Какие бланки актов существуют. Правила оформления акта проведения инвентаризации

Создание бизнеса

Инвентаризации самых разных видов обязательно проводятся в сроки, обусловленные типом контрольной сверки числящихся по бухгалтерии и имеющихся в наличии ценностей — товаров, материалов, незавершенного производства, налоговых платежей, наличных средств, важных бланков, относящихся к бумагам строгого учета, и др.

Принцип типовых форм актов на каждый вид сверки един, но одни из номенклатурных единиц имею цену и общую стоимость, а другие, как документы, бланки, учитываются только в количестве или в обязательном наличии ежемесячных бумаг.

Какие бланки актов существуют?

Инвентаризация помогает выявлять хищения, махинации или просто халатность работников складов, цехов, бухгалтерии.

В результате халатности и неправильного учета в бумагах появляется путаница, а сверка дает возможность привести в соответствие фактическое наличие и учет на бумаге.

Разработан целый ряд типовых бланков актов инвентаризации:

Номер п/п Номер типовой формы документа Название документа
1 2 3
1 4 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей
2 6 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, которые должны скоро поступить
3 8 Акт инвентаризации драгметаллов и изделий, изготовленных их них
4 9 Акт инвентаризации драгкамней, алмазов природных и изделий, изготовленных их них
5 10 Акт инвентаризации начатых и не выполненных в полном объеме ремонта основных средств
6 11 Акт инвентаризации расходов будущих периодов
7 15 Акт инвентаризации наличных денег
8 17 Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, а также поставщиками и покупателями
9 24 Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей

Проводят сверки, инвентаризации по разным поводам и основаниям. При уклонении от проведения инвентаризации составляется акт об отказе материально ответственного лица в проведении инвентаризации.

В любом случае, приказом руководителя создается специальная комиссия, в присутствии которой должны быть предъявлены все товары, материалы или иные ценности — например, бланки строгой отчетности. Комиссия составляет опись предъявленного, а по результатам работы составляется акт.

Форма инвентаризационной описи основных средств.

Пример заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств.

Товарно-материальных ценностей

Это обычно ежегодная проверка на каждом предприятии, срок осуществления которой — 01 ноября текущего года.

Но если материально-ответственный работник увольняется, он обязан передать числящиеся на его подотчете ценности.

Внеплановая инвентаризация необходима, если предприятие ликвидируется или переходит к другому владельцу, а также в случае кражи, пожара, затопления помещений, где хранились товары или другие ценности.

Форма инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

Форма инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение.

Пример заполнения акта об остатках ТМЦ на складе.

Кассы

Проходят раз в квартал, также в тех же случаях, что и при инвентаризации материальных ценностей, а еще при смене кассира. Часто проводятся неожиданные рейды по проверке налички в кассе, это дисциплинирует кассира и препятствует расхищению налички.

Перед началом проверки кассир обязан привести в порядок свои дела — сдать все первичные расходные и приходные ордера, о чем составить расписку. Далее выявленные несоответствия будут считаться нарушением порядка кассового учета.

Излишек наличных средств допустим только в период выдачи аванса, зарплаты, премии, выплат командировочных. Все расхождения должны найти свое отражение в акте.

Строгой отчетности

К бланкам строгого учета относят значительный перечень ценных бумаг, как акции, сертификаты, бумаги по приватизации и т.п.

Сверку делают по сериям, номерам видов бланков. Расхождения между числящимися и имеющимися в наличии бумагами отражаются в акте.

Скачать бланк инвентаризационной описи ценностей и бланков документов строгой отчетности.

Дебиторской и кредиторской задолженности

Такая проверка состоит в сличении сумм, подлежащих выплатам или получению от должников, по документам первичного учета — актам за выполненные работы, за оказание услуг, оплату материалов или оборудования, а также иного по каждому из юридических или физических лиц, и этих сумм по бухгалтерским бумагам. Выявленные несоответствия должны быть отражены в актах.

Бланк справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

Расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

В разрезе этого учета проверяются бухгалтерские счета, выставленные на оплату, и полнота расчетов.

Итоги инвентаризации подробно описываются в справке, которая является обязательным приложением к акту.

Акт обобщает результаты всех справок.

