Описание бизнес-процесса. Начинаем с самого нуля. Описание бизнес-процессов — вывод Вашего бизнеса на «автопилот»

Финансы и инвестиции

Здравствуйте, уважаемы читатели! С вами, как всегда, ваш Админ!

Очень часто, когда я выступаю на мастер-классах, мне задают вопрос касаемо того, что такое бизнес-процесс и как его описывать?

И об этом мы сегодня с вами и поговорим.

На сегодняшний день большинство бизнесменов, как начинающих, так и опытных, даже не представляют, что такое бизнес-процесс и зачем его нужно использовать. Бизнес-процесс — это определенная последовательность действий с ресурсами и персоналом предприятия с целью получения какого-то продукта или услуги на выходе. То есть, проще говоря, план, по которому каждый работник будет выполнять свои задачи с определенными ресурсами и инструментами, чтобы в итоге Вы, как владелец предприятия, получили прибыль. Описание бизнес-процессов является важным этапом при создании любого дела, так как благодаря ему Вы сможете существенно сократить затраты на персонал, ресурсы и прочие мелочи. Ранее в своей статье «Бизнес-процесс как новый шаг в развитии Вашего бизнеса» мы уже частично затрагивали данный вопрос, и сегодня мы его рассмотрим более подробно.

Описание бизнес-процесса. Начинаем с самого нуля

Далеко не каждый бизнесмен сможет понять, что нужно его бизнес-процессу и какие инструменты должны быть задействованы, но, на самом деле, все не так уж и страшно. Я расскажу об описании бизнес-процесса на примере интернет-магазина (отдел сбыта). Такой ресурс нуждается в поставщике товаров, специалисте, который будет принимать этот товар и проверять его качество, журналисте, который будет писать обзорные статьи, наполняющего страницы товаров описанием, сотруднике, обязанность которого — отправление посылок, и менеджере, контролирующем получение оплаты и регулирующем все проблемы с клиентами. Наша задача заключается в том, чтобы описать последовательность действий для каждого работника вплоть до мелочей: как проверять товар, в какое время его отправлять, как запаковывать посылку, как отвечать на вопросы покупателей. Детальному описанию поддаются все этапы работы интернет-магазина. К примеру, для получения товара нам нужен один грузчик, тележка и документы на прием. Получение товара осуществляется каждую субботу в 9 утра.

Имея такой план, Вы получаете огромное преимущество.

Пример бизнес-процесса отдела сбыта интернет-магазина

Режим работы: 9:00 — 18:00 без выходных

В отделе работает 5 менеджеров по продажам.

Задачи менеджера отдела продаж:

— Обработка входящих звонков

— Обработка заказов

— Ведение клиента до момента покупки и после

— Отслеживание отправки

— Отслеживание доставки и получение заказа покупателем

— Осуществление холодных звонков

— Выполнение плана продаж

— Ведение документации сделки

Процесс сделки в интернет-магазине по шагам:

1) Обработка онлайн-заказа от посетителя сайта

2) Проверка наличия товара на складе

3) Обратный звонок клиенту для подтверждения заказа

4) Уточнение всех данных, введенных клиентом. В случае если чего-то не хватает — выяснение и уточнение информации

5) Получение подтверждения оформления заказа

6) Передача заказа в отдел комплектации

7) Контроль отправки товара

8) Отслеживание доставки

9) Извещение клиента о поступлении посылки в почтовое отделение по месту жительства

10) В случае если товар не выкупается из почтового отделения в течение 5 дней, менеджер производит ежедневную отправку SMS-уведомлений. Плюс звонки-напоминания каждые 3 дня.

11) В случае если клиент сообщает, что заказ выкуплен, необходимо подтвердить поступление средств в бухгалтерии компании

12) По истечению 2-х месяцев, если посылка была утеряна и не дошла до адресата, сотрудник отдела продаж заполняет заявление на розыск почтового отправления и передает его руководителю отдела продаж

Примерно в таком виде должно выглядеть описание бизнес-процессов внутри Вашей компании. Подобные инструкции позволяют в кратчайшие сроки вводить в должность новых сотрудников компании.

Выгодные стороны описания бизнес-процесса

Создавая и описывая бизнес-процесс, Вы делаете работу предприятия более стандартизированной, что, безусловно, позитивно скажется на его продуктивности в дальнейшем. В случае отсутствия четкого плана для каждого работника поставленные задачи выполняются в меру желания или возможностей, и, чаще всего, рабочий процесс оказывается малоэффективным. Понимание сотрудниками компании того, каким образом ведет свою деятельность предприятие и какие конкретные задачи они должны выполнять, напрямую влияет на продуктивность труда — она существенно возрастает. Также, в случае необходимости, есть возможность в любой момент заменить работника, не опасаясь потери выполняемых прежним сотрудником функций и невозможности перераспределения. Опытные бизнесмены уверены, что качественное описание работы предприятия повышает уровень прибыли и существенно уменьшает расходы.

