Юридическая консультация онлайн

Порядок действий и кто составляет заявление на удержание из заработной платы работника: образец и виды, срок и счетная ошибка

Создание бизнеса

Удержание из зарплаты может быть обязательным или добровольным. Как следует из 137-й статья Трудового Кодекса, обязательное производится только на основании закона.

В частности, из зарплаты удерживаются НДФЛ и суммы по поступившим исполнительным листам. Данные отношения регулируются Налоговым Кодексом и Законом об исполнительном производстве. Во 2-м абз. 137-й ст. ТК указаны случаи, когда удержание происходит в интересах работодателя (неотработанный аванс, счетная ошибка и др.) Добровольное удержание осуществляется по заявлению самого труженика.

При этом из заработной платы удерживаются суммы, указанные в таком заявлении.

Виды удержаний

Все случаи удержаний могут быть представлены двумя большими группами: удержания по инициативе работодателя и взыскания в соответствии с судебным решением, например, по исполнительным листам.

По инициативе работодателя

В первом случае удержание из заработной платы определяется Трудовым кодексом. В статье 137 ТК РФ четко обозначены случаи, когда предприятие самостоятельно может вычесть суммы из зарплаты сотрудника. Они следующие:

  • Если вы увольняетесь, не отработав полностью аванс, ранее выданный вам, удержан будет неотработанный аванс.
  • Если вы уезжали в долгосрочную командировку, получили суточные за весь планируемый период, но вернулись раньше времени — удержаны будут суточные за неиспользованное время командировки. Если планировалось перевести вас работать в другую местность и вам выдали аванс в качестве подъемных, а потом это решение изменили и вы остались на прежнем месте, удержана будет сумма подъемных.
  • При допущении счетной ошибки и выплаты в ваш адрес излишней суммы денежных средств удержана будет излишне выплаченная сумма. В случае если по вашей вине на предприятии был допущен простой или вы не выполнили нормы труда и получено решение трудовой инспекции о признании вашей вины — удержана будет сумма, полученная расчетным методом. Это может быть часть оклада, сумма за дни простоя или, если у вас тарифная ставка, сумма по тарифу за часы недоработки и т.д.
  • Удержание за неотработанные дни отпуска из расчета при увольнении возможно далеко не всегда. Оно допустимо лишь, если вы не увольняетесь по причине того, что у работодателя отсутствует подходящая для вас работа, вы отказались от перевода по медицинским показаниям (п.8 ст. 77 ТК РФ). Подобное удержание не разрешено, если вас увольняют в связи с закрытием предприятия, сокращением работающих. Если вы руководитель, его заместитель или главный бухгалтер, то такое удержание невозможно при смене собственника предприятия (п. 1,2,4 ст. 81 ТК РФ). Также подобное удержание из заработной платы невозможно, если вы увольняетесь по призыву в армию, из-за восстановления по решению государственного административного органа на вашей должности работника, работавшего ранее (п. 1,2 ст. 83 ТК РФ). Если вас признали неспособным выполнять обязанности в соответствии с заключением медкомиссии, вследствие смерти сотрудника или работодателя, из-за форс-мажорных обстоятельств при наличии решения правительственных органов государства или субъекта государства это удержание также не может быть произведено (п. 5,6,7 ст. 83 ТК РФ).

Удержание из заработной платы по всем пунктам, кроме первого, должно быть подкреплено решением (приказом) руководителя, изданным в срок не более 1 месяца со дня завершения срока для возврата аванса, задолженности или неверно рассчитанных выплат. Такой срок предприятие определяет своим внутренним распоряжением. Кроме этого, вы должны согласиться с основанием и размером удержания — согласие может быть написано прямо на решении об удержании.

По исполнительным листам

Удержания, не относящиеся к трудовой деятельности, возможны только по решению суда. Такие взыскания — удержания по исполнительным листам, направленным на предприятие. Это могут быть требования об уплате алиментов, долга по кредиту перед банком, другие долги, определенные судом в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях или Уголовно-процессуальным кодексом.

Размер любых удержаний ограничен статьей 138 ТК РФ. При удержаниях, производимых самим работодателем, допустимая сумма равна не более 1/5 от заработной платы (без НДФЛ). Конкретный размер удержаний по исполнительным листам определяется судом, но не может быть выше 70% от заработной платы. Такой высокий процент возможен лишь в случае взыскания по нескольким исполнительным листам. Удержание по алиментам на трех и более детей не может быть более ½ части от заработной платы, на двух детей положено взыскивать 1/3, на одного ребенка — ¼ часть заработка (ст. 81 Семейного кодекса РФ).