Когда используются?

В ходе инвентаризации составляется опись имеющихся в наличии материальных или нематериальных ценностей, бумаг, имущества и прочего. Путем сличения числящихся в бухгалтерии и попавших в опись, то есть имеющихся объектов инвентаризации выявляется недостающее или то, что фактически есть, но по бумагам учета не проходит.

Акт составляется после окончания составления описи и фактической проверки добра, числящегося на подотчете каждого материально-ответственного лица.

Как заполнить?

В актах обязательно прописывают дату составления, полностью ФИО материально-ответственного лица. Подлежат заполнению также графы о составе комиссии, причем отсутствие члена комиссии и его подписи категорически не допускается.

Обязательным условием правильного оформления есть наличие подписи материально-ответственного лица, присутствующего на проверке.

Прочитайте:  Описание. Мобильный перевод Сбербанк. Как перевести деньги через "Мобильный банк" Сбербанка

Без перечисления номенклатурных позиций, по которым выявлены несоответствия, в акт вносятся результаты проверки с указанием общей суммы проверенных ценностей и недостачи или излишка. Если материально-ответственным лицом было подготовлено объяснение, то оно идет приложением к акту.

Скачать приказ, ведомость и акт о проведении инвентаризации отходов производства; инструкцию по заполнению.

Об итогах

Такой акт является обобщающим по предприятию, включает суммы недостач или излишков. Если перечень выявленных несоответствий содержит несколько пунктов, то приложением к итоговому акту будет ведомость расхождений в целом по организации.

Акт может быть отпечатан, а может быть заполнен от руки, главное, чтобы в нем не было никаких исправлений, подтирок, замазок.

Обязательны все подписи — членов комиссии, а также утверждение руководителем.

Разумеется, должна быть проставлена дата.

Этот документ дает основание руководству делать выводы о степени доверия к работникам бухгалтерии и тех, кто занимает должности с материальной ответственностью, а также о наказании виновных, если будут выявлены серьезные нарушения.

Скачать форму 0504835 акта о результатах инвентаризации.

Форма сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Форма сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств.

Об участии доверенных лиц

Членами комиссии, которые будут ставить свои подписи после проверки наличия ценностей, могут быть только надежные люди с незапятнанной репутацией, причем они должны по долгу службы досконально знать всю номенклатуру, чтобы материально-ответственное лицо не смогло убедить членов комиссии, что они видят фактически другой ценный материал, деталь, оборудование, ценные бумаги и др.

Комиссия может выразить свое несогласие с результатами проведенной инвентаризации.

В состав комиссии входят как минимум три человека. Это представитель бухгалтерии, представитель инженерной службы, если это завод, стройка или другое крупное предприятие, или в небольшой фирме любой работник аппарата.

В малых предприятиях может быть привлечен любой из работников, за неимением отдельного специалиста. Если непосредственно перед проведением проверки включенный в состав комиссии и указанный в приказе руководителя работник не может принять участие по причине болезни, командировки или иной, то вместо это работника должен быть назначен другой.

Резюме

Инвентаризация выполняется по срокам, которые предусмотрены законом для каждого вида. Это работа серьезная, трудоемкая, требующая внимания и скрупулезности при сверке факта наличия и бухгалтерского учета.

Такие проверки дисциплинируют работников, а также дают возможность навести близкий к идеальному порядок в учете.

Никому, кроме недобросовестных или нечистых на руку работников, проверки особо не досаждают, это необходимая работа, которую лучше всего могут контролировать и выполнять специалисты, хорошо знакомые со всеми номенклатурными единицами.

На каждом предприятии периодически должна проводиться инвентаризация, то есть проверка фактически имеющегося оборудования на складе по отношению к данным, указанным в документации. С этой целью составляются целые комиссии, члены которых несут ответственность за соблюдение установленных правил. В процессе мероприятия создается инвентаризационная опись. Она и служит основанием для сравнения с первичной документацией.