Прочитайте:  Организационные вопросы при организации бизнеса. Производство печенья как бизнес: организация, технология, какое купить оборудование для мини цеха по итзготовлению печенья

Как обойти распространенные ошибки при описании бизнес-процессов

Создавая описание бизнес-процесса, не спешите сразу описывать каждый пункт до мелочей, ведь Вы можете пропустить один из основных моментов и, как результат, придется переделывать всю схему. Опишите общую картину работы предприятия, и уже затем в этой общей картине выделите более частные детали: работа отдела продаж, отдел логистики, бухгалтерию и т.д. Далее необходимо прописать каждый шаг своего грузчика, товароведа, менеджера, да и всего остального персонала интернет-магазина. Детализируйте каждый шаг по максимуму, чтобы даже самому далекому от Вашей области человеку было понятно, как выполнить определенный процесс. Описав свой бизнес от начала и до конца, посоветуйтесь с кем-то из профессионалов в этой области — возможно, Вы что-то пропустили. После того как Вы закончите с детализацией, советую повторно обратиться к специалисту для выявления недочетов в описании или самом бизнес-процессе. Когда план будет готов — можно начинать работу.

Ну и конечно, хотел бы добавить от себя: если Вы только начинаете заниматься бизнесом, не останавливайтесь ни при каких обстоятельствах. Даже если Ваш первый бизнес окажется не слишком успешным, помните, что это всего лишь опыт, через который проходит любой начинающий предприниматель!

Упорный труд для достижения поставленной цели = успех!

источник: www.biz-anatomy.ru/vse-stati/pomoshch-predprinimatelyu/opisanie-biznes-processov-vyvod-vashego-biznesa-na-avtopilot

Создавая и развивая бизнес необходимо следовать четким указанием по ранее написанному плану. Именно графические схемы процессов бизнеса являются опорой для поддержки и развития организации. Данные схемы используются работниками и следуют по их «маршруту». Для нормального и адекватного восприятия нотаций является их корректность, читабельность, а так же простота. Ведь не каждый человек сможет растолковать графические схемы со сложной структурой, которая будет вмещать в себе условные обозначения. Поэтому, предлагаем рассмотреть популярные нотации описания бизнес процесса.

Самые использованные нотации описаний бизнес процессов

  1. Нотация построенная по принципу блок-схемы. В такой схеме подробно описаны все движения документов. В схеме присутствует обязательный блок «решение», который отображает вопрос, от которых зависит следующие действия. Графически его изображают «ромбиком». В такой схеме вся последовательность действий будет соответствовать стрелкам с жирными линиями, а стрелки с пунктирными линиями укажут на движения документов.
  2. Нотации описания бизнес процессов по принципу блок-схемы можно написать проще и доступнее для неподготовленного человека читать сложные схемы. Такой метод будет иметь графическую структуру на основе принципа первой структуры, но со своими особенностями. Данная нотация будет выглядеть проще и понятнее, нежели первая. В такой схеме не показывается движения документов, и нет блока «решение», что тоже делает ее проще для понимания, как для работника, так и для разработчиков.
  3. Нотация «Поцедура» представлена такими особенностями, как нестандартное использование блока «решение», где изображают его не как графический элемент, в котором содержится вопрос и ветвления от него, а как операция процесса и тем самым связана с принятием конкретного решения. Таким образом, «ромбик» обладает всеми преимуществами как процесс. Но есть нюанс в таком методе «ромбик» не может быть декомпозирован. Формируется данная методика описания бизнес процессов в среде моделирования BisenessStudio. Еще одной особенностью метода «Процедура» является изображения и применения стрелок в схеме. В таком случае стрелку при движении документов можно использовать с одним наконечником при этом к каждой стрелки можно привязывать конкретный документ. Именно такая нотация дает возможность сократить количество процессов, ввести в структуру графической схемы все о документации на исходящем и входящем уровне.
  4. Схема разработанная по методике ARISeEPC. В схеме созданной по данной нотации сотрудники должны уметь правильно читать, толковать и интерпретировать возможные логические операции. Если сотрудник организации не имеете навыков по чтению схем такого характера, то построенная структура и сама логика вряд ли будет ему понятна без помощи квалифицированных специалистов по бизнесу. Такие схемы объемней, нежели вышеперечисленные. Поэтому, необходимо взять во внимание нотации описания бизнес процессов более понятные и как результат можно сказать, что схемы данной методике не есть оптимальным решением.

