны.

Общие правила и ошибки

Общий срок выдачи денег с момента оформления расчетно-платежных ведомостей установлен в пять дней. По форме Т-53 деньги должны быть выданы в течение трех дней с даты заполнения. Необходимо помнить, что выдача зарплаты по таким ведомостям осуществляется только в рублях. Перед тем как начать совершать выдачу денег по ведомости, сотруднику, отвечающему за ее заполнение, необходимо перепроверить все сведения на наличие ошибок.
Если ошибки были обнаружены до начала выдачи денег, указанную ведомость допускается оформить заново. Однако, если же недочеты были обнаружены уже в процессе, ошибочные сведения зачеркиваются и выше указываются правильные. При этом ставится надпись: «Исправленному верить» — и заверяется подписью уполномоченного лица.
Расчетно-платежная ведомость считается документом строгой бухгалтерской отчетности. Образец заполнения, ту или иную форму указанного документа можно без труда найти на любом бухгалтерском ресурсе или правовом портале.