Инвентаризационная опись оформляется вручную

Итак, непосредственно перед проведением процедуры сверки необходимо подготовить отчетность на определенную дату. Все оборотные документы, приходные и расходные ордера/накладные следует предоставить членам комиссии. Зачастую проверяется наличие товара на складах по имеющимся данным об остатках материальных ценностей. Как правило, в каждом территориально обособленном подразделении назначается материально-ответственное лицо. Оно должно документально обосновать выявленные расхождения. Рекомендуется вести учет каждого товара по партиям и серийным номерам, ведь это позволит избежать пересортицы и сэкономит время на выявление расхождений. Бланки инвентаризационных описей разрабатываются специалистами предприятия с учетом требований нынешнего законодательства. Конечно, заполнять их вручную достаточно сложно и неудобно. Тем не менее, экономится время, которое было бы потрачено для занесения данных в компьютер. После проверки фактического наличия оборудования на складе составляется сличительная ведомость, которая и позволяет обнаружить несоответствие. Выполнение подобной работы вручную сопряжено с одним серьезным недостатком: слишком высока вероятность ошибки, ведь человеческий фактор всегда имеет место быть.

Инвентаризационная опись в электронном виде

На сегодняшний день более совершенной и менее трудоемкой считается выполнение проверочных работ с помощью специализированных программ и оборудования. Итак, товар на складе проходит специальное сканирование, а полученные данные автоматически заносятся в установленные формы. После полного заполнения всех листов формируется инвентаризационная ведомость. Форма ее может оставаться стандартной или корректироваться по желанию заказчика. Также в автоматическом режиме происходит сравнение факта с данными бухгалтерского учета. В конечном счете специалист получает результат в виде списка несоответствий, которые может скорректировать по собственному усмотрению. Излишек или недостаток товара отображается в виде актов на списание или оприходование товара.

Инвентаризационная опись: распространенные ошибки

В первую очередь хочется отметить, что сверка фактического наличия товара должна проводиться регулярно. Безответственное отношение к подобным вопросам приводит к снижению уровня прибыльности предприятия и, как следствие, уменьшению размера оплаты труда. Инвентаризацию нужно проводить качественно, не допуская поблажек и невнимательности. При грамотном подходе в период таких процедур можно обнаружить бракованные или просроченные изделия, своевременно списать негодный товар и тем самым значительно повысить престиж фирмы.

Прочитайте:  Отличия увольнения генерального директора от другого директора. Как по закону проходит процесс оформления увольнения генерального директора ООО по собственному желанию

Основным методом бухгалтерского контроля за производственно-финансовой деятельностью и состоянием организации является первичная документация. Однако анализировать состояние предприятия, опираясь только на документальные данные, нельзя, не исключены неточности или ошибки.

Для обеспечения контроля сохранности ТМЦ и реальности учетных данных на предприятиях периодически проводятся инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями от 13.06.1995 г. № 49.

Когда необходима проверка

Периодичность, порядок проведения инвентаризации, имущество, подлежащее пересчету, и состав комиссии устанавливаются руководителем компании. Но существуют обстоятельства, требующие обязательного пересчета имущества. Это может быть:

  • передача средств компании в аренду, смена статуса предприятия;
  • окончание отчетного года;
  • прием и передача имущества при смене подотчетного лица;
  • установление факта кражи, хищения или порчи ценностей, в том числе от стихийных бедствий;
  • ликвидация или реорганизация компании.

Основные цели

Порядок проведения инвентаризации предопределен целями, которые преследует ревизия:

  • проверка достоверности бухгалтерских данных и выявление возможных ошибок;
  • выявление неучтенных финансово-хозяйственных операций;
  • проверка выполнения требований хранения запасов;
  • выявление неходовых товаров;
  • проверка правильности отражения учетных операций.

Виды инвентаризаций

Различают несколько видов инвентаризаций:

  • полная или частичная;
  • выборочным или сплошным способом;
  • плановая или внеплановая.

Полная инвентаризация проходит по окончании отчетного года, при проведении аудита или ревизии, охватывая все виды имущества, денежные средства и финансовые обязательства перед другими компаниями и лицами. Частичная инвентаризация обеспечивает проверку только части имущества организации, например, только финансовых обязательств или основных фондов. При выборочной инвентаризации у подотчетного лица проверяют только некоторые позиции ТМЦ. Сплошная проверка проводится одновременно во всех цехах и структурных подразделениях компании. Плановая инвентаризация проводится в установленные сроки, утвержденные распоряжением руководителя. Внеплановая проверка осуществляется в связи со сложившимися обстоятельствами (при передаче складского имущества, после кражи, стихийных бедствий и других форс-мажорных обстоятельств). Необходимость в повторной инвентаризации возникает, если существуют сомнения в качестве первоначально проведенной. Иногда проводятся контрольные проверки, внезапность которых должна быть обеспечена обязательно. Их инициирует руководитель с целью подтверждения правильности проведения предыдущей проверки.