Важно помнить и знать, что методология описания бизнес процессов выделяют триосновные категориитекстовые,табличные и графические. Но несмотря на свое разнообразие, в современном мире предпочтения отдают последнему, что позволяет максимально конкретно и точно анализировать и оптимизировать процессы бизнеса. Поэтому, желаем вам достигнуть высот в процессе создания бизнес-плана.

Прочитайте:  Негативные стороны фриланса. Заработок на фрилансе - реален ли?

Оптимизация бизнес разработок является частичным совершенствованием основанных бизнес процессов учреждения. Улучшение происходит благодаря удалению слабых сторон — дублирование функций, информационные петли и другие.

Оптимизация бизнес процесса

Оформление оптимизации бизнес разработок происходит нормативными и организационно — директивными документами.

Данная оптимизация в основном используется для улучшения работы учреждения. То есть, с целью уменьшения финансовых вложений, снижения промышленного цикла, принятия необходимых мер, которые будут бороться с кризисом, с управленческими ошибками и не допустить их в дальнейшем и т.д.

Оптимизации подвергаются ключевые бизнес процессы, так как при таком раскладе оптимизация бизнес процессов дает максимальную эффективность. Ее противополагают с реинжирингом бизнес процессов.

Реинжиринг бизнес процессов революционно меняет процессы организации. Он образовывается единожды и производится одновременно с включением нововведенной информационной системы на учреждении. Основная цель — улучшить ключевые показатели действий фирмы.

Оптимизация производится без перерывов, и окружает узкую область на уровне целей. Она отличается более сдержанными рисками и нуждается в гораздо меньшем количестве времени для выполнения.

В процессе оптимизации бизнес процессов происходят частые перемены. Изменяется организационная структура учреждения, так как в период деятельности (в области оптимизации процессов) выполняется деление функций подразделений. Возникает потребность в реализации новых или отклонении существующих подразделений. В итоге, совершенствуется согласованность между подразделениями и увеличивается конкурентоспособность и качество работы учреждения.

Оптимизация бизнес процесса на предприятии

В большей степени оптимизация проходит по такому раскладу. В первую очередь, происходит фиксирование четких и однозначных описаний бизнес процессов (основанных учреждением). Далее производится анализ конкретных задач разработанных процессов, за которые несут ответственность конкретные исполнители. Расценивается оптимальность выполняемой деятельности.

После обнаружения недостатков, оптимизация бизнес процессов предприятия переходит к анализу приемлемости всего бизнес процесса или группы. Далее происходит разработка предложения по корректировке выявленных слабых сторон.

Заканчивается оптимизация расценкой возможных ухудшений от сконструированных перемен. Ведь не нужно забывать, что выведение дефектов по одному условию бизнес процесса может привести к их образованию по другому условию. Необходимо уметь вовремя обнаруживать такие ситуации и быть способным оценить их положительные и слабые стороны. Только тогда вся последующая деятельность будет идти успешно!

Не нужно игнорировать и человеческий фактор, так как оптимизация бизнес процессов компании обуславливает усиление контроля исполнителей. Это может спровоцировать противодействие со стороны сотрудников.

Для того чтобы оптимизация порадовала положительным результатом, нововведенные бизнес процессы должны не только закрепляться в регламентной документации учреждения, но и в управленческом информационном порядке.

Если на учреждении действует система регулирования бизнес процессами, то и оптимизация бизнес разработок будет иметь положительный результат.

То есть, любому начинающему бизнесмену необходимо четко сконструировать все свои бизнес идеи и стремиться к их успешной реализации. Главное верить в свои возможности и двигаться вперед по тропе бизнеса!

Сдержание статьи:

1. Бизнес-процесс — что это?

2. Каким должен быть бизнес-процесс?

3. Оптимизация бизнес-процессов!

Видео: Проводим мозговой штурм!

Видео: Бизнес-процесс, выводим компанию на новый уровень!

Здравствуйте, уважаемые читатели моего проекта, с вами ваш Админ! Все предприниматели находятся на разных стадиях развития: кто-то уже руководит компанией в тысячи сотрудников, кто-то является владельцем небольшой компании, а кто-то только начинает присматриваться к бизнесу. Но каждой из этих категорий просто жизненно необходимо уметь эффективно оттачивать бизнес-процессы внутри своей компании.

На данный момент я запустил несколько десятков различных интернет-проектов, и все они в первую очередь были нацелены на максимальную пользу для конечного потребителя и получение прибыли. Итак, давайте разбираться с тем, что такое бизнес-процесс.

