Электронный архив стал более совершенным способом управления информацией по сравнению с бумажным. Можно забыть о стеллажах с папками и поисками необходимого по картотеке: вы найдете нужный документ за несколько секунд. Если вы хотите перенести бумажный архив в электронную форму, обращайтесь на https://e-archiv.ru/.

Что надо знать об электронном архиве

Современные стандарты электронного хранения документов не отменяют важности оригиналов. Ведь именно последние имеют правовую силу и служат доказательством достоверности информации. Но в зависимости от ситуации хранение бумажного исходника может не быть обязательным: по необходимости вас проконсультирует специалист.

Какую пользу вы получите от электронного архива

Использование электронного архива позволяет снизить операционные издержки на обработку информации. Также увеличивается скорость поиска, поскольку эта работа автоматизируется. А главное, что вы снизите налоговые риски, ведь при проверках можно будет быстро собрать информацию.

Как правильно перевести бумажный архив в электронную форму

Чтобы ваш архив сохранил все необходимые документы, нужно продумать нюансы его перевода в цифровую форму:

1. Этап сканирования отвечает за превращение документов, книг и чертежей в электронный вид.
2. Обработка изображений подразумевает удаление шумов и очистку от помарок. На этом этапе производится и распознавание текстов с помощью технологии машинного зрения. Последнее играет особую роль, поэтому процент автоматизации процесса меняется. По необходимости большую часть работы может делать человек, но и нейросети сильно ускоряют процедуру.
3. Формируется база документов для дальнейшего управления данными, к которым пользователи получат доступ. Самая простая реализация — базовая файловая система на сервере, а наиболее продвинутой считается система электронного документооборота. В последнем случае добавляется функционал для обмена и согласования документов, что упрощает работу с информацией.
4. Делается индексация, чтобы пользователи могли найти все необходимое. Разрабатывается блок, который облегчает поиск информации в электронном архиве и в смежных системах.

Чтобы результат вас только радовал, обращайтесь в солидные фирмы со значительным опытом.

На что еще следует обратить внимание

Часто требуется и сберегать бумажные документы в традиционном архиве. Это актуально, когда документы требуют повышенной сохранности и обладают юридической значимостью. В подобных случаях специалисты могут систематизировать ваши бумаги и по необходимости взять их на хранение.