Кто составляет заявление на удержание из заработной платы

Заявление на удержание из заработной платы составляет сам работник и подает его в бухгалтерию или руководителю организации.

Он это делает добровольно, по собственному выбору, руководствуясь своей необходимостью, например, для периодической выплаты профсоюзных взносов, внесения дополнительных платежей в пенсионный фонд, для оплаты кредитов и др.

Оформляя такое заявление, нужно учитывать письмо Роструда ПР/7156-6-1 в котором разъясняется, что ограничения размера удержаний из заработной платы 138-я статья ТК касаются только обязательных вычетов.

Гражданский кодекс РФ. Статья 138. Ограничение размера удержаний из заработной платы

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

Ограничения, установленные настоящей статьей, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением.

Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 процентов.

Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.

Поскольку работник в данном случае добровольно распоряжается начисленной ему платой, он ими не связан и может добровольно распорядиться хоть всей суммой.

В каких случаях составляется заявление

Все случаи перечислить невозможно: закон никак не ограничивает человека, а у него могут быть самые разные необходимости.

Например:

  • уплата медицинских или страховых взносов;
  • профсоюзные взносы (3-я часть 28-й ст. Закона о профсоюзах);
  • погашение банковских кредитов и займов работодателя;
  • добровольный возврат денежных средств, полученных в результате счетной ошибки;
  • оплата услуг ЖКХ, сотовой связи и др.

Обращаясь работодателю с заявлением, нужно помнить, что он вправе, но не обязан осуществлять эти платежи.

Из этого правила есть исключения: так, согласно 28-й ст. Закона о профсоюзах он не вправе отказаться, обязан производить платежи взносов бесплатно и без задержки.

Заем работника у организации

Законом это не запрещено, а сделка может быть взаимовыгодной: работник получает заем на более выгодных, чем банковские условиях, а работодатель поощряет ценного труженика, сохраняет его лояльность и заинтересованность.

Данные отношения не являются трудовыми и регулируются нормами гражданского права 42-я глава ГК.

Форма договора только письменная 1-ячасть 808-й ст., сумма ничем не ограничена, заем может быть процентным и беспроцентным 809-я ст., проценты выплачиваются ежемесячно 2-я ч. 209-й ст., обычно указывают срок, очень важное условие — порядок возврата суммы 809-я ст.

Один из способов возврата займа — удержание причитающихся займодателею — работодателю сумм из оплаты работника — заемщика.

Гражданский кодекс РФ. Статья 808. Форма договора займа

  1. Договор займа между гражданами должен быть заключен в письменной форме, если его сумма превышает не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случае, когда займодавцем является юридическое лицо, — независимо от суммы.
  2. В подтверждение договора займа и его условий может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему займодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей.

Гражданский кодекс РФ. Статья 809. Проценты по договору займа

  1. Если иное не предусмотрено законом или договором займа, займодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа в размерах и в порядке, определенных договором. При отсутствии в договоре условия о размере процентов их размер определяется существующей в месте жительства займодавца, а если займодавцем является юридическое лицо, в месте его нахождения ставкой банковского процента (ставкой рефинансирования) на день уплаты заемщиком суммы долга или его соответствующей части.
  2. При отсутствии иного соглашения проценты выплачиваются ежемесячно до дня возврата суммы займа.
  3. Договор займа предполагается беспроцентным, если в нем прямо не предусмотрено иное, в случаях, когда: договор заключен между гражданами на сумму, не превышающую пятидесятикратного установленного законом минимального размера оплаты труда, и не связан с осуществлением предпринимательской деятельности хотя бы одной из сторон; по договору заемщику передаются не деньги, а другие вещи, определенные родовыми признаками.
  4. В случае возврата досрочно суммы займа, предоставленного под проценты в соответствии с пунктом 2 статьи 810 настоящего Кодекса, займодавец имеет право на получение с заемщика процентов по договору займа, начисленных включительно до дня возврата суммы займа полностью или ее части.

Это обязательно должно быть прописано в договоре, поскольку без согласия работника (его подписи под договором), работодатель такие удержания производить не сможет.

Кроме того, труженик должен оформить соответствующее заявление на имя руководителя организации с просьбой удерживать с такого-то числа из его зарплаты суммы, уплачиваемые по договору займа.

Поскольку эти платежи не обязательные, а осуществляются добровольно, во исполнение условий заключенного договора займа и на основании его заявления, никаких ограничений по размеру не существует.

Но большие суммы, чем указано заявлении, работодатель удерживать не может.