Бизнес-процесс — что это?

Больше всего в интернете я не люблю, когда в Yandex вводишь какой-то запрос и перед тобой появляется выдача, в которой все статьи состоят из учебных текстов. В своих материалах я в первую очередь оперирую личным опытом и мои пониманием тех или иных вещей.

Бизнес-процесс — это определенная модель в бизнесе, которая может работать без Вашего персонального участия. Возьмем опять же пример из моего бизнеса. Как Вы знаете, основная часть моих активов находится в интернете, и одним из направлений бизнеса является бизнес на публичных страницах ВКонтакте. Более подробно об этом виде бизнеса я писал в своей статье «Как создать компанию стоимостью 8 000 000 рублей». Так вот, весь этот бизнес можно охарактеризовать как один большой бизнес-процесс.

Прочитайте:  Как это устроено. Антикварный магазин. Как открыть антикварный магазин. Бизнес-план антикварной лавки

Давайте разберем более детально. Основной источник прибыли в данном виде бизнеса — это прибыль от партнерских программ и проданной рекламы. Но для того чтобы реклама продавалась и от партнерских программ был доход, необходимо генерировать в данный проект интересный контент и поддерживать статистику.

За все это отвечают совершенно разные люди: менеджеры по рекламе, администраторы по контенту и т. д. Совокупность их действий и слаженное взаимодействие — и есть «бизнес-процесс»

Другие статьи по повышению бизнес-эффективности:

«Бизнес-модель: залог успеха вашего бизнеса»

«Бизнес-план: образец создания бизнеса на бумаге»

«Как начать бизнес»

«Как увеличить продажи»

«Как раскрутить бизнес»

Каким должен быть бизнес-процесс?

Наверняка, Вы не однократно задумывались насчет того, что хорошо бы иметь такой бизнес, который позволил бы Вам, в то время, когда работают ваши сотрудники, находиться на берегу золотистого пляжа, вести дела абсолютно удаленно и не зависеть от рутинной работы! Именно так и должен выглядеть бизнес-процесс!

Большую часть года я проживая в теплых странах, и только на лето я возвращаюсь в Россию.

В прошлом году это был Таиланд!

В этом году это будет… Совсем скоро узнаете! Читайте в моем авторском блоге «Бизнес Клуб».

Что-то мы немного отвлеклись от темы. Итак, самое главное, что нужно уяснить для себя — это то, что Вы должны иметь бизнес, а не бизнес Вас! Оттачивайте все бизнес-процессы до такого уровня, чтобы Вы могли оставить свой бизнес на 1 год и даже не переживать, как там идут дела. Ставьте нужных людей на ключевые позиции и доводите все до совершенства.

Оптимизация бизнес-процессов

Многие предприниматели спустя какое-то время после запуска своего бизнеса сталкиваются с серьезной проблемой — постепенно бизнес начинает превращаться в полный бардак.

Вот некоторые из проблем, с которыми Вы можете столкнуться в ходе работы:

— Персонал не знает, кто за что отвечает внутри компании. В следствие чего возникает путаница.

— В бумагах постоянная неразбериха.

— Большую часть времени продажники компании занимаются рутинной работой, вместо того чтобы продавать.

— Снижение прибыли компании.

— Отсутствие четких целей и мотивации внутри команды.

Постоянно работая над своей компанией, я пришел к выводу, что необходимо постоянно проводить оптимизацию бизнес-процессов внутри компании. Первым и самым важным этапом является этап мозгового штурма, когда Вы четко прописываете перед собой те проблемы, которые стоят перед Вашей компанией, и пути их реализации!

Более подробно о мозговом штурме и его этапах я рассказал в этом видео:

После того как мозговой штурм проведен, пора начинать действовать! Распишите четкие этапы реализации и конечные цели. Если же при оптимизации бизнес-процессов у Вас возникли проблемы, Вы всегда можете обратиться за помощью к профессионалу. Иногда с подобными просьбами обращаются и ко мне, но сразу скажу, что берусь я не за все проекты. Работаю только в тех нишах, которые мне действительно интересны и где я чувствую, что смогу дать реальный результат клиенту.

Одним из самых действенных способов оптимизации является совместная работа владельца бизнеса и профи — именно такой подход дает мощнейший импульс в развитии Вашей компании!

И в заключении рекомендую посмотреть данное видео:

источник: www.biz-anatomy.ru/vse-stati/pomoshch-predprinimatelyu/optimizaciya-biznes-processa-kak-novyj-shag-v-razvitii-vashego-biznesa