Инвентаризация ТМЦ

В торговых компаниях происходит постоянное динамическое движение товаров, поэтому проведение инвентаризаций товаров является достаточно частой необходимой процедурой. Порядок проведения инвентаризации товаров следующий:

  • обязательное прекращение подотчетными лицами всех операций по отпуску и приему товаров;
  • подотчетным лицом составляется товарный отчет, который сдается инвентаризационной комиссии и оформляется расписка, подтверждающая, что неоприходованных товаров не имеется в наличии;
  • председатель комиссии, визируя приложения к товарному отчету пометкой «До инвентаризации», датирует запись;
  • проведение инвентаризации путем пересчета, перевешивания или обмера имеющихся товаров;
  • оформление данных инвентаризации в описи ф. ИНВ-3 в 2 экземплярах, при передаче ТМЦ от одного лица другому — в 3 экземплярах;
  • после окончания инвентаризационная опись передается бухгалтеру для окончательного сравнения фактических остатков ТМЦ с учетными данными.

Оформление результатов

На установленные расхождения наличия ТМЦ по факту от учетных данных в обязательном порядке составляется сличительная ведомость, где фиксируются расхождения: при количественно-суммовом учете — по наименованиям и сортам товаров, при суммовом учете — в сумме по всем товарам. При выявлении расхождений излишки ТМЦ подлежат оприходованию, недостачи — взысканию с виновных лиц, однако решение обычно принимает руководитель компании.

Проверка денежной наличности

Сроки и порядок проведения инвентаризации денежных средств устанавливаются распоряжением руководителя компании. Инвентаризация наличных денег в кассе проводится комиссией, состоящей из представителя администрации, аудитора и главного бухгалтера в присутствии кассира.

Инвентаризация денежной наличности состоит из следующих этапов:

  • кассиром составляется кассовый отчет, который он передает инвентаризационной комиссии, и оформляется расписка, подтверждающая, что неоприходованных денежных средств и неучтенных денежных документов в наличии не имеется;
  • председатель комиссии визирует все кассовые документы, приложенные к отчету, с пометкой «До инвентаризации» и датой;
  • проведение инвентаризации денежных средств путем пересчета, бланков строгой отчетности и других денежных документов путем сличения с журналами учета регистрации документов строгого учета;
  • оформление данных инвентаризации в акте ревизии кассы ф. ИНВ-15 в 2 экземплярах, при передаче кассы от одного кассира другому — в 3 экземплярах;
  • результаты инвентаризации выводятся в акте, подписанном членами комиссии и кассиром; в случае выявления отклонений от учетных данных кассир письменно объясняет причины случившегося;
  • установленные излишки денег в кассе приходуются, недостачи — подлежат взысканию.

)

Инвентаризация — это проверка, которую необходимо периодически проводить в любой организации. Она помогает выявить, насколько верно имеющееся имущество отражено в бухгалтерском учете. Объектами инвентаризации могут быть основные средства предприятия, денежные средства в кассе, готовая продукция, материалы, имеющиеся обязательства в виде кредиторских и дебиторских задолженностей. Рекомендуется осуществлять проверку в случае смены лица, несущего материального ответственность. Другие причины инвентаризации — реорганизация, а также приближение годовой отчетности.

Прочитайте:  Как проверить позиции сайта в поисковиках и поднять посещаемость на 30%. Проверка позиций сайта в поисковиках Яндекс и Google

Процедура проводится только при наличии соответствующего приказа. Он составляется под контролем главного руководителя организации. Перед его написанием и подтверждением определяются объекты, подлежащие инвентаризации. Затем принимается решение о составе проверяющей комиссии. В нее должно входить не меньше трех человек. Обычно это — бухгалтер, материально ответственное лицо и другие сотрудники организации. Присутствие всех членов комиссии в ходе инвентаризации необходимо, иначе итоговый отчет может быть признан недостоверным.

По итогам проверки составляется акт, отражающий ее результаты. Вся проведенная опись помещается в архив и хранится там пять лет и более.

Когда составляется и какие сведения нужны?

Приказ о проведении инвентаризации бланк образец расположен по ссылке.

Приказ — необходимый документ для осуществления инвентаризации. Проверка помогает выявить недостачи на предприятии, обеспечить прозрачность данных бухгалтерии и их достоверность.

Во время инвентаризации имущества пересчитывается все, что находится на складе. Затем проводится сверка полученных данных и информации, зафиксированной в отчетах бухгалтерией.

Проверка финансовых обязательств позволяет определить наличие фактически существующих задолженностей, а также то, насколько эти данные совпадают со сведениями, отраженных в налоговых декларациях и договорах.

Иногда проводится инвентаризация имущества, правами собственности на которое предприятие не обладает. Это — находящиеся на хранении или взятые в аренду объекты.

Перед оформлением приказа следует проанализировать данные бухгалтерского учета предприятия, в котором перечислена вся имеющаяся в его распоряжении собственность и ее стоимость. Также должны быть изучены бухгалтерские регистры и записи, отражающие товарно-материальный поток организации. В регистрах рассматривается каждая отдельная хозяйственная операция, дата ее проведения и сумма. До начала инвентаризации следует зафиксировать, какие имеются остатки на счетах.

Председатель комиссии осуществляет визирование всех документов с доходами и расходами, после чего делает пометку, что эти данные были действительны до проведения проверки, указывает дату.

Комиссия сможет получить представление о том, какие имелись у предприятия до начала инвентаризации обязательства, а также количество и стоимость ценностей. Согласно этой информации из бухгалтерии составляется предварительный инвентаризационный акт или опись. Составлять приказ можно после точного определения объектов проверки, сроков ее проведения и выбора членов комиссии.

Как заполнить? Формы ИНВ-22 и ИНВ-23

Приказ создается по специальным унифицированным формам №ИНВ-22 или №ИНВ-23, установленным согласно постановлению №88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года. Его обязательно утверждает руководитель или другое лицо, обладающее соответственными полномочиями.

Форма приказа о проведении инвентаризации должна содержать такие сведения:

  • об объеме проверки;
  • информация об исследуемых объектах;
  • дата начала и окончания инвентаризации;
  • состав инвентаризационной комиссии;
  • дата подачи в бухгалтерию проверяемых материалов.

В самом начале прописывается полное наименование организации, которое прописано в учредительных документах. Далее указывается название структурного подразделения, в котором проходит проверка. Обязательно проставляется номер документа, дата его создания. Затем указывается присвоенный по всеобщему классификатору код предприятия.

В содержании приказа должны быть данные участников комиссии, то есть их фамилии с инициалами и занимаемые ими должности. Для проверки могут приглашаться не только сотрудники предприятия, но и независимые аудиторы. Отдельно отмечается председатель, несущий главную ответственность. Необходимо наличие хотя бы одного представителя, занимающего руководящую должность, например, директора отдела или его заместителя.

Следующий пункт документа — это объект для инвентаризации. Им может выступать любое материальное имущество — деньги, товары, а также обязательства и долги организации. Далее указывается, что послужило причиной проверки.

Приказ должен содержать данные о сроках проведения инвентаризации — ее начале и завершении. Потом указывается, к какому числу документы после проверки следует отправить в бухгалтерию.

После завершения процесса комиссия подготавливает акты, в которых сверяются изначальные данные и то, что было выявлено во время проверки. Руководитель или другое управляющее лицо указывает в конце документа свои данные, должность и ставит подпись. Также свои подписи должны поставить все члены комиссии. Затем документы сдаются в бухгалтерию.

Инвентаризация должна осуществляться на предприятии не реже, чем один раз в год. Ее основные задачи — сверка данных бухучета с действительным положением дел. Полезна она перед оформлением годовых отчетов в бухгалтерии. Для проверки созывается комиссия. После совершения инвентаризации составляются акты и описи. Впоследствии все документы отправляются в бухгалтерию.