Заявление для займа работником у организации образец.

Заявление на удержание займа организацией у работника образец.

На удержание алиментов

Согласно 2-й части 80-й ст. Семейного Кодекса, родители обязаны содержать своих детей.

Семейный кодекс РФ. Статья 80. Обязанности родителей по содержанию несовершеннолетних детей

  1. Родители обязаны содержать своих несовершеннолетних детей. Порядок и форма предоставления содержания несовершеннолетним детям определяются родителями самостоятельно. Родители вправе заключить соглашение о содержании своих несовершеннолетних детей (соглашение об уплате алиментов) в соответствии с главой 16 настоящего Кодекса.
  2. В случае, если родители не предоставляют содержание своим несовершеннолетним детям, средства на содержание несовершеннолетних детей (алименты) взыскиваются с родителей в судебном порядке.
  3. При отсутствии соглашения родителей об уплате алиментов, при непредоставлении содержания несовершеннолетним детям и при непредъявлении иска в суд орган опеки и попечительства вправе предъявить иск о взыскании алиментов на несовершеннолетних детей к их родителям (одному из них).

Если они этого не делают добровольно — алименты взыскиваются в судебном порядке.

Если они взыскиваются в судебном порядке, на основании исполнительного листа, то это обязательное удержание из заработной платы по заявлению работника.

Оно производится без заявления работника.

Заявление необходимо, если это его добровольное решение, а родители во внесудебном порядке согласовали размер и порядок выплаты алиментов.

Заявление на удержание алиментов из зарплаты образец.

В этом случае труженик обращается с заявлением на удержание алиментов из заработной платы к работодателю в котором указывает:

  • наименование организации;
  • заявление адресуется в бухгалтерию или руководителю организации;
  • свои ФИО и должность;
  • обращение именуется «Заявление»;
  • указываются ФИО получателя платежа и паспортные данные;
  • данные о ребенке или о детях;
  • размер выплат, например, 25% от з/п;
  • банковские реквизиты или почтовый адрес получателя платежа;
  • с какой даты производить удержание;
  • число и подпись работника.

На удержание выплат за услуги ЖКХ

Адресуется руководителю или в бухгалтерию, указываются ФИО работника, в содержательной части заявления обозначается цель удержания — оплата услуг ЖКХ и реквизиты получателя.

Прописывается с какого числа труженик просит производить платежи за жилищно-коммунальные услуги и суммы этих платежей. Заявление подписывается работником собственноручно, ставится число. Заявление на удержание выплат за услуги ЖКХ образец.

Срок удержания из заработной платы

Во всех подобных случаях речь идет о добровольных платежах, осуществляемых работодателем по просьбе работника. Это означает, что срок труженик устанавливает сам.

Либо в заявлении, либо, если конечный срок указан не был, удержание в любой момент можно прекратить, подав еще одно заявление: «о прекращении удержания».

В этом существенное отличие добровольных удержаний из зарплаты по заявлению работника, от обязательных. Их сможет прекратить или изменить только судебное решение или принятие нового закона.

Добровольное удержание из заработной платы — это удобное средство, облегчающее жизнь работнику, которому больше не нужно ежемесячно беспокоиться о периодических платежах: выискивать реквизиты, совершать переводы, собирать и хранить платежные документы.

В то же время и получатели платежей чувствуют большую уверенность, поскольку на страже их интересов стоит теперь не только работник, но и его работодатель.

В один прекрасный (или ужасный) день, получив расчетный лист на предприятии, где трудитесь, вдруг обнаружили, что кроме НДФЛ в столбце «удержание из заработной платы» указана еще какая-то цифра, про которую вы знать не знаете. Возмущению, конечно, нет предела… Да как они могли?!!! Но, прежде чем идти «с мечом» в бухгалтерию на разборки, прочитайте, пожалуйста, эту статью. Она поможет вам разговаривать с бухгалтером на одном языке.

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

  • счетной ошибки;
  • если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
  • если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Счетная ошибка

Как удержать излишне выплаченную зарплату в результате счетной ошибке? На счетных ошибках стоит остановиться подробнее.

Дело в том, организация не может удержать излишне выплаченную зарплату со своего работника, если они были ему перечислены в результате неверного применения норм права или в результате иной неточности.

В законодательстве нет определения счетной ошибки.

Суды идут по пути узкого толкования этого термина, защищая интересы работника. В результате под счетной понимается математическая ошибка, допущенная при начислении выплат.

