В начале своего существования предприятие практически всегда развивается без какой-либо системы, в хаотичном порядке. В зависимости от вновь возникающих целей и задач в структуре компании могут появляться новые сотрудники или целые подразделения. В случае если руководство принимает решение о расширении сферы деятельности, то, по сути, возникает сразу два или больше предприятий, контроль деятельности которых осуществляет один орган. Таким образом, на протяжении первых месяцев или даже лет деятельности фирмы, структура компании растет и расширяется подобно дереву. В какой-то момент коммуникация между сотрудниками разных отделов, находящихся на противоположных «ветках» структуры усложняется, становится трудно определить, какой сотрудник за какую операцию отвечает, кто и что должен проверять. Дополнительные трудности вызывает контроль сроков выполнения задач. На этом этапе для выполнения функции общего контроля деятельности компании требуется приобретение эффективной автоматизированной системы учета и контроля.

Если в вашей фирме наступил такой этап, целесообразным будет внедрение программного обеспечения, которое сможет автоматизировать бизнес на уровне процессов выдачи рабочих заданий и контроля их выполнения. Для этого создаются системы управление ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning), коротко ERP-системы. Такие системы помогают соединить все задачи предприятия в одном программном продукте, который должен соответствовать потребностям каждого конкретного предприятия. Наличие всего одной программы с единой базой данных, намного облегчит сотрудникам работу. С ее помощью станет значительно легче распределять задачи между подчиненными и координировать работу сразу нескольких отделов предприятия.

Особенности работы ERP-систем

ERP-система может служить логичным дополнением к уже использующейся системе CRM (Customer Relationship Management), которую используют для регулирования всех операций, проводимых с клиентами предприятия или вовсе заменить ее. Часто система управления ресурсами выполняет не только свою прямую функцию, но и отражает все процессы, которые так или иначе связаны с работой с клиентами. Руководство, благодаря системе управления ресурсами получает возможность отслеживать абсолютно всю деятельность компании в одной программе. Поэтому ERP-систему лучше внедрять на начальном этапе жизни предприятия или вовсе на этапе планирования его запуска. Тогда в одном программном решении станет возможно соединить сразу несколько задач, а обмен информацией между сотрудниками разных отделов значительно облегчиться, если они все будут использовать единую программу, а не пересылать данные из разного программного обеспечения.

Популярные программные решения

На рынке it-услуг представлен ряд компаний, которые выпускают универсальные программы для управления предприятиями. Они давно известны в своей среде и хорошо зарекомендовали себя среди покупателей. Универсальное программное решение эти разработчики чаще всего выполняют в следующих форматах:

• CPQ (Configure Price Quote), используется компаниями, производящих многокомпонентные товары и работают в сфере бизнес-бизнесу (B2B);
• BSM (Business Spend Management), помогает учитывать доходы и расходы ресурсов предприятия, подходит компаниям, которые должны постоянно анализировать большие объемы переменчивых данных;
• CLM (Contact Life Cycle), базируется на принципах жизненного цикла коммуникации с покупателем, координирует все этапы отношений с клиентом от момента отправки ему рекламного предложения, до момента совершения сделки;
• TSM (Transport Management Solution) чаще используется для компаний-перевозчиков или логистических фирм, в ней делается упор на учет транспортных расходов и затрат на хранение товара на сладах.

Создание новой системы управления ресурсами возможно как дополнение к уже используемому CRM-комплексу, или же может служить базой для дальнейшего использования системы менеджмента клиентских отношений.

Преимущества и недостатки стандартных программ

Руководители компаний часто приобретают указанные выше системы контроля или программы, подобные им у известных разработчиков. В первую очередь такой выбор связан с тем, что они уже давно продаются на рынке и, что называется «находятся на слуху». Покупатель считает, что приобретая такое ПО, он страхует себя от всевозможных недочетов, которые могут быть допущены в программах от нового разработчика.

Одним из самых больших и неоспоримых преимуществ комплексов от проверенных производителей является их интегрируемость. Программы от разрекламированных брендов имеют возможность интегрироваться практически в любую платформу, на которой ваши сотрудники уже работают сейчас.

Самым большим недостатком такого ПО является его стоимость. Причем компании придется изрядно потратиться не только на покупку программного обеспечения, но также на его установку и настройку, а последующая установка обновлений и настройка оборудования потребуют дополнительных денежных влияний, и так будет после выхода каждого следующего обновления программы

Для того чтобы программа была универсальной, разработчики стараются вложить в нее как можно больше функций, чтобы каждое предприятие смогло с ней работать. Остается вопрос: зачем, к примеру, информационному контакт-центру нужна функция расчета стоимости доставки груза? Большинство пользователей используют только часть функционала, а в стоимость включен он весь.

В итоге, предприятие будет тратить на обслуживание стандартного программного комплекса от фирм с громким названием намного больше средств, чем если бы заказало ERP-комплекс, написанный специально для его нужд.

Эксклюзивный ERP-комплекс

Программный комплекс, разработанный конкретно под ваше предприятие практически наверняка будет намного более гибким и удобным, чем готовая универсальная программа, половиной функций которой вы не будете пользоваться вовсе. Такой ERP-комплекс будет читывать все проводимые операции и необходимые системы контроля на каждом этапе работы предприятия.

Редко какая компания сейчас работает по старинке, все чаще даже небольшие фирмы используют множество информационных ресурсов. Поэтому современные и продвинутые компании-разработчики стали предлагать предприятиям эксклюзивное программное обеспечение. Оно позволяет значительно сократить трудовые и временные затраты на осуществление распределения задач и контроль их исполнения. Все настройки такой программы будут подстроены под конкретную фирму и подойдут для выполнения множества функции в один момент времени, например:

• Для внутренних обсуждений проектов и обмена информацией между сотрудниками;
• Проектирования новых задач;
• Выдачи рабочих заданий и контроля их исполнения подчиненными;
• Надежного и длительного хранения больших объемов рабочих данных;
• Отслеживания и записей телефонных звонков;
• Ведения деловой переписки с клиентами и компаниями-партнерами;
• Построения «воронки продаж»;
• Подготовки отчетной документации;
• Обучения нового персонала;
• Ведения сделок с поставщиками и покупателями от момента оформления коммерческого предложения, до момента оформления сделки.

Программные комплексы от WellYes

Компания WellYes занимается разработкой ERP-систем по индивидуальному заказу. Выполненное надежным разработчиком it-решение подбирается индивидуально для каждого предприятия. Возможна разработка программ для предприятий любого размера и любого рода деятельности. На этапе разработки проекта специалисты WellYes учитывают все пожелания заказчика и согласовывают с ним перечень возможностей, которые будут доступны в готовой программе. Таким образом, заказанная в WellYes операционная система предприятия будет удобна как для рядовых сотрудников, так для менеджеров и руководителя компании. Немаловажным преимуществом станет и то, что такая программа полностью оправдает средства, затраченные на ее разработку, внедрение и дальнейшее обслуживание на предприятии. Ознакомиться с портфолио фирмы WellYes можно на официальном сайте компании. На странице it-разработчика потенциальные заказчики могут ознакомиться с примера работы специалистов сервиса и связаться с его менеджерами.