Не признаются таковыми:

  1. Технические сбои программ вычислительных машин, используемых для автоматического начисления заработной платы.
  2. Неверное использование информации: применение ошибочных коэффициентов расчета или, например, начисление заработной платы по выполненной норме труда, когда работник ее не выполнил.
  3. Ошибки в применении локальных нормативных актов. Например, был издан приказ о премировании списка работников, но, в результате, вознаграждения получили и работники, не упомянутые в приказе.

Если работнику необоснованно были перечислены деньги в результате несчетной ошибки, то вернуть их может только он сам, добровольно.

Никакого другого механизма, в то числе и судебного, не предусмотрено.

Порядок возврата организации излишне выплаченных сумм

Итак, обнаружилось, что безосновательно получил какую-то сумму. Порядок возврата организации излишне выплаченных сумм в результате счетной ошибки и по иным основаниям очень похож.

Единственное отличие — при счетной ошибке фирме достаточно получить согласие работника на удержание излишне выплаченной заработной платы переплаченных ранее денег.

В остальных случаях необходимо предложить работнику вернуть деньги самому.

Факт обнаружения ошибки должен быть зафиксирован. Это может быть сделано в акте, по результатам проведения внутреннего контроля, или в объяснительной записке работника, допустившего ошибку. Если счетной ошибки нет, то этот пункт можно пропустить.

Обращаем внимание на наличие оснований для удержания сумм среди перечисленных в статье 137 Трудового кодекса. Перечень этот закрытый, поэтому, если нашего случая в нем нет, то удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм удержание производить неправомерно.

Необходимо проследить, истек ли срок возврата денег. Например, если сотруднику выдавались средства под отчет для командировки, то они должны быть возвращены в первый день выхода на работу, если, конечно, иной срок не установлен локальным актом.

Далее необходимо подготовить приказ руководителя об удержании из зарплаты излишне выплаченных сумм с конкретного работника. Очень важно, чтобы приказ был издан в течение одного месяца со дня истечения срока добровольного возврата излишне выплаченных сумм.

Приказ издается в свободной форме. Нужно указать: основание удержания, сумму, дату перечисления средств и Ф.И.О. работника.

Предложите работнику вернуть денежные средства самостоятельно. Если имеет место счетная ошибка, то данный пункт необязателен для выполнения, но и вреда не принесет.

Получение согласия работника. Ознакомьте сотрудника с приказом под роспись и получите его письменное согласие. Обычно, оно представляется в форме заявления на имя руководителя предприятия, где указано, что человек не возражает против удержаний.

Как правило, никаких проблем с получением согласий не возникает в случае, если сотрудник желает продолжить свою профессиональную деятельность в данной организации.

Деньги ведь могут быть возвращены не только через удержания, но и через невыплату премий.

Производится расчет удержаний из заработной платы необходимых сумм. По закону, нельзя удерживать более одной пятой от зарплаты после вычета НДФЛ.

Пример: сотрудник получает 50 000 рублей. После вычета НДФЛ (13%) остается 43 500 рублей. 20% от этой суммы — 8 700 рублей. Этой и есть максимальный размер удержаний из одной заработной платы. Если нет возможности покрыть всю сумму за один месяц, то закон не запрещает удерживать денежные средства и из последующих выплат сотруднику.

Ничто не мешает согласовать с работником и иной, более щадящий, порядок выплат, если 20% от зарплаты будет слишком сильно бить по его семейному бюджету.

Из заработной платы сотрудника могут производиться и другие удержания, например, по исполнительному листу. В этом случае, общая сумма удержаний не должна превышать 50% заработной платы после уплаты налога.

Еще один важный момент — удержать из заработной платы излишне выплаченных сумм с работника можно только ту сумму, которая была им получена, то есть, без НДФЛ.

8) После каждого удержания проводится перерасчет налогов. Невозвращенная сумма не облагается ЕСН, не производятся пенсионные отчисления. Для целей уплаты налога на прибыль, излишне уплаченные суммы списываются как внереализационные расходы.

Что же касается НДФЛ, то, по сути, он уплачивается с одной суммы дважды: в первый раз — при получении излишней суммы, второй раз — когда эта сумма изымается.

Происходит это потому, что НДФЛ считается с начислений, которые поступают работнику, и не имеет значения для целей налогообложения, будут ли эти деньги потом удержаны организацией.

Если переплата НДФЛ выходит довольно большая, то самый простой способ — выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ и направить его в налоговую службу для урегулирования отношений с ней.

Другой вариант — возвратить уплаченную сумму в порядке, предусмотренном статьей 231 Налогового